Multitasking: Telefonieren, während man die E-Mail tippt, dabei gleichzeitig vielleicht auch noch den nächsten Termin im Kopf vorbereiten. Doch wer mehrere Arbeiten gleichzeitig angeht, verzettelt sich und hat am Ende weniger erledigt als er glaubt stellt das Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung in Berlin fest.
Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig angeht, brauche länger, mache mehr Fehler und handele sich mehr Stress ein, erklärt Prof. Dirk Windemuth vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) in Berlin. „Man wird schlechter, und die Konzentration lässt nach.“ Dass Multitasking schlecht für den Büroalltag ist, hat auch die Psychologin Anja Baethge von der Universität Leipzig festgestellt, die für die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) eine Studie zum Thema Multitasking verfasst hat. Dazu komme noch die wachsende Informationsflut im Berufsleben, so Windemuth. Durch das konstante „Immer online sein“ und das Multitasking mit Facebook, Twitter und Co. würden Berufstätige dazu gezwungen, immer mehrere Dinge gleichzeitig im Blick zu haben.
Stille Stunde statt stiller Treppe
Die Reduzierung von Ablenkungen kann helfen, den Berufsalltag weniger multitastkinglastig zu gestalten. So hilft schon das Abstellen des Benachrichtigungstons von Mails. Generell reicht es auch, wenn der Emailaccount nur drei bis fünfmal am Tag durchgesehen wird. Ebenfalls hilfreich kann die Einführung einer „stillen Stunde“ im Wechsel mit den Kollegen sein. „In der Zeit übernimmt der andere dann das Telefon, damit man sich auf eine längere Aufgabe konzentrieren kann.“
Prioritäten setzen – To-Do-Liste nach und nach abarbeiten
Windemuth empfiehlt: Nur immer eine Aufgabe nach der anderen abgehen und die To-Do-Liste nach und nach abarbeiten. Berufstätige müssen lernen, Prioritäten zu setzen um der Multitastking-Falle zu entgehen. Beim Prioritätensetzen hilft das Eisenhower-Prinzip, wie die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in einem Online-Ratgeber zu Stress im Beruf erläutert. Danach lassen sich Aufgaben in wichtig oder unwichtig sowie eilig oder nicht eilig unterteilen. Wer das tut, sieht schnell, dass er seine Arbeit nicht bei jeder neuen Anfrage sofort unterbrechen muss. Das gilt höchstens für wichtige und eilige Dinge, die plötzlich auf dem Schreibtisch landen. Alles andere wird für später eingeplant oder delegiert. To-Do-Listen sind zudem nützlich, allerdings sollten sich Mitarbeiter nicht zu viel vornehmen, sonst ist wieder die Multitasking-Arbeitsweise gefragt. Die VBG rät, nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen – der Rest bleibt als Puffer frei.
