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Wo beginnt „Change“ in Unternehmen? Na beim Social Intranet! 0

Mit großer Freude habe ich bei t3n gelesen, wie sich bei der AOK Bayern (mit rund 10.000 Mitarbeitern!) das Projekt Social Intranet erfolgreich etabliert hat. Ich weiß von einigen Unternehmen, dass diese ganz enttäuscht sind, weil sie zwar so ein Social Intranet eingeführt haben – es jedoch nicht wirklich angenommen wurde. Viele Stolpersteine und Barrieren müssen überwunden werden, wenn man ein so großes System zu transparenter Kommunikation auf Augenhöhe leiten will. Wie gern ich das einmal mit begleiten würde – doch wahrscheinlich überschätze ich dabei meine Fähigkeiten komplett…

Was würde ich tun, wenn ich die Einführung eines Social Intranets begleiten dürfte?

Zunächst würde ich mit den Impulsgebern besprechen, warum diese das gern möchten. Also zunächst nicht die Ziele definieren sondern das Anliegen der Initiatoren finden. Wo steckt der Mangel? Wo liegt die Herausforderung? Warum ist der Wunsch nach einer Augenhöhe-Kommunikation überhaupt aufgetaucht? Was könnte schlimmstenfalls passieren, wenn Transparenz und Mitbestimmung gelebt werden?

Im nächsten Schritt, wenn ich die Zustimmung und das Vertrauen meiner Initiatoren und der Geschäftsführung erhalten hätte, würde ich in einem Angebot auflisten, wie ich die zeitliche Umsetzung einschätze. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Aufwand – logisch. Bei kleinen Unternehmen würde ich nach der Einführungsphase vielleicht einmal monatlich ein Coaching empfehlen, damit der gelungene Start nicht wieder versandet.

Bei großen Unternehmen müsste ich auf mich nehmen, ab sofort für sehr lange Zeit eine Art Moderatoren-Rolle zu akzeptieren. Auch wenn es unser aller Wunsch ist, dass intern kommuniziert wird halte ich es für dauerhaft unabdingbar, dass ein „Seelsorger“ von außen dabei bleibt, der aufkommende Krisen und Missverständnisse rasch erkennt und liebevoll eingreift, ohne sich auf eine Seite zu schlagen. Das geht oft genug nur von außen, da die notwendige Distanz wichtig ist.

Nach dem bestätigten Angebot käme die Phase der Interviews. Ich würde mit möglichst vielen Menschen aus dem Unternehmen Gespräche führen. Vielleicht würde ich diese per Losverfahren auswählen, um keine Ungerechtigkeiten und Verletzungen zu produzieren. Wichtig ist schließlich, dass man niemanden bevorzugt und niemanden benachteiligt. Ich denke, das geht nur per Los – vom Praktikanten bis zur Geschäftsführung wären alle im Lostopf.

Nachdem ich eine ausreichende Menge von Interviews (offene Gespräche dazu, was sich die Befragten am meisten von einer digitalen Kommunikationsplattform wünschen) geführt hätte, würde ich ein erstes Modell entwerfen, das so emotional und bildlich wie möglich transportiert, was ich beim aufmerksamen Zuhören erfahren habe. Vielleicht würde ich Storytelling wählen, um eine Vision dessen zu entwerfen, was in Zukunft leben könnte an transparenter Kommunikation.

Diese „Gesellschafts-Vision“ würde nun (nach Absegnung durch meine Auftraggeber) allen Mitarbeitern zugesandt – und zwar so, dass sie es auch wirklich erhalten. Es wird eine Möglichkeit gegeben, direkt und ohne Barrieren diese Vision zu kommentieren. Und natürlich kann man auch Interesse an einer Mitgestaltung anbieten. Alles kann – nichts muss. Wie in einer Schweizer Direkten Demokratie.

Nun kommt der schwierigste Teil. Viele Bedenken, Wünsche, Alternativmodelle und Vorschläge müssten strukturiert und gewichtet werden. Wichtig ist dabei, dass sehr schnell an die Einzelnen dankbezogene Reaktionen gesandt werden. Wertschätzung ist in dieser Phase unendlich wichtig. Wer sich aus der Passivität herausgetraut hat, muss stolz auf sich sein. Und zwar sehr schnell. Enttäuschung darf nicht passieren.

Nun gilt es, einen Arbeitskreis zu realisieren, bei dem Entwickler, freiwillige Mitgestalter, Entscheider, Stakeholder und ich die Architektur des Intranets (des digitalen Dorfes) entwerfen. Während der Meetings laufen Kameras, so dass alle Mitarbeiter davon partizipieren können. Allerdings werden diese Übertragungen nach einigen Tagen wieder gelöscht. Wir tragen Sorge dafür, dass sie später als Waffe gegen die Aktiven eingesetzt werden können. Ein Anwalt kann da sicher helfen, dieser Gefahr vorzubeugen.

