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Anleitung zu Xing-Events – Anlegen, Einladen, Verwalten

Es ist sinnvoll, Xing-Events zu nutzen, wenn man Veranstaltungen, Webinare, Seminare und andere kostenfreie und kostenpflichtige Angebote für Teilnehmer anbietet. In der Grundversion sind Xing-Events kostenlos. Will man Tickets über Xing verkaufen, kostet das pro Ticket eine Gebühr – und will man die erweiterten Funktionen mit „Event Plus“ nutzen, werden hierfür 24,95€ pro Monat und Event fällig. Ist also nur interessant für Unternehmen, die kommerziell mit Xing-Events arbeiten.

Einige weitere Details sollte man wissen, bevor man ein Xing-Event anlegt:

Bildschirmfoto 2016-02-04 um 15.31.34Einige Funktionen zu Zahlungsbedingungen bei Ticketverkäufen sind im Nachhinein nicht mehr änderbar – bitte darauf rechtzeitig achten!

Wenn Sie kaum Kontakte bei Xing haben, sehen natürlich auch nur wenige „Xingler“ das eingestellte Event. Achten Sie also darauf, Ihre Xing-Kontakte aufzubauen und zu pflegen.

Da Sie bei den Einladungen zu einem Event Ihre Xing-Kontakte zunächst filtern müssen, ist es wichtig, dass Sie jedem Xing-Kontakt direkt bei der Kontaktierung eine Kategorie (einen Hashtag/ Tag) zuweisen. Sie können ruhig mehrere Tags verwenden – auch wenn dann ein Kontakt mehrmals in eine Filterung passt, erhält er nur eine Einladung von Xing.

Sie können maximal 500 Kontakte gleichzeitig per Mail einladen – also achten Sie darauf, dass Sie Ihre Tags gezielt setzen, um nicht über 500 zu kommen. Sonst erreichen Sie die Kontakte der hinteren Buchstaben im Alphabet nicht, da Xing bei einer automatischen Auswahl immer die „ersten“ 500 Kontakte auswählt. Natürlich können Sie die Liste auch per Hand weiter filtern, doch das ist bei so vielen Kontakten extrem mühselig.

Anleitung: Xing Events anlegen, einladen, verwalten

Wenn Sie bei „Xing-Events“ oben rechts auf „Event anlegen“ klicken, kommt erst Werbung für Event Plus. Darunter steht „Weiter ohne Event Plus“ – hier klicken.

Fügen Sie ein quadratisches Logo (oder anderes Bild) bei dem Punkt „Logo hinzufügen“ ein – und ein Hintergrundbild mit mindestens 984 x 311 Pixel. Beides können Sie komfortabel direkt nach dem Hochladen zurechtschneiden.

Geben Sie Ihrem Event einen aussagekräftigen Titel und eine Kurzbeschreibung mit maximal 200 Zeichen.

Wählen Sie aus, um was für eine Art Event es sich handelt. Im Text-Editor können Sie nun eine ausführliche Eva_Ihnenfeldt_Xing_EventBeschreibung des Events einfügen. Der Editor ist schlicht, doch Sie können immerhin auch fett drucken, kursiv, Aufzählungen einfügen. Wollen Sie in Bild einfügen, müssen Sie es leider zunächst irgendwo im Web hochladen, damit es eine URL erhält, die Sie dann einfügen. Das geht über „Medien“ im eigenen CMS, oder über Angebote wie „Directupload“. Auch ist es leider nicht möglich, den Text neben dem Bild zu platzieren – Man sollte also das Bild so anpassen, dass es die ganze Breite des Feldes ausfüllt – und den restlichen Text dann darunterf oder darüber einfügen.

Leider erscheinen anklickbare Links nur in der kostenpflichtigen Version Event Plus für 24,95€ pro Monat und Event. Ich helfe mir, indem ich meinen gewünschten Link einfüge und dazu schreibe: Link bitte kopieren und in die Adresszeile einfügen.

