Interviewserie „Frauen in Führung“: Beate Siekmann, Leiterin des Ordnungsamts in Dortmund

Was ist das: Zuständig für die Gefahrenabwehr, Kundenorientierung in einer Eingriffsverwaltung, fordert hohe Flexibilität, der Kundenbegriff ist durchaus ambivalent, wo doch das Gesetz Kunden vielfach als „Störer“ bezeichnet, gleichzeitig aber die Allgemeinheit und ein Beschwerdeführer genauso unter den Kundenbegriff zu fassen sind, und immer, wenn es keine spezialgesetzlichen Regelung für die „Störung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung“ gibt, § 14 OBG zur Anwendung kommt? Richtig, das sind die Ordnungsbehörden, und für die Metropole Dortmund leitet eine Frau diese Eingriffsbehörde mit 500 Mitarbeitern/innen und dem Kaleidoskop an Pflichtaufgaben – von A wie Allgemeine Gefahrenabwehr wie Z der Zentralen Ausländerbehörde, dem Verbraucherschutz, der Verkehrsüberwachung bis zum Flüchtlingsmanagement. Beate Siekmann, seit Oktober 2014 in Funktion, ist eine kreative, warmherzige Frau, die stolz auf ihr Team ist.

SteadyNews: Bitte stellen Sie sich unseren Lesern vor: Was genau ist Ihre Aufgabe und wie gestaltet sich Ihr Arbeitsauftrag in Ihrer derzeitigen Position?

Beate Siekmann: Ich heiße Beate Siekmann, bin Leiterin des Ordnungsamts der Stadt Dortmund. Unser Amt ist ein Fachbereich, wie es jetzt neudeutsch heißt, mit knapp 500 Kolleginnen und Kollegen. Gerade wachsen wir wieder. Mit dem Standort der Erstaufnahmeeinrichtung an der Buschmühle bekommen wir noch weitere Kolleginnen und Kollegen hinzu, so dass wir die 500er Mitarbeiter-Grenze reißen werden.

Wir sind ein ganz gemischter Bereich, mit sehr heterogenen Geschäftsfeldern, und genau so bunt und heterogen ist die Zusammensetzung der Mitarbeiterschaft. Bei uns ist Verwaltungspersonal, Fachpersonal und Personal, das extern vom Markt eingekauft worden ist, beschäftigt. Mit unseren Geschäftsfeldern – die ich gern etwas ausführlicher vorstellen möchte – ist mein Fachbereich folgendermaßen aufgestellt:

Die Zentralen Dienste umfassen im Schwerpunkt Personal- und Organisationsangelegenheiten, IT, Rechnungswesen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Beschwerdemanagement, Projektmanagement. Ein interner Dienstleister und Führungsunterstützung.

Die Abteilung 32/1 umfasst wohl die breiteste Aufgabenzusammenstellung. Hier findet sich die Allgemeine Gefahrenabwehr aufgabenmäßig wieder. Stichworte dazu sind Aufgaben nach dem Landeshundegesetz, Pyrotechnik, Sportschützen, Infektionsschutz, Kleinfeuerungsanlagen, Aufgaben nach dem PsychKG, die Hafenaufsicht, Autowracks, Problemhäuser, das Nordstadtbüro, Kampfmittelbeseitigung und noch mehr…. Darunter zählen auch die ordnungsbehördlichen Bestattungen, die dann veranlasst werden, wenn keine Angehörigen da sind oder das Erbe ausgeschlagen wird. Da beerdigt der Staat dann die Verstorbenen.

SteadyNews: Gibt es das denn viel?

Beate Siekmann: Ja, das ist in der Zwischenzeit sehr viel geworden.

Der Vollzugs- und Ermittlungsdienst führt Ermittlungen aller Art für die gesamte Stadtverwaltung – stadtintern, aber auch für andere Behörden durch.

Und es gibt die sogenannten Ordnungspartnerschaften. Das sind die Kollegen/innen, die uniformiert in Kooperation mit den Kollegen der Polizei im Stadtgebiet unterwegs sind und Streife gehen.

