Meetings organisieren: von der Erwartungsabfrage bis zum Maßnahmenplan

Sie wollen gemeinsam mit Kooperationspartnern eine Veranstaltung durchführen? Sie planen als Mitglied eines Netzwerks ein Gruppen-Projekt? Sie haben Mitarbeiter und wollen mit Ihrem Unternehmen die Vorteile von Social Networks nutzen? Immer wenn Veränderungen geplant sind, an deren Durchführung mehr als zwei Personen beteiligt sind, lohnt es sich, gut organisierte moderierte Meetings zu nutzen, um konkrete Ergebnisse zu erarbeiten und deren Durchführung zu gewährleisten. Hier eine kurze Anleitung:

Das erfolgreiche Meeting steht und fällt mit der Moderation. Im besten Fall gibt es sogar zwei Moderatoren: einer schreibt und dokumentiert, einer führt die Gruppe. Beide wechseln sich dabei ab und achten darauf, nicht ihre Neutralität zu verlieren. Denn ein  Moderator muss die Kunst beherrschen, auf Bewertungen und Standpunkte komplett zu verzichten. Er darf auf keiner Seite stehen, darf nicht manipulieren und auf keinen Fall bestimmte Ergebnisse erwarten – Chefs und Lobbyisten sind also von vorn herein ungeeignet.

Das geführte Meeting: von der Erwartungsabfrage bis zum Maßnahmenkatalog

Nehmen wir an, eine Werbegemeinschaft will eine regionale Messe organisieren. Das erste Meeting ist entscheidend. Kann jetzt nicht Begeisterung und Verbindlichkeit hergestellt werden, ist der Erfolg des Projekts gefährdet – es gibt immer nur eine Chance für den ersten Eindruck….

Falls sich nicht alle Beteiligten kennen, empfiehlt sich zum Eingang eine

„Kennenlern-Matrix“

Der Moderator hat an der Pinnwand (Pinnwand ist wichtig!) Spalten vorbereitet mir folgenden Überschriften:

  • Name
  • Funktion
  • Ich bin hier, weil…
  • Typisch ist für mich…

Jeder Teilnehmer kann sich zum Anfang dort eintragen und mit Kreppband seinen Namen (Permanent-Marker, nicht Flipchart-Marker!) an die Kleidung kleben. So erkennt man sich und kann Gleichgesinnte leicht identifizieren.

Nach der Begrüßung und „flammenden“ Eingangsrede folgt der zweite Moderationsschritt, die Erwartungsabfrage.

„Erwartungsabfrage“

Dieser Punkt ist sehr wichtig, damit sich die Teilnehmer besser kennen lernen und ein Stimmungsbild entsteht. Der Moderator hat ein Plakat mit zwei Spalten vorbereitet. Links steht: „Hier soll passieren“ und rechts „Hier soll nicht passieren“. Die Antworten werden auf Zuruf gegeben, der Moderator trägt ein.

Nun kommen wir schon zur wichtigsten Moderations-Methode, der so genannten „Karten-Abfrage“. Es gibt verschiedenen Farben und Formen von Moderationskarten, welche jeweils einen bestimmten Bereich symbolisieren können. Das Praktische ist, dass die Karten immer wieder umsortiert und neu angeheftet werden können. Alle Teilnehmer sind einbezogen – auch die Ruhigen.

„Karten-Abfrage“

Der Moderator verteilt an die Teilnehmer Karten und erläutert gegebenenfalls, was die verschiedenen Formen und Farben bedeuten. Jeder TN erhält einen schwarzen Filzstift. Die Grundregeln heißen:

  • Filzstift
  • Druckschrift
  • groß und deutlich schreiben
  • maximal dreizeilig
  • nur ein Gedanke pro Karte

Nun werden innerhalb einer verabredeten Zeit Ideen gesammelt, Fragen, Themen, Lösungsansätze – je nach Thema. Anschließend (Karten verdeckt einsammeln) werden die Karten laut vorgelesen und in Abstimmung mit der Gruppe (ja, auch schon bei drei Teilnehmern möglich) an die Pinnwand geheftet. Jede Karte wird gewürdigt, auch wenn es Mehrfach-Nennungen gibt – dann heftet man sie eben eng zusammen. Die Schwerpunkte werden auf einem neuen Plakat visualisiert. Mit Klebepunkten können alle Teilnehmer ihre Priorität setzen. Das nennt man

