Sie ertrinken in E-Mails? Einige Tipps, um E-Mails zu reduzieren

Ich erhalte jeden Werktag um die 100 bis 150 E-Mails. Das bedeutet, dass ich – wenn ich mal einen Tag nicht am Rechner sitze – mindestens 2 Stunden brauche, um den elektronischen Postverkehr aufzuarbeiten. 50% der Mails sind Newsletter, Veranstaltungshinweise, Spams, Google-Alert-Abos etc., sind also bei Bedarf mit einem Klick erledigt. Doch etwa 20 Prozent wollen beantwortet werden, und etwa ein Drittel lese ich aufmerksam, da sie wichtig sind. Wie man die E-Mail-Flut (was tut man im Urlaub?) ein wenig eindämmen kann:

Besonders zeitintensiv sind Mails, die auf Aktualisierungen bei Xing, Twitter und Facebook hinweisen. Ich bin sehr dankbar für diesen Mail-Service, da ich unbedingt zeitnah auf meine Post antworten will, doch einige Leser haben mich gebeten zu erläutern, wie man die automatischen Benachrichtigungen abstellen kann, drum als erster Tipp:

1. Tipp
Automatische Benachrichtigungen von Xing, Facebook und Twitter abschalten

Xing: Bei „Profil“ auf „Profileinstellungen“ rechts klicken, dort den Reiter „Benachrichtigungen“ wählen. „Xing-E-Mail-Benachrichtigungen“ individuell einstellen – oder komplett abstellen.

Facebook: Bei Facebook ist es nicht so leicht, Benachrichtigungen abzustellen. Hier eine genaue Anleitung von eflomi.de – übrigens sind in diesem Blog noch viele weitere nützliche Hinweise zu Facebook!
eflomi: Nervende Benachrichtigungen in Facebook abschalten

Twitter: Profil – Profil bearbeiten – Benachrichtigungen: E-Mail-Hinweise bei Follower, Direktnachrichten und Twitter-Newsletter auf Wunsch aushaken.

2. Tipp
Nicht andauernd neue Mails lesen

Schalten Sie in Ihrem E-Mail-Programm ab, dass Sie jedesmal informiert werden, wenn eine neue Mail eingetroffen ist. Diese Funktion ist wahrscheinlich der schlimmste Störfaktor, da wir immer wieder in laufener Arbeit unterbrochen werden. Bei Outlook geht das so: „Extras“, „Optionen“, „Einstellungen“, „E-Mail-Optionen“ „Erweiterte E-Mail-Optionen“. Hier können Sie die Benachrichtigung ausschalten und erhalten ein Stück Freiheit.

3. Tipp
E-Mails direkt verwalten und bearbeiten

Viele Menschen überfliegen ihre Mails und nehmen sich vor, sie später zu bearbeiten. Das belegt einen Teil unserer Kreativität, da wir uns mit „unerledigten Aufgaben“ belasten, an die wir uns erinnern müssen. Das muss nicht sein.

Bei E-Mails gibt es nur drei Sorten: löschen, lesen, reagieren. Löschen Sie sofort alles, was überflüssig ist. E-Mails (z.B. gute Newsletter und Veranstaltungshinweise), die Sie lesen wollen, können Sie in einem Ordner verwalten, der einen Namen trägt wie „Zeitung“ oder „Fortbildung“ oder „Gut zu wissen“. Diesen Ordner können Sie vielleicht während der Mittagspause öffnen, so freuen Sie sich schon auf unterhaltsame News bei einer Tasse Kaffee.

Die dritte Sorte E-Mails hat natürlich absolute Priorität. Häufig ist eine schnelle Reaktion gefordert. Kundenanfragen, Probleme, Angebote und Fragen lassen im professionellen E-Mail-Verkehr häufig nur ein Zeitfenster von ca 3 Stunden zu. Mein Rat: lieber zum Telefonhörer greifen als per Mail antworten. Re:Mails führen schnell zu einem zeitraubenden Hin und Her – telefonieren geht schneller und besser.

3. Tipp
Ordnerverwaltung

Viele Menschen lassen Mails im Posteingang. Natürlich kann man dort über die Suchfunktion nach älteren E-Mails fahnden, doch wenn man sich nicht an die korrekte Betreffzeile, Datum und Uhrzeit oder den Absender erinnert, hat man wenig Chancen. Ich speicher immer und sofort alle wichtigen Mails in Ordnern ab – mein Thunderbird-Posteingang löscht alte Mails nach 30 Tagen von selbst. Die Ordner tragen Namen wie „Veranstaltungen“, „Existenzgründer“ oder „Freunde“. Jeder Kunde hat einen eigenen Ordner (sehr wichtig, wenn einmal Missverständnisse auftauchen und man den Briefverkehr chronologisch vorliegen hat!). Ich selbst habe etwa 50 Ordner – zum Teil als Unterordner. Sehr komfortabel und entlastend – kann ich nur empfehlen.

4. Tipp
E-Mails nach Absendern sortieren

Um den Posteingang aufzuräumen, ist es wunderbar praktisch, die Post nach den Absendern zu sortieren. Klicken Sie einfach auf die Spalte „von“ – und schon haben Sie chronologisch von jedem Absender alle Mails vereint. Vor allem nach dem Urlaub ist das eine gute Möglichkeit, den Aufwand erheblich zu reduzieren – und Sie antworten nicht aus Versehen auf eine Mail, die sich durch eine neue längst erledigt hatte..

5. Tipp
Autoreply/ Autoresponder

Falls Sie ein paar Tage nicht erreichbar sind, schalten Sie unbedingt die Funktion „Autoreply“ ein. So erfährt der Absender direkt, dass Sie nicht erreichbar sind. Schreiben Sie in die automatische Antwort, wann Sie wieder erreichbar sind und was in der Zwischenzeit mit den eingehenden Mails passiert. Nutzen Sie bitte nicht Autoreply für den täglichen Gebrauch – das ist sehr lästig für alle, die Ihnen schreiben. Sie werden ein bisschen zum „Spammer“, wenn jedesmal die Mail rausgeschickt wird: „Wir beantworten Ihre Anfrage so schnell wie möglich“ – wer will das wissen?

6. Tipp
Aufräumen, und zwar gründlich

Nehmen Sie sich bewusst einmal Zeit, um alle überflüssigen Newsletter abzubestellen. Zwar sind Mails sehr schnell weggeklickt, doch trotzdem ist es ein gutes Gefühl, wenn im Posteingang nur noch ist, was dort sein soll.

7. Tipp
Mehrere E-Mail-Adressen

Trennen Sie über verschiedenen E-Mail-Adressen berufliche und private Post. Sie können auch noch einen dritten Account anlegen für Gewinnspiele, Gutscheine etc. – so halten Sie Ihren beruflichen Posteingang „sauber“ und konzentrieren sich auf das Wesentliche.