Unterstützt werden die Ordnungspartner durch die Service- und Präsenzdienste. Dieser Dienst ist in vielen Jahren in Zusammenarbeit mit der Arbeitsagentur mit vielen arbeitsmarktpolitischen Instrumenten entstanden. Es handelt sich um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – aktuell 80 – die über einen Bildungsträger eingestellt und bei uns eingesetzt sind. Früher gab es zum Beispiel die Ein-Euro-Kräfte oder die Bürgerarbeiter. Jetzt sind es Arbeitsplätze, sog. FAV’s „Förderung von Arbeitsverhältnissen“ mit unterschiedlichen Fördermöglichkeiten. Einsatzgebiete sind insbesondere Grünanlagen und Friedhöfe. Diese Kollegen sind sozusagen unser Ohren und Augen, sie sind Ansprechpartner für Menschen, die Hilfe brauchen, häufig gerade für ältere Menschen, ausgestattet mit sog. Jedermannrechten.

Die Abteilung 32/2 ist zuständig für die Lebensmittelüberwachung, den Verbraucherschutz und das Veterinärwesen, also zum einen rund um Lebensmittel und Lebensmittelanbieter, und zum anderen rund um Tierschutz und Tiergesundheit.

Zu unserem Fachbereich gehört auch die Verkehrsüberwachung, mit dem ruhenden und dem fließenden Verkehr. Wir haben sowohl mobile Radaranlagen als auch stationäre Einrichtungen zur Überwachung der Geschwindigkeit, eine Anlage zur Überwachung der Umweltzone und eine Rotlichtüberwachungsanlage an der B1. Die stationären Anlagen stellen wir gerade auf digitale Technik um.

Zu unserem Haus gehört auch die kommunale Ausländerbehörde – 32/4-. Darunter fallen die Einbürgerungen, das Staatsangehörigkeitsrecht, das Dienstleistungszentrum „Bürgerdienste International“, Das Team „Asyl und humanitäre Aufenthalte“, das Team „Visa, Einreise von ausländischen Studierende und Fachkräften, EU-Bürger/innen“ und wir haben auch ein Team „Aufenthaltsbeendigungen und Ausweisungsverfahren“.

SteadyNews: War es dann denn jetzt?

Beate Siekmann: Nein, das war es noch nicht. Zu uns gehört auch noch die Zentrale Ausländerbehörde, davon gibt es insgesamt drei in NRW: Dortmund, Köln, Bielefeld. Und wir haben auch noch eine Erstaufnahmeeinrichtung (EAE) mit 1.350 Plätzen mit den beiden Standorten Hacheney und Buschmühle.

Die Gewerbeabteilung gehört ebenfalls zu unserem Fachbereich, die Gewerbemeldestelle mit Ab-, An- und Ummeldung, gaststättenrechtlichen Konzession, Prostitutionsbekämpfung, Bewachungsgewerbe, Verhinderung illegaler Gewerbeausübung. Dazu kommen die Wochenmärkte und die Traditionskirmessen.

Also man sieht, wenn ich sage, unser Amt ist bunt, übertreibe ich nicht: Wir sind ein Potpourri heterogener Aufgabenfelder, ein „Kessel Buntes“, rund um alle Gefahren der öffentlichen Sicherheit und Ordnung.

SteadyNews: Und was heißt das für Sie als Leiterin dieses Potpourris? Wie sieht so ein Alltag aus?

Beate Siekmann: Dazu gehört sicherlich das Führen und Leiten des Fachbereichs, die Beratung der Verwaltungsspitze, Entscheidungen treffen, Politik und der Bürgerschaft Rede und Antwort stehen, Abstimmungen mit anderen Behörden und Fachbereichen treffen, aber auch zu helfen, wenn es notwendig ist.

Im Grunde genommen ist der Informationstransfer ein Hauptanteil meiner Arbeit – nach innen wie nach außen. Es geht darum, Sachverhalte aufzuklären, sachlich und unaufgeregt die Dinge anzugehen, und natürlich auch zu entscheiden.