„Ein-Punkt-Abfrage“ oder „Mehr-Punkt-Abfrage“

wobei bei der Mehr-Punkt-Abfrage halb so viele Klebepunkte verteilt werden, wie Themen aufgelistet sind. Jeder Teilnehmende kann maximal zwei Punkte pro Alternative kleben.
An dieser Stelle, in erstaunlich kurzer Zeit, hat man nun einen guten Überblick über die gesammelten Wünsche und Themen. Nun ist es die Aufgabe der Gruppe, aus den vereinzelten Ergebnissen ein Gesamtbild zu erstellen. Dafür verwendet man die

„Mindmap“

In die Mitte wird ein Kreis mit dem Anlass gemalt, z.B. „Frühjahrsmesse Witten“
Von diesem Kreis aus werden Äste und Zweige gemalt mit den verschiedenen Themen, die den Teilnehmern einfallen. Es entsteht ein bunter, verzweigter Baum aus Hauptarmen (z.B. „Organisation“, „Inhalte“, „Behördliches“, „Essen und Trinken“, „Werbemaßnahmen“, „Kinderprogramm“) usw. Zu jedem Hauptarm werden die Unterpunkte eingetragen. 
Beipiel einer Mindmap zum Thema „Mindmap“.

Mindmaps regen die Kreativität an. Im Anschluss können in freiem Brainstorming der Phantasie Raum gegeben werden (bitte keine Brainstormings zu Beginn, da stimmen Vertrauen und Lockerkeit noch nicht).

„Brainstorming“

Spielregeln klar machen: alles ist erlaubt, Quantität der Ideen geht vor Qualität, nichts wird bewertet oder kommentiert. Es wird ein fester Zeitrahmen verabredet (10 bis max. 20 Minuten).

An diesem Punkt wird deutlich, wie gut die Moderation bisher war. Brainstormings sind wunderbar – funktionieren aber nur, wenn Vertrauen herrscht und keiner den anderen kritisieren oder übervorteilen will.

Nun kommt die Gruppe zum Schluss. Alles in Allem wird dieses erste, entscheidende Meeting rund zwei Stunden gedauert haben (für leibliches Wohl sorgen!). Nun muss dafür gesorgt werden, dass jetzt die Zahl und Länge der Folgemeetings auf das absolut Notwendigste reduziert werden kann. Sonst ist das Projekt gefährdet, niemand hat Zeit zu verschwenden! Darum folgt jetzt der konkrete

„Maßnahmenplan“

Beim Maßnahmenplan werden konkrete Schritte festgelegt. Nur anwesende Teilnehemr können berücksichtig werden, sie müssen die Aufgabe stemmen. Es werden Spalten auf ein Plakat visualisiert mit folgenden Überschriften:

  • Wer
  • Was
  • Wozu (Zielsetzung)
  • Wann (evtl. Bis/ Ab wann)
  • Check (Rückmeldung/ Kontrolle, dass der Punkt erledigt wurde)

Der Moderator achtet auf konkrete Formulierungen und konkrete Terminvereinbarungen.
Nachdem nun alle versorgt sind, noch zusammen ein Häppchen gegessen haben und sich freuen, wie konstruktiv der Abend verlaufen ist, erhält jeder Teilnehmer beim Verlassen des Raumes noch einen Klebepunkt, den er anheftet ans

„Stimmungsbarometer“

Auf einem Plakat hat die Moderation untereinander drei große Smilys gemalt, ein lachendes oben, ein eutrales und ein unzufriedes unten. Jeder Teilnehmer klebt seinen Punkt dahin, wo er es will. So erhält man ein anonym ehrliches Stimmunsbarometer.

Viel Erfolg bei Ihrem ersten Meeting – versprochen, das zweite wird noch besser 😉
wünscht Eva Ihnenfeldt, Beraterin, Dozentin und Moderatorin aus Leidenschaft.

Eva Ihnenfeldt
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Seit fast zwanzig Jahren auf der "freien Wildbahn" hat Eva Ihnenfeldt sowohl 2004 eine eingetragene Genossenschaft für Existenzgründer gegründet als auch 2011 eine Akademie für die Ausbildung von Social Media Unternehmenden. Lange Zeit war sie Dozentin und Trainerin für Marketing, Kommunikation und Social Media. Heute arbeitet sie als Coach für Menschen im beruflichen Wandel. Ihre Stärke ist es, IST-Situationen zu akzeptieren, Visionen zu erkennen und gemeinsam mit ihren Klienten Strategien zu entwickeln, die sich auch in der Praxis bewähren. Mobil: 0176 80528749 - E-Mail: [email protected]

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