Inge Hanel ist Software-Entwicklerin und Expertin für Projektmanagement. Außerdem ist sie eine ausgezeichnet strukturierte Referentin, so dass der „Die Berater“-Abend zum Thema Collaboration bei ihr und ihrem Partner Stefan Doll in allerbesten Händen war. Im undurchdringlichen Dschungel der Tools kennen sich die Beiden sehr gut aus und konnten in der Diskussion nach dem Vortrag (der hier im Video komplett eingebettet ist) viele wertvolle Hinweise geben für die Umsetzung von Lösungen wie Trello, office 356 oder Slack. Doch in diesem Rückblick werden wir einige der Kernthesen betrachten, die für das Thema „Collaboration“ als digitales Team-Werkzeug für das Verständnis wichtig sind.
Zunächst stellte Inge Hanel dar, was man unter der digitalen Transformation verstehen kann: „Alles, was digitalisiert und in Informationen verwandelt werden kann, wird digital und in Informationen verwandelt“ Betroffen sind im Wesentlichen die drei Bereiche Information, Automatisierung, Überwachung (Shoshana Zubofff – drei Thesen zur Digitalisierung)
Verbunden mit dieser Transformation ist auch der Wandel in der Zusammenarbeit von Teams. Diese werden heterogener, verteilter, dynamischer. Die Informationsdichte nimmt extrem zu. Struktur in ausschlaggebend, um mit diesen veränderten Bedingungen fertig zu werden. Viele Fragen und Herausforderungen tauchen auf in unseren komplexen Systemen. Hier einige Beispiele:
- Wo finde ich Informationen, Arbeits- und Prozesspläne?
- Wie kann ich Probleme lösen?
- Wie kann ich mir meine Teamarbeits-Informationen passend für mich zusammenstellen?
E-Mails sind wunderbar, keine Frage – doch für die Team-Arbeit häufig eher eine Erschwernis als eine Erleichterung. Besonders problematisch ist, wenn man E-Mail-Verteiler nutzt und ständig auf E-Mails mit der Antwort-Funktion reagiert – auch wenn es sich um ein neues Thema handelt. So können wichtige Mails kaum gefunden werden – die Betreffzeile ist unbrauchbar. Erschreckend: 76% der Projektleiter verwenden heute noch E-Mails als Dokumenten-Verwaltung.
Die Dropbox ist schon in viele Teams eingezogen – doch auch das ist keine akzeptable Lösung. Abgesehen von der fehlenden 
Datensicherheit bleibt die Unsicherheit, was mit den Daten passiert, wenn das Unternehmen „Dropbox“ womöglich einmal verkauft wird! Kann man dieses Risiko überschauen?
Im Alltag gehen 30 Prozent der Arbeitszeit für Suchen und Informationsmanagement verloren. Es gibt Versionskonflikte und Redundanzen. Die Masse an überflüssigen Informationen und Doppelungen belastet. Gerade hier zeigen einige digitale Collaboration-Tools ihre Stärke. Denn eins ist klar: „Wir wollen nicht suchen – wir wollen finden!“
Das mobile Arbeiten wird im digitalen Zeitalter immer selbstverständlicher und unausweichlicher. Es bietet viele Vorteile, wenn die Zusammenarbeit der Teams funktioniert. Nur mit einem digitalen Informations- und Wissensmanagement ist der Arbeitgeber in Bezug auf mobiles Arbeiten zukunftsfähig.
Das größte Problem bei der Digitalisierung ist, dass Mitarbeiter neue Tools nicht annehmen. Zum Einen sind die Kenntnisse nicht da, zum Anderen besteht Angst vor drohende Arbeitslosigkeit, vor Hierarchieverlust und fehlendem Datenschutz. Darum sollte jedes Unternehmen vor der Einführung neuer Technik eine intensive Analyse erstellen, um die Klippen des Scheiterns zu umschiffen. Zunächst braucht man eine IST-Analyse (inklusive der „Schatten-IT“ wie WhatsApp-Kommunikationen, die keiner Kontrolle unterliegen und nicht akzeptiert werden sollten).
Das Unternehmen muss sich darüber klar sein, dass Collaboration definitiv mit Hierarchie-Abbau verbunden ist. Ist das alles geklärt und wurde analysiert, welchen Bedarf die Organisation hat, beginnt man am Besten mit einem kleinen Schritt. Dabei ist immer klar: Fehler passieren und sollten hingenommen werden – ohne Mut zum Ausprobieren und zum Fehler kann keine digitale Zusammenarbeit gelingen. Fehler sind wichtig, um daraus zu lernen.
Ebenfalls wichtig ist, dass die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern gelebt wird. Da die digitale Kommunikation Dinge wie Mimik, Haltung, Tonfall, Körperkontakt, Raumerlebnis und andere nichtsprachliche Kommunikationsebenen ausschließt, ist Wertschätzung ein tragendes Element für das Gelingen.
Häufig ist der „kleine Schritt“ zum Start ein Chatroom, gekoppelt mit einer Dateiablage. Denn Chats sind schneller und besser organisiert als E-Mails. Dieser Nutzen wird schnell erkannt. Schließlich nutzen wir privat ja auch viel lieber WhatsApp als SMS – wenn ein Nutzen leicht erkennbar ist, setzt sich ein Tool auch durch. Auch die Dateiablage wird meist gut angenommen, wenn die „Finden-Funktion“ vorbildlich ist. Es gibt digitale Tools, die ohne jede Ordnung per Schlagwort sogar die entsprechenden Begriffe in jpg’s finden (wie bei Evernote) – das ist eine große Erleichterung für alle Beteiligten.
Letztendlich sollte es möglich sein, dass jeder Mitarbeiter sich sein eigenes Cockpit zusammenstellen kann, dass zu ihm passt. Der eine legt Wert auf Text-Strukturen, der Andere auf visuelle Eindrücke – durch ein individuell anpassbares Dashboard, das auch mit einem einzigen Passwort auskommt und vom Dashboard aus überall hinführt, machen sich die Mitarbeiter das digitale Wissens- und Kommunikationsmanagement zu eigen und nutzen es gern.
In der Diskussion nach dem Vortrag gab es zunächst zwei Fraktionen bei den Teilnehmern: Die, die auf verbindliche Regeln vertrauen – und die, die ihre Mitarbeiter über „Wollen, Können, Dürfen“ motivieren. Inge Hanel und Stefan Doll plädieren auf jeden Fall dafür, mit diesen motivierenden Anreizen zu arbeiten, denn Collaboration, verbunden mit Hierarchieverlust, hat mit Vertrauen und Offenheit zu tun. Augenhöhe und eine autoritätsarme Diskussionskultur sind wichtig, um bestmögliche Formen der Zusammenarbeit zu realisieren.
Hier der komplette Vortrag bei Facebook – wir danken Inge Hanel von www.co4s.de