Das passiert natürlich auch in einer bewährten Kooperation, sowohl verwaltungsintern als auch mit Sicherheits- und anderen Behörden. Mein Tag ist geprägt von einer Vielzahl fachlicher Termine mit unterschiedlichen Beteiligten, in denen ich auch die Chance nutzen kann, auch ein bisschen Marketing für die Aufgaben einer Eingriffsverwaltung zu betreiben.

Es ist mir ein Anliegen, dass bei uns, neben einer ernstgemeinten Kundenorientierung, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Prävention und Sanktion herrscht. Und damit ist eine ernstgemeinte die Kundenorientierung und damit meine ich nicht nur geringe Wartezeiten, fachlich gut geschultes Personal, kompetente Entscheidungen und Beratungen, ein angemessenes Büroambiente und eine Erreichbarkeit des Ordnungsamtes nicht aus dem Auge zu verlieren, verbunden. Über den Begriff „Kunde“ kann man bei einer Eingriffsverwaltung durchaus unterschiedlicher Auffassung sein. Laut Gesetz ist unser Kunde oft der „Störer“, doch ich sehe auch die Allgemeinheit als unsere Kunden, oder Einzelne, die sich an uns wenden. Die sich beschwerende Nachbarin ist genau so unser Kunde wie derjenige, der vielleicht etwas falsch gemacht hat.

Solche Aufgaben kann man nur bewältigen, wenn man ein gutes und verlässliches Führungsteam hat. Dazu muss ich sagen, das habe ich, ein richtig gutes Führungsteam mit sieben Abteilungsleiterinnen und –leitern. Hinzu kommen unsere Teamleitungen. Dort ist ein unglaubliches fachliches Knowhow vorhanden. Unsere Hauptressource, die wir einsetzen, ist die Ressource „Mensch“. Wir sehen die Menschen, wir fördern, um zu fordern, fordern, um zu fördern – und dafür den Rahmen zu schaffen und zu optimieren, ist mein Job. Dafür muss man aber auch nah an diesen Menschen dran sein. Ich glaube, dass in keinem anderen Bereich der Verwaltung so viel abteilungsübergreifend gearbeitet wird wie beim Ordnungsamt. Dies zeigt sich bei allen Einsätzen, Glasverboten, Großveranstaltungen, Flüchtlingsmanagement und vielen andern.

SteadyNews: Wie war der Weg zu Ihrer jetzigen Position? Welche Einflüsse und Stationen in Ihrer Biografie haben entscheidend zu Ihrer Karriere/ Ihrer heutigen Aufgabe beigetragen?

Beate Siekmann: Nach der Generalisten-Ausbildung zur Diplom-Verwaltungswirtin habe ich im Ordnungsamt als Sachbearbeiterin angefangen. Der damalige Amtsleiter hatte mich angefordert und ich habe die Stelle auch bekommen. Das habe ich bis 1994 gemacht. Dann begann der Zeitraum der „Neuen Steuerung“ – später Verwaltungsreform. Ich hatte nebenberuflich ein Studium zur Betriebswirtin absolviert. So wurde ich 1995 „Miss Controlling“ des Ordnungsamtes, 1998 wurde ich Dezernatscontrollerin des Rechtsdezernates, seinerzeit unter der Dezernentin Mechthild Greive.

2001 wurde ich Dienstleiterin des Ordnungsamtes, 2011 stellvertretende Leiterin des Ordnungsamts, und 2014 Amtsleiterin. Beeinflusst hat mich sicherlich, dass ich so viel mitgestalten konnte, gerade zu Zeiten der Verwaltungsreform. Da wurde ja die ganze Verwaltung neu organisiert und ausgerichtet, mit dezentraler Ressourcen- und Ergebnisverantwortung, das war schon richtig ein Knüller. Motiviert hat mich auch, dass der damalige Amtsleiter seiner Meinung nach meinte, ich wäre zu jung für alles war. Das hat in mir einen gewissen Ehrgeiz ausgelöst. Außerdem habe ich immer Planstellen bekommen, die es vorher nicht gab. Ich konnte daher sehr viel Aufbauarbeit leisten und gestalten.