Xing bietet zwar auch an, dass man die Website zum Event mit URL einträgt – weist aber im gleichen Zug darauf hin, dass bei der Basis-Version der Link nicht funktioniert. Auch einen Twitter-Hashtag kann man eintragen – z.B. #socialmedia – doch bei mir erscheint jedes Mal „Diesen Hashtag scheint es nicht zu geben“ – selbst bei #dortmund. Ich vermute, die Funktion ist fehlerhaft.

Nutzen Sie die Möglichkeit, bis zu 20 Keywords einzutragen. Für jedes Keyword müssen Sie ein neues Feld nutzen, das sich automatisch öffnet.

Sie können sich entscheiden, ob Sie selbst als Veranstalter angezeigt werden – oder eine Xing-Gruppe, oder ein Unternehmen. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie bei Xing ein Unternehmensprofil für Ihr Unternehmen bestellen (kostet in der Basis-Version nichts) – und füllen, damit die Interessierten weitere Informationen zum Unternehmen einsehen können. Tipps zum Xing-Unternehmensprofil

Im nächsten Schritt machen Sie alle Angaben zum Ort der Veranstaltung – und fügen eventuell eine Wegbeschreibung bzw. die Anfahrtsbeschreibung hinzu (Parkplätze nicht vergessen!). Falls Sie eine Online-Veranstaltung anbieten, schreiben Sie als Ort am besten „Internet“, damit Xing nicht automatisch einen Ort auf der Karte sucht und erstellt.

Sie können zwar weiter unten eintragen, welcher Kategorie von Xing-Mitgliedern Xing das Event empfehlen soll, doch ich vermute, dass das in der kostenfreien Version keine Folgen hat.

Falls Sie möchten, können Sie einen Anmeldeschluss eintragen (gut für kostenfreie Veranstaltungen, damit Sie die Kontrolle behalten und noch rechtzeitig die Gäste an ihre Zusage erinnern können). Sie können wählen, ob man mit „Vielleicht“ antworten darf auf das Angebot. Das empfiehlt sich auf jeden Fall, da Sie dann die Interessenten kontaktieren-, und diese später noch für das Event begeistern können.

Ob das Event für alle sichtbar sein soll, ist abhängig davon, welche Akquiseleistungen Sie von dieser Einladung erwarten. Grundsätzlich ist eine hohe Sichtbarkeit und Findbarkeit über Google förderlich für die Akquise.

Wohl zu überlegen ist, ob die Gästeliste einsehbar ist. Bei kostenfreien Veranstaltungen ist es manchmal besser, die Gästeliste nicht öffentlich zu machen, um eingreifen zu können, wenn sich „Auftrags-Baggerer“ einschleichen wollen. Denen kann man dann höflich per Mail mitteilen, dass das Event leider schon ausgebucht ist.

Falls Sie keine Tickets anbieten wollen, können Sie nun direkt Gäste per Xing-Mail einladen. Sie können diese auswählen nach verschiedenen Kriterien wie Ort, Position, Beruf etc. Oder Sie geben eine Kategorie (einen Tag) ein, mit dem Sie Ihre Kontakte gefiltert haben. Diesen Vorgang können Sie mehrmals wiederholen und sich darauf verlassen, dass Ihre Kontakte auch dann nur eine einzige Einladung erhalten, wenn diese in mehrere Kategorien passen.

Den Einladungstext für Ihr Event sollten Sie sorgfältig formulieren und darauf achten, dass schon die ersten Worte neugierig machen. Verwenden Sie auf keinen Fall den vorgefertigten Text von Xing! Die Tonalität und persönliche Ansprache Ihrer Einladung sind vielleicht das entscheidende Moment, warum sich Xing-Kontakte für Sie und Ihr Event entscheiden…

