Eva Ihnenfeldt, Dortmund: Unsere PR-Agentur erhält natürlich extrem viel E-Mails täglich. Falls ich beruflich so eingespannt bin, dass ich erst abends die elektronische Post bearbeiten kann (werktags über 100 Mails), sind anderthalb Stunden für die Bearbeitung nicht zu unterbieten. Ich weiß das und habe mich daran gewöhnt. Außerdem macht es viel Freude, auf diesem Weg Geschäftsfreunde und Kunden im Fokus zu haben – ich weiß über meine E-Mails, dass alles in Ordnung ist, jeder zufrieden ist – und es stärkt Vertrauen und Bindung. Darum hier ein paar kleine Tipps für den Umgang mit E-Mails.
1. Auf die Einstellung kommt es an!
Ich kenne eine Reihe von Geschäftstätigen, die E-Mails als lästig und zeitfressend empfinden. Das hat zur Folge, dass sie ihre elektronische Post dementsprechend behandeln. Ich denke, hier hilft eine einfache Umprogrammierung im Kopf. Versuchen Sie es doch mit der „Auflösung negativer Gedanken“ – geht schnell und wirkt Wunder. (aus „The Work“ von Byron Katie)
„Ich finden E-Mails lästig, zeitfressend und störend“
Schritt 1: Überprüfen Sie Ihren Gedanken. Ist dieser Gedanke wahr?
Schritt 2: Schauen Sie noch einmal hin. Ist dieser Gedanke wirklich wahr? Sind Sie absolut überzeugt davon, dass der Gedanke wahr ist?
Schritt 3: Wie reagieren Sie, wenn Sie diesen Gedanken denken? Wie reagiert insbesondere Ihr Körper auf diesen Gedanken?
Schritt 4: Wer wären Sie ohne diesen Gedanken? Wie wären Sie ohne diesen Gedanken?
Schritt 5: Kehren Sie den Gedanken um. Formulieren Sie (ganz nach Wahl) das Gegenstück zu dem negativen Gedanken. – Und bitte alles schriftlich machen, allein Denken klappt nicht, wir sind beim Denken zu wirr.
Mir selbst hat diese einfache Technik (kann man wunderbar machen, wenn man mal abends nicht einschlafen kann – dauert in der Regel nicht länger als 30 Minuten) schon oft geholfen, um mich von dummen Konditionierungen zu befreien. Denn mal ehrlich: E-Mails sind superpraktisch, preiswert, blitzschnell und unkompliziert – was für ein Grauen, wenn wir noch alles per Post und Telefon erledingen müssten!
2. Ich weiß, dass meine E-Mail-Absender auf Antwort warten
Heute morgen las ich eine kurze Antwort-Mail von einem PR-Berater, dem ich 5 Fragen für ein SteadyNews Interview gesendet hatte. Natürlich hatte er noch nicht die Zeit, die Fragen zu beantworten – aber durch seine nette Reaktion (er hat sicher nicht länger als 5 Sekunden dafür gebraucht) hat er mir die Sicherheit gegeben, dass er die Mail erhalten hat – und mir mitgeteilt, bis wann ich mit der Antwort rechnen kann.
In einem anderen Fall hatte eine Geschäftsfreundin Interesse an meinem nächsten Workshop gezeigt. Ich schickte ihr das Anmeldeformular und hörte mehrere Tage nichts – als sie sich schließlich mit der Anmeldung meldete, war der Workshop leider schon voll – es war zu spät. Hätte sie nur kurz geschrieben: „Danke, halte mit bitte den Platz noch frei“ hätte ich sie nicht so enttäuschen müssen – was mir wirklich leid tut.
Oder ein Kunde bat mich, ihm Kooperationspartner für verschiedene Dienstleistungen zu nennen: Contentproduktion für Kataloge, App-Programmierung für Spiele, Webdesign für Social Media Websites. Jedes Mal konnte ich ihm weiterhlefen, und jedes Mal haben die Angesprochenen auf ihre Angebote wochenlang keine Reaktion erhalten. Beim nächsten Mal werde ich vorsichtiger mit meinen Empfehlungen sein – sonst verliere ich an Vertrauen bei hochqualifizierten Experten, über deren Freundschaft ich sehr glücklich bin.
3. Was Du sofort kannst besorgen, das verschiebe nicht auf später
Wir leben in einer Welt, die sich rasend schnell dreht. Viele Menschen öffnen ihre Mails so, als ob sie zu Weihnachten erst einmal die ganzen Weihnachtsgeschenke kurz aufreißen, um schon mal zu gucken, was es so alles gibt. Dann gehen sie zum lecker Weihnachtsbraten und lassen die angerissenen Pakete für später liegen. Ich habe einen Freund, den ich sehr schätze, der mir erst Wochen nach meinem Weihnachtsgruß (per SMS) per Mail geantwortet hat, dass er private Nachrichten immer so lange liegen lässt, bis es mal passt. ich war geknickt, muss ich gestehen…
Zum Einen ist unser Gedächtnis nicht unermesslich riesig – können Sie sich wirklich an alle angerissenen Mails noch Tage später erinnern? Zum Anderen verletzt es Gefühle (und wenn es noch so winzig ist, jede Ignoranz hinterlässt Spuren), und zum Dritten belastet jede unerledigte Aufgabe unser Gewissen (schließlich müssen wir uns ja daran erinnern!).
Ich empfehle beim Umgang mit Mails die prompte Erledigung – so wie man ja auch ans Telefon geht, wenn es klingelt – und nicht die Nummer aufschreibt und dann irgendwann mal zurückruft. Klar, es unterbricht eine andere Tätigkeit, – doch ich kann ja erst den Weihnachtsbraten essen, und dann die Geschenke öffnen.
Auch Handwerker können abends ihre Mail in einem Rutsch würdigen und beantworten, auch IT-ler können Mails – die sie ja permanent aufreißen – dann beantworten, wenn sie sie lesen (dann geht man eben nur noch jede Stunde ins Mail-Programm und nicht bei jeder neuen Mail!). Wir sollten wirklich Dankbarkeit gegenüber den neuen Errungenschaften empfinden, und nicht darüber jammern und stöhnen – das ist dumm und schadet nur uns selbst.
„E-Mails sind ein Segen. Sie ermöglichen mir die ständige Verbindung zu Kunden, Kooperationspartnern, Lieferanten und zu meinen privaten Beziehungen. Ich würdige sie und würdige die Freundlichkeit des Absenders, mir Aufmerksamkeit entgegengebracht zu haben – Danke schön!“