In meiner Kindheit war ich, glaube ich, eher unauffällig. Später war ich – neben aller Fachlichkeit – wohl einfach zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort, hatte Spaß an den mir übertragenen Aufgaben und an den Gestaltungsmöglichkeiten. Eine exakte Planung, um Führungsaufgaben zu übernehmen, gab es lange nicht. Ich war lange Zeit in einer Expertenrolle. Spätestens mit der Teilnahme an dem ersten gesamtstädtischen Projekt „Mentoring“ war mir klar, ja, ich möchte eigenständig Führungsaufgaben übernehmen.

Ich glaube, die Gestaltungsvielfalt und die Kreativität war für mich immer eine Hauptmotivation. Sich einbringen zu können, ganz neue Wege zu gehen, das habe ich genutzt während der Verwaltungsreform. Man sieht, wie sich eine Kultur verändert. Das war für so eine große Verwaltung eine tolle Sache. Es gab ja keine Vorbilder, an denen man sich hätte orientieren könne. Wir mussten alles ganz neu entwickeln. Die Menschen in meiner Umgebung haben mich auch ganz viel tun lassen.

Die Mitgestaltung bei der Verwaltungsreform war ein Kick, der mich geprägt hat. Mechthild Greive hat mich da an einer ganz langen Leine gelassen und mir vertraut, immer mit dem Gefühl „Wir bekommen das hin“. Auch die anderen Beteiligten haben mich machen lassen. Als Controllerin konnte ich die dezentralen Systeme mit vorbereiten , Budgets gestalten, das ganze Handling mitgestalten.

Für meine persönliche Weiterentwicklung war das ein bombastischer Schritt. Das war ein langer Prozess. Diese Reformprozesse und Einflussmöglichkeiten haben dann Lust auf mehr gemacht. Weitere Führungskräfte haben mich auf diesem Weg unterstützt.

SteadyNews: Was begeistert Sie an Ihrer jetzigen Position? Welche Faktoren sind es, die Sie anspornen, auch bei schwierigen Herausforderungen weiterzumachen und Ihr Bestes zu geben?

Beate Siekmann: Spaß an der Arbeit, gestalten können, Einfluss nehmen, „mitspielen dürfen“, innerhalb der Stadtverwaltung etwas anders machen zu können.

Ein bisschen hin auch zu Kultur verändern, Kultur weiterentwickeln. Innovativ sein, kreativ sein. Wir sind nicht mehr die Behörde mit „Ärmelschonern“, Stillstand gibt es bei uns nicht mehr. Das hat angesichts der knappen Ressourcen und der vielfältigen Aufgaben und Anforderungen schon mit einem Qualitätsbewusstsein und auch etwas mit Überlebensstrategie zu tun.

Jede Aufgabe steht im weitesten Sinne gleichberechtigt nebeneinander. Ich kann kaum sagen, was in der Priorität weniger gewichtig ist. Alles was wir im Ordnungsamt tun, sind Pflichtaufgaben, und das bei einem sehr knappen Budget.

Vieles muss in Echtzeit erfolgen, und schön wäre, wenn wir wieder öfter vor die Lage kommen könnten, anstatt zu reagieren. Agieren ist immer besser als reagieren. Je mehr ich agieren kann, desto weniger begebe ich mich in Abhängigkeiten.

Ich muss die Kunden mitnehmen, ohne Wenn und Aber, das geht nicht anders, muss informieren, beraten, aber auch präsent sein. Gestaltend bin ich dann erfolgreich, wenn ich präventiv vorgehen kann, und nicht erst nur dann tätig werde, wenn ein Eingriff erforderlich ist.

SteadyNews: Welchen Preis müssen Sie für Ihre verantwortungsvolle Position zahlen? Welche Opfer und Einschränkungen begleiten Ihre Karriere/ Ihre heutige Aufgabe?

Beate Siekmann: Ich bin kein Opfer. Ich tue (fast) alles, was ich tue, weil ich Spaß daran habe. Und ich tue es, weil ich mich mit der Aufgabe und der Rolle identifiziere. Ich habe ein sehr gutes Team, das mich unterstützt, und ja, ich arbeite viel.

