Die Bundesagentur für Arbeit will die Papier-Akte flächendeckend für die Bundesrepublik abschaffen. An ihrer Stelle soll die E-Akte treten. Damit erhofft die BA sich Einsparungen in Millionenhöhe.
Vom 2.7.2012 an würden zunächst in Berlin-Brandenburg und Sachsen Millionen Leistungsakten eingescannt, teilte eine BA-Sprecherin am 26.6.2012 mit. Nach einem Dreistufenplan soll die E-Akte dann in den Arbeitsagenturen in Baden-Württemberg, Bayern, Hessen und Rheinland-Pfalz-Saarland folgen. Im November würden die Arbeitsagenturen in Niedersachsen-Bremen, Nord und Nordrhein-Westfalen aufgeschaltet.
Die BA rechnet mit der Einführung der E-Akte mit einer jährlichen Kosteneinsparung in 3-stelliger Millionenhöhe. Weitere Vorteile: Auskünfte würden schneller erteilt werden können und die Mitarbeiter könnten unabhängig vom Standort direkt auf ihrem Bildschirm auf Dokumente zugreifen. 22,2 Millionen Akten führen allein die Arbeitsagenturen, Jobcenter nicht mitgezählt. Täglich kommen 260.000 Dokumente neu hinzu.
Auch die 13,2 Mio. Akten der Familienkassen, die das Kindergeld auszahlen und zur BA gehören, sollen nach Angaben einer BA-Sprecherin digitalisiert werden. „Es gibt keine Organisation oder Behörde von vergleichbarer Größe in Europa, die das bereits getan hat“, sagte die BA-Sprecherin. Dabei tritt die BA Vorwürfen von Datenschützern entgegen, die monierten Mitarbeiter der Post würden Akten einscannen. Alle Post-Mitarbeiter seien zur Geheimhaltung verpflichtet worden und arbeiteten in abgeschotteten Hochsicherheitszentren. Die Kundendaten und die eingehende Post würden in gesicherten und verplombten Transportzentren angeliefert. Das Projekt wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Der Datenschutz sei damit gewährleistet.
Ob und wann die E-Akte auch für HartzIV-Empfänger kommt ist ungewiss. Planungen seien aber schon im Gange, wenngleich auch die E-Akte im Fall von HartzIV eventuell problematischer von der Handhabung her sein dürfte – die Leistungen müssen alle halbe Jahre neu beantragt werden. Eine Erleichterung wäre die E-Akte allerdings auch hier: Knapp 300 Seiten beträgt in der Regel der Inhalt einer HartzIV-Papier-Akte.