Ab nun wird Schritt für Schritt umgesetzt und weiter geplant. Von Anfang an soll das Ganze allen Mitarbeitern und Beteiligten Spaß machen. Wer keine Lust hat, seine wertvolle Zeit für dieses Projekt zu opfern, erfährt keinerlei Nachteile. Freiwilligkeit ist das oberste Gebot.

Wer gut informiert ist und sich aktiv an der Gestaltung beteiligt, hat die Möglichkeit, bei Entscheidungsprozessen dabei zu sein. Allgemein wird jede „Dafür-dagegen“Abstimmung vermieden. Wir arbeiten lieber langsam, da wir das Konsenz-Prinzip verstehen. Wie ein Team aus Ingenieuren oder ein Dramaturgen es tun, nutzen wir kreative Methoden, um das Richtige herauszufiltern. Wr freuen uns über Einwürfe der „Zaungäste“, die uns inspirieren mit ihren Bemerkungen und Mahnungen.

So wächst das Social Intranet nach und nach. Zunächst wird es wohl einer Facebook-Gruppe ähneln, in der ungefiltert gesprochen und interagiert werden kann. Durch kluge Moderation werden die Early Adopter (die ersten leidenschaftlichen Mitmacher) zu Empfehlern und Ermutigern. Vor Allem die Führungsriege wird sanft darin angeleitet, sich offen zu zeigen und damit den Anderen den nötigen Mut zu geben, es ihnen nachzumachen.

Aus den Erfahrungen heraus werden die nächsten Bausteine geschaffen. Wichtig ist  bei jedem Schritt, dass die Barrierefreiheit gewährleistet bleibt. Auch der sechzehnjährige Azubi und auch die sechzigjährige Prokuristin müssen Freude daran haben, das neue „digitale Dorf“ zu nutzen. Es gibt eine Bibliothek, ein Rathaus, eine Zeitung, eine Feierstätte – vielleicht wird sogar eine Kirche entstehen. Jeder Mitarbeiter findet seine ihm gemäße Position auf der liegenden Acht. Und wer sich verändert, kann umziehen. Hauptsache, er bleibt im digitalen Dorf und fühlt sich wohl.

Spannend sind die Vollversammlungen, bei denen Unternehmensziele diskutiert und Herausforderungen verstanden werden. Hier kann auch mal heftiger debattiert werden wie im englischen Unterhaus. Da es dafür einen festen Platz und Termin gibt im „Dorf-Parlament“, stauen sich nicht so leicht Gerüchte und Sorgen auf. Auch lernen die Mitarbeiter, wie schwer es ist, handlungsfähig zu wirtschaften. Sie lernen unternehmerisches Denken und identifizieren sich intensiver mit ihrem Leben als Mitarbeiter.

Natürlich ist es für die Führung mit vielen Risiken verbunden,Transparenz zu leben. Wettbewerber könnten von Problemen und Schwächen erfahren, andere „Feinde“ könnten das Wissen ausnutzen und ihre Angriffe gezielt positionieren. Ex-Mitarbeiter könnten sich rächen, indem sie Interna weitergeben. Darum ist die erste Phase so entscheidend, bevor man überhaupt loslegt. Erst wenn wirklich mit Neugierde, Mut, Vertrauen und Freude der Wunsch der Führungsriege nach einem „digitalen Dorf“ bestätigt ist, kann man beginnen.

Man wird tausende von Fehlern machen, immer wieder an Kleinigkeiten verzweifeln. Nichts wird so gelingen, wie man es sich anfangs erträumt. Doch so geht Pionierarbeit! So entstehen Communities, die ein gemeinsames Werk vollbringen! Ist es nicht eine herrliche Vision, das in einem eigenen kleinen Kosmos leben zu können?

Ob fünfzig, hundert, tausend oder 10.000 Mitarbeiter – die digitalen Errungenschaften warten nur darauf, ergriffen und genutzt zu werden. Ich finde es großartig, dass die AOK Bayern da einen großen Schritt gegangen ist, der vielleicht andere noch zögerliche Institutionen nach sich zieht. Und nun folgt der Link zu diesem Beispiel:
Die t3n vom 3. Oktober 2018: Das Social Intranet der AOK Bayern

 

 

 

 

Über Eva Ihnenfeldt

Als Expertin für Social Media Marketing berät und begleitet Eva Ihnenfeldt Unternehmen und Organisationen bei der Entwicklung von Social Media Strategien - und übernimmt als Dozentin Lehraufträge für Hochschulen, Kammern und andere Bildungsträger. Eva Ihnenfeldt - Mobil: 0176 80528749 - E-Mail: e.ihnenfeldt@gmail.com

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