Doch trotzdem habe ich ein wohlausgewogenes Verhältnis zwischen Privat und Beruf, und eine sehr verständnisvolle private Umgebung. Das zeigt sich jetzt zum Beispiel auch an der enormen Arbeitsbelastung rund um das Thema Flüchtlinge. Wichtig sind für mich ein gutes Terminmanagement und eine hohe Flexibilität.

Ja und manchmal reicht es nicht mehr, abends vor einem privaten Termin noch mal eben kurz nach Hause zu fahren und sich „aufzubrezeln“, um privat irgendwohin zu gehen. Da muss die Puderquaste im Büro schon mal reichen.

SteadyNews: Was sagen Sie zu der Aussage „Frauen führen anders“? Würden Sie anderen Frauen empfehlen, einflussreiche Positionen anzustreben? Wünschen Sie sich mehr Frauen in Macht- und Führungspositionen?

Beate Siekmann: Frauen führen anders, ja. Nicht besser, nicht schlechter, nur anders. Ich glaube, dass man vielfach über Vorbildfunktionen Frauen erreichen kann, dass man sie auch manchmal aus dem Nest schubsen muss, damit sie sich mehr zutrauen.

Es gibt viele Frauen, die Vorreiter sind und waren, und Frauen beginnen, sich zunehmend daran zu orientieren. Mit meinen Führungsfrauen des Ordnungsamtes habe ich Führungsseminare explizit für Frauen des Ordnungsamtes organisiert. „Top in Führung“ war ein gesamtstädtisches Projekt über zwei Jahre, ein Projekt, um u.a. Frauen das Thema Führung näher zu bringen. Nicht nur das Handwerkszeug des Führens ist wichtig, sondern auch der Umgang mit Führung, sich Führung trauen, und auch einfach mal etwas Neues auszuprobieren.

Über solche Dinge haben sich die Frauen des Ordnungsamtes immer weiter vernetzt, wir haben zum Beispiel einen Frauenführungskräftestammtisch gegründet. So können wir Frauen über unseren direkten Bereich hinausblicken, können uns in einem geschützten Raum austauschen und damit den Blick weiten. Ohne dass wir die Männer ausgrenzen wollen natürlich, wir wollen ja keine Zwei-Klassen-Gesellschaft, sondern die richtigen Menschen am richtigen Platz einsetzen. Wir haben z.B. in 2015 auch mit den Kollegen des Sozialamtes ein sog. „Cross Over Mentoring“ ins Leben gerufen. Hier können Frauen und Männer der beiden Fachbereiche teilnehmen.

Gerade die „frischen“ Führungsfrauen, die sich vor allem über Fachlichkeit definieren, brauchen oft noch kollegiale Unterstützung, um Führung zu üben, sich Führung zu trauen und auch mal kollegiale Beratung und Coaching in Anspruch zu nehmen.

Diese Coaching-Möglichkeit kann man nämlich niederschwellig nutzen, wenn es Unsicherheiten und Probleme gibt. Das ist kein Zeichen von Schwächen oder Defiziten, das ist für jeden ein wichtiger Lernprozess, der führt, Männer wie Frauen. Das Alles hat was mit Vorbild zu tun, mit Offenheit, mit Transparenz, mit Vertrauen. Dieses Miteinander stärkt sowohl uns als Team, als auch jede Einzelne/jeden Einzelnen und macht hoffentlich noch vielen Kollegen und Kolleginnen Lust auf Führung….

Beate Siekmann
Ordnungsamt
Leiterin des Ordnungsamtes
Olpe 1
44122 Dortmund
0231/50-2 23 29
0231/50-2 30 05
[email protected]
http://www.dortmund.de

 

 

 

Alle Interviews der SteadyNews-Serie „Frauen in Führung“ auf einen Blick:

• Karin Dicke, Inhaberin der Werbeartikel-Agentur Dicke & Partner
• Dr. Claudia Keidies, Wirtschaftsförderung, Teamleitung „Entwicklung von Wissenskernen“
• Beate Siekmann, Leiterin Ordnungsamt Dortmund
• Dr. Sabine Seidel, Leiterin Studieninstitut-Ruhr
• Susanne Linnebach, Abteilungsleiterin Stadterneuerung Dortmund
• Sylvia Uehlendahl, Leiterin Tiefbauamt Dortmund