Nicht ganz korrekte Rechnungen: Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist

Ärger mit dem Finanzamt, was den Vorsteuerabzug angeht, hat immer nur der, der eine Rechnung bezahlt hat, die nicht korrekt ist – nicht der, der sie unkorrekt ausgestellt hat. Denn der Empfänger macht ja die Vorsteuer geltend. Kommt es zur Betriebsprüfung, können schon kleine Fehler dazