Die E-Mail ist im Geschäftsverkehr weiterhin die wichtigste Kommunikationsform. Zwar versuchen immer mehr Unternehmen, zumindest ihre interne Korrespondenz auf Social Intranets zu verlegen, doch die E-Mail ist und bleibt im Business die unangefochtene Nr. Eins. Seit 2007 gibt es rechtliche Vorgaben, welche Angaben geschäftliche E-Mails in ihrer Signatur enthalten müssen. Leider gibt es zunehmend viele Verstöße gegen diese Impressumspflicht, seit wir auch per Tablet oder Smartphone Mails versenden – denn auf jedem Endgerät und für jede Mailadresse muss die Signatur explizit eingerichtet werden. Haben Sie schon einmal kontrolliert und getestet, ob Sie den rechtlichen Vorgaben in jeder Form entsprechen?
Rechtliche Vorgaben für jede geschäftlich versendete E-Mail
Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen dem Handelsgesetzbuch und allen Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Kaufleute und Kapitalgesellschaften mit Eintragung im Handelsregister unterliegen einer eindeutigen Signaturpflicht, die für sämtliche Geschäftsbriefe Gültigkeit hat. Das gilt auch für deren Mitarbeiter, wenn sie berufliche Mails versenden.
Die E-Mail-Signatur muss folgende Angaben enthalten:
- Exakter Name der Firma inklusive Geschäftsform
- Postalisch korrekte ladungsfähige Anschrift
- Handelsregister-Nummer (falls vorhanden)
- Sämtliche Angaben, die für Haftungsfragen relevant sind wie die Namen sämtlicher Geschäftsführer, ggf. Aufsichtsratsvorsitzender, ggf. weitere haftende Personen und Gesellschaften
Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen gibt es keine eindeutigen Pflichtangaben, doch man sollte auf jeden Fall Name, Firmenname, Adresse, Mailanschrift und Telefonnummer unter jede Mail setzen. Verstößt man im geschäftlich/ beruflichen Mailverkehr gegen die Impressumspflichten, kann das Unternehmen abgemahnt werden. Wikipedia: E-Mail-Signatur im Geschäftsverkehr
Wo kann man die E-Mail-Signatur eintragen?
Jeder Provider und jedes mobile Endgerät hat seine eigenen Einstellungen, bei denen man die E-Mail-Signatur eintragen kann. Um die entsprechenden Felder zu finden, ist die Funktion „Einstellungen“ richtungsweisend. Auch für jede E-Mail-Adresse müssen und können Sie eine eigene Signatur einrichten. Am besten schicken Sie sich von allen E-Mail-Adressen eine Mail und lesen diese auf all Ihren Endgeräten, mit denen Sie Mails verschicken. Dann sehen Sie schnell, wo es noch etwas nachzubessern gibt.
5 Tipps für die E-Mail Signatur
- „In der Kürze liegt die Würze“ – nicht zu viel schreiben! Manche E-Mail-Signaturen enthalten direkt die Grußformel und den Namen des Absender, einen Spruch, die Firmenangaben, alle sozialen Netzwerkverbindungen, den Link zur Website (oder zu mehreren Web-Auftritten), einen Disclaimer mit dem Hinweis, dass sie entsprechende Mail nicht in unbefugte Hände kommen darf. Abgesehen davon, dass so ein Hinweis auf Vertraulichkeit rechtlich kaum Belang hat, grenzt diese Art der Signatur-Verwendung an Spam-Belästigung. Bedenken Sie, dass Sie meist mit bekannten Geschäftspartnern hin und her korrespondieren, mindestens für diese ist die lange Litanei unangenehm.
- Die E-Mail-Adresse ist in der Signatur sinnvoll! Eigentlich ist es ja bei Selbstständigen und gewerblich Tätigen ohne Handelsregistereintrag nicht notwendig, die E-Mail-Adresse in die Signatur einzufügen. Eigentlich würde ja Name, Telefon und Adresse ausreichen – doch die E-Mail-Adresse ist spätestens dann wertvoll, wenn wir mehrere Mail-Adressen nutzen. So weiß der Angeschriebene sofort, an welche Adresse er/sie sich zukünftig wenden sollte.
- Keinen Signatur-Anhang basteln. Prüfen, ob Text, Logos, Bilder etc. aus der E-Mail-Signatur womöglich als Anhang gesendet werden! Viele Mail-Programme versenden Logos und Bilder, die in die E-Mail-Signatur eingefügt wurden, als Anhang. Das ist für den Empfänger der Mail sehr lästig, da er/ sie dann bei jeder Korrespondenz mit einem Anhang belästigt wird. Vor Alle, wenn wirklich einmal Anhänge verschickt werden, muss der Empfänger mühsam prüfen, welcher Anhang jetzt nur „Logo-Spam“ ist, und welcher wirklich wichtige Informationen enthält. Am besten aus E-Mail-Signaturen grundsätzlich Logos, Bilder, QR-Codes und andere Kosmetik heraushalten.
- Sich gute Signatur-Vorbilder suchen. „Was Du willst, was man Dir tu…“ Welche E-Mail-Signaturen sprechen Sie besonders positiv an? Gibt es einen Hinweis, den Sie in E-Mail-Signaturen besonders schätzen? Ich zum Beispiel weiß immer nicht, ob ein neuer Kontakt Facebook rein privat nutzt oder sich über eine Facebook-Verbindung freuen würde. Auch bei Xing frage ich zunächst immer persönlich, ob wir uns „verxingen“ sollen. Steht jedoch in der E-Mail-Signatur: xy bei Facebook – xy bei Xing – xy bei Twitter – dann weiß ich, dass ich problemlos den Kontakt bei Facebook und Xing adden kann. Der Hinweis auf Twitter ist gut, da Twitternamen nicht so leicht findbar sind wie Klarnamen bei Xing und Facebook.
- Bitte keine automatischen Grußformeln verwenden! Ich finde es immer ein wenig verletzend, wenn ich E-Mails mit automatischer Grußformel erhalte. „Mit besten Grüßen xy“ zeigt mir, dass ich bei diesen Grüßen komplett austauschbar bin und sich der Absender mit einer individuellen Ansprache nicht zeitlich aufhalten will. Das ist noch in Ordnung, wenn es sich um eine Behörde oder eine anonyme Geschäftskorrespondenz handelt, doch bei persönlichen Verbindungen empfinde ich das als wirklich unangenehm.
- Evtl. auf besondere Angebote aufmerksam machen. Falls Sie Jedem Kontakt einen Mehrwert bieten, können Sie das auch in Ihrer E-Mail-Signatur zum Ausdruck geben! Falls Sie etwa einen Newsletter herausgeben, könnte es sinnvoll sein zu formulieren:
„Möchten Sie jeden Dienstag per Mail 10 Digital Business News erhalten, klicken Sie bitte hier und abonnieren Sie den Steady-Newsletter – mit regionalem Business-Veranstaltungskalender!“
Oder Sie weisen auf Ihr neues Buch hin, ein Angebot, ein Whitepaper… Überlegen Sie sich allerdings gut, ob Sie wirklich mehr als die absolut notwendigen Kontakt-/ Impressumsangaben versenden – die Chance, dass Jemand darauf klickt, ist gering – die Chance, dass Sie als aufdringlich wahrgenommen werden, ist hingegen groß. - Evtl zeigen, wer Sie sind und wofür Sie stehen. Eventuell kann es sinnvoll sein, mit wenigen Keywords direkt unter dem Namen auszudrücken, für welche Leistungen und Produkte man steht. Ich habe immer wieder erlebt, dass mich Menschen fragten, wer ich eigentlich bin und wofür ich stehe – warum nicht in die E-Mail-Signatur schreiben: Eva Ihnenfeldt – Speaker – Trainer – Social Media Marketing. Könnte zumindest mal eine nachdenkenswerte Idee sein.
Fazit: E-Mails sind unabdingbar für den geschäftlichen Briefverkehr. Die Signatur ist rechtlich verpflichtend. Je kürzer und präziser, desto besser. Doch ein Hinweis auf Facebook und Xing kann Sicherheit vermitteln und herzlich einladend wirken.
