Christian Spließ, Social Media Storyteller: Und drücken und aufklappen und reinlegen und zuschnappen – der Büromarathon erschöpft sich im normalen Leben in diesen wesentlichen Dingen, denn für alles und jedes muss eine Dokumentation angelegt werden. Rechnungen müssen aufbewahrt werden, Formulare sortiert werden und die Quittungen für die Steuer. Kurz: Jeder, der als Freelancer ein Büro führt kann ein endloses Lied davon singen, wie nervig der Papierkrieg ist. Die gute Nachricht: Vergessen Sie die Ordner. Kaufen Sie sich Classei.
Vor einem Jahr hatte ich es endgültig satt: Ich habe zwar gelernt wie man Dinge so archiviert, dass man sie wiederfindet, aber als die Ordnerberge sich türmten und ich nach dem Umzug endlich mal Zeit hatte die Sachen durchzusehen, habe ich Stunden damit verbracht in diesen dicken Papierbündeln zu wälzen. Selbst mit farbigen Klebezetteln war dem Papierchaos nicht Herr zu werden. Register gar? Ding der Unmmöglichkeit. Einige Ordner waren so vollgestopft – weil ich entweder vergessen hatte einen zweiten anzulegen oder weil irgendwann mal aus zwei Ordnern einer wurde – dass ich die Nase gestrichen voll hatte. Beim nächsten Umzug, so schwor ich mir, würde ich keine schweren Kisten mehr mitschleppen. Es muste verdammtnochmal doch eine Alternative dazu geben.
Classei ist klasse
Es war tatsächlich reiner Zufall, dass an diesem Tag in meinem Feedreader ein Artikel des hervorragenden Blogs Imgriff auftauchte – wer sich näher mit Effizienzthemen beschäftigen möchte, sollte es abonnieren – der mit „Ablage im Griff“ überschrieben war. Mappei und Classei wurden dort vorgestellt, zwei Systeme, die eine Alternative zu Ordnern und Hängeregistern darstellen. Während ich bei Mappei skeptisch war – die schicken einem Jemanden ins Haus, der eine Analyse macht und soweit geht die Liebe dann doch nicht – habe ich mir Classei angesehen und das Basis-Set fürs Büro bestellt. Wenige Tage später war es dann da. Da ich vorher das System schon recherchiert hatte ging das Anlegen von Mappen recht fix – innerhalb von einer halben Stunde, nach sorgfältiger Überlegung und Erweiterung – hatte ich einen länglichen Kasten, in dem Mappen aufbewahrt werden.
Classei arbeitet dabei mit Registermappen, die vorgeschaltet sind. Dahinter kann man dann je nach Bedarf – und das ist der Clou dabei – den Bereich erweitern. Nehmen wir mal an Sie hätten einen Registerordner zum Thema Rechnungen angelegt. Eingehende und ausgehende waren schon als weitere Untermappen eingeplant. Nach zwei Monaten stellen Sie aber fest: Viele Rechnungen werden nur zu einem Kunden geschickt und gehen in der normalen Mappe unter. Sie holen dann einfach die Mappe mit der Beschriftung „Eingehende Rechnungen“ heraus, legen die gewünschten Papiere beiseite, machen eine neue Mappe mit dem Namen des Kunden und stecken sie dahinter. Dank der Reiter und deren Anordnung auf den Mappen haben Sie einen guten Überblick darüber, was wo wie zu finden ist. Es gibt natürlich noch jede Menge Zusatzmaterial – so für CDs oder kleine Taschen für Monatsfahrkarten, die eingeklebt werden können. Und da es keine Regel ohne Ausnahme gibt kann eine Mappe – Kontoauszüge! – auch in eine Art Mini-Hefter verwandelt werden. Einfach nur die Schiene einkleben.
Ein Jahr mit Classei
Nach gut einem Jahr mit dem System kann ich tatsächlich nur einen Nachteil entdecken: Wenn die Dokumente wirklich längerfristig aufgewahrt werden müssen, bleibt schlussendlich doch nur der Ordner. So wie bei Rechnungen etwa oder ähnlichen Formularen – wer viele Rechnungen schreibt, hat entweder bald einen unübersichtlichen Mappenwald vor sich – oder wählt schlussendlich doch den Ordner. Ich habe es für mich so geregelt, dass ich wichtige Papiere ein Jahr in Classei aufbewahre und erst dann weghefte. Was nach einem Jahr nicht gefragt ist, ist nicht so wichtig und wenn doch weiß ich wo der Ordner zu finden ist. Dauerhafte Archivierung also: Doch lieber klassisch.
Doch die Vorteile überwiegen: Die Zeitersparnis. Mühsam den Ordner aus dem Regal holen, aufklappen, Dokument lochen, einheften, Ordner wieder an den Platz – brauch ich nicht mehr. Bei Bedarf ziehe ich einfach die Mappe heraus und alle Dokumente zu einem Vorgang direkt greifbar. Was glauben Sie, wie beeindruckt man ist, wenn ich am Telefon rasch alle notwendigen Daten zur Hand habe? Classei möchte ich einfach nicht mehr missen wollen. Und wenn Sie das System mal angetestet haben bin ich überzeugt: Sie auch nicht. Behalten Sie trotz des schlechten Wetters derzeit immer den Überblick und Ihre gute Laune!