Xing Events: Tickets anbieten mit amiando

Falls Sie kostenpflichtige Events anbieten, könnte es sinnvoll sein, über Xing (amiando) Tickets zu verkaufen. Auch wenn die Ticketgebühren nicht niedrig sind, ist der Service so zeitsparend und praktisch, dass es sich in vielen Fällen lohnt. Die Teilnehmer zahlen direkt über Xing, erhalten ihr Ticket als pdf über Xing, haben somit auch direkt die Quittung für das Finanzamt bei Business-Veranstaltungen – und können mit ihrem Smartphone das Ticket am Empfang vorzeigen – ausdrucken entfällt.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Event mit der Amiando-Software von Xing anbieten, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen und Ihre Bankverbindung eintragen. Xing führt Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess. Bei späteren Events können Sie auch andere Bankdaten nutzen, diese lassen sich im Amiando-Konto bearbeiten, ebenso wie Ihre Firmenadresse, die Adresse auf dem Ticket, und die Kontaktdaten. Sie können auch einen Co-Editor einfügen. Das ist sehr empfehlenswert, falls Sie zum Beispiel in der Bewerbungsphase für ein Event mal krank werden oder im Urlaub sind.

Die Veranstalter-Gebühr beträgt pro Teilnehmer 0,99 Euro plus 2,95%  – plus 2,95% pro Zahlungsabwicklung.

Sie können bei „Weiter mit Ticketdetails“ folgende Entscheidungen treffen:

  • Genaue Bezeichnung der Tickets (auf persönlich freundliche Ansprache achten!) und Anzahl. Später können Sie die Anzahl der Tickets auch immer wieder anpassen, das kann eine sehr wertvolle Funktion werden, um Events bestmöglich zu bewerben.
  • Kosten, Verfügbarkeit, genauere Beschreibung. Bei exklusiveren Events empfiehlt es sich, die Beschreibung sorgsam zu erstellen, um einladend und persönlich zu werben.
  • Wichtig! Bei „Wer zahlt die Ticketgebühren“ sehr genau überlegen, ob Sie das als Veranstalter übernehmen – oder die Teilnehmer die Xing-Gebühr zahlen sollen. Diese Einstellung lässt sich später nicht mehr ändern!
  • Bei „Zahlungsmethoden“ empfehle ich, noch PayPal hinzuzufügen, da diese Funktion unserer Erfahrung nach sehr gern genutzt wird. Aber auf keinen Fall „Rechnung“ wählen. Wir haben das einmal ausprobiert und festgestellt, dass es Menschen gibt, die ihre Rechnung entweder sehr spät zahlen – oder gar nicht, aber den Platz durch diese Angabe blockiert haben.
  • Falls Sie eine Umsatzsteuer ID haben, müssen Sie diese im Anschluss angeben. Die Nummer erscheint dann auf den Tickets. Falls Sie keine ID haben, wählen Sie „Ich verkaufe die Tickets privat“.

Xing-Veranstaltungen bewerben

Zusätzlich zur automatischen Einladung beim Erstellen des Events gibt es viele Möglichkeiten, Ihr Event zu bewerben. Direkt bei Xing empfiehlt es sich, alle paar Tage auf der Startseite (Neuigkeiten) das Event zu empfehlen. Gut, wenn man dies mit Twitter kombinieren kann! Auch Twitter kann sehr wirksam sein, wenn sich Multiplikatoren, Stakeholder und Web-Experten für das Thema interessieren.

So sieht das dann bei Twitter aus:

Bildschirmfoto 2016-02-04 um 18.55.14

Über Eva Ihnenfeldt

Eva Ihnenfeldt leitet gemeinsam mit Dennis Arntjen das Unternehmensnetzwerk KMU-digital - das Netzwerk von Unternehmen im digitalen Wandel. Wir organisieren Veranstaltungen, beraten und begleiten Unternehmen bei ihren digitalen Projekten, sind ein Netzwerk aus Unternehmen mit digitaler Kompetenz. Neben Social Media und Online Marketing liegen unsere Schwerpunkte bei der Prozessoptimierung, digitaler Kommunikation und allen Formen von Webnutzung. Die SteadyNews sind das Online-Magazin von KMU-digital. Für Fragen, Wünsche und/ oder Anregungen sind wir immer offen. Eva Ihnenfeldt Mobil: 0176 80528749

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