Tipp für Existenzgründer: die perfekte E-Mail-Adresse

Solange man E-Mails ausschließlich für private Zwecke nutzt, sind die Benutzernamen und Postfächer zweitrangig.Viele Menschen genießen es, einen Phantasienamen zu wählen – als Postfach wird meist einer der großen Anbieter genutzt, wie t-online, web.de oder gmx. Doch wenn man sich entscheidet, ein Unternehmen zu gründen, wird die E-Mail wichtiger Bestandteil des Geschäftsverkehrs. Darum sollte man bei der Wahl der Adresse und des Anbieters einige Punkte unbedingt beachten.

Der richtige Anbieter/ Provider:

Die Auswahl der Anbieter von elektronischen Postfächern ist groß. Es gibt deutsche und internationale Portale. Die meisten Angebote sind kostenlos, häufig gibt es kostenpflichtige Premium-Angebote wie bei web.de. Für einen deutschen Provider spricht die erleichterte Kommunikation mit dem Support-Team, wenn Probleme auftreten. Gegen web.de spricht der extrem geringe Speicherplatz in der Freemail-Variante. Sehr oft sind web.de-Postfächer voll – neue Mails werden nicht zugestellt -im Business ein unmöglicher Zustand.

Ebenfalls ratsam ist es, einen Anbieter zu wählen, der IMAP ermöglicht, wie AOL oder Google Mail. IMAP erlaubt den Zugriff und die Verwaltung vom E-Mails auf dem Server so, als befänden sie sich auf dem lokalen Rechner. Auch wenn man es noch nicht versteht – das kann später von Bedeutung sein. Ebenfalls wichtig ist die Auswahl der Provider nach dem Image . Hotmail zum Beispiel biete zwar guten Service, die Adresse klingt jedoch sehr privat. Seriös ist natürlich t-online – aber POP 3 und IMAP sind hier immer kostenpflichtige Zusatzangebote – das ist sehr hinderlich. Im Laufe des Geschäftsaufbaus wird man sich eine eigene Website zulegen, dann können die eingehenden E-Mails vom Provider auf diese neue Domain-Adresse problemlos umgeleitet werden. Weitere Infos für die Auswahl bei Wikipedia

Der richtige Name:

Der Name sollte auf jeden Fall Bestandteil der E-Mail-Adresse sein, damit Geschäftspartner den Absender zuordnen können. Meist wählt man Vorname – Punkt- Nachname. Doch natürlich lässt sich dies variieren. Wenn ein eigener Domainname vorhanden ist, ist es ratsam, mindestens zwei Adressen einzurichten: eine allgemeine als „[email protected]“ oder „[email protected]“ oder „[email protected]“ und eine, die man für den persönlichen Geschäftsverkehr verwendet, mit dem kompletten Namen – oder zumindest dem Nachnamen. Die „info-Adresse“ sollte man bewusst nur für allgemeine Anschreiben verwenden, wenn der Adressat davon ausgehen soll, dass nicht „der Chef“, sondern Mitarbeiter die Mail versendet haben.

Die Signatur

In jede geschäftliche Mail gehört zwingend die Signatur mit allen rechtlich vorgeschriebenen Kontaktdaten (nicht mit der Steuernummer). Bitte kontrollieren Sie, ob diese Signatur gut lesbar ist. Natürlich empfiehlt sich auch ein Link zur eigenen Website in diesem Absender. Jedes Mailprogramm bietet die Möglichkeit, eine Signatur einzurichten.

Grußformeln

Natürlich können Sie auch die Verabschiedungsformel automatisch einbauen. Aber der Adressat sieht das und weiß, dass Sie sich nicht die Mühe gemacht haben, sich persönlich zu verabschieden. Im IT-Bereich kein Problem (da verzichtet man auch häufig auf die Begrüßungsformel und kommt gleich zur Sache), doch für die Gründungsphase vielleicht etwas zu „kaltschnäuzig“.

Noch ein Tipp zum Schluss: verzichten Sie auf allzu originelle Begrüßungs- und Verabschiedungsformeln. Einige Jahre lang war es modern, zu beschließen mit dem Satz „sonnige Grüße aus….“ – doch heute erwartet man eine solche Formulierung wohl nur noch von extremen Akquisiteuren und ist eher abgeschreckt.

Seit fast zwanzig Jahren auf der "freien Wildbahn" hat Eva Ihnenfeldt sowohl 2004 eine eingetragene Genossenschaft für Existenzgründer gegründet als auch 2011 eine Akademie für die Ausbildung von Social Media Unternehmenden. Lange Zeit war sie Dozentin und Trainerin für Marketing, Kommunikation und Social Media. Heute arbeitet sie als Coach für Menschen im beruflichen Wandel. Ihre Stärke ist es, IST-Situationen zu akzeptieren, Visionen zu erkennen und gemeinsam mit ihren Klienten Strategien zu entwickeln, die sich auch in der Praxis bewähren. Mobil: 0176 80528749 - E-Mail: [email protected]

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2 thoughts on “Tipp für Existenzgründer: die perfekte E-Mail-Adresse

  • Reply Marco Werner 18. August 2021 at 11:39

    Bei der Existenzgründung gibt es vieles zu beachten, aber eine perfekte E-Mail Adresse ist denke ich sehr unterschätzt. Fast der gesamte Schriftverkehr findet heute elektronisch statt und die E-Mail-Adresse ist oft das Erste, was Kunden von einem sehen. Gut zu wissen, dass man mindestens zwei Adressen einrichten sollte. Ich habe mir letzte Woche auch einen kompetenten Steuerberater gesucht, denn Steuern ändern sich bei der Existenzgründung auch sehr.

    • Reply Eva Ihnenfeldt 18. August 2021 at 20:22

      Oja, ohne Steuerberater geht es selten. Danke für den Kommentar!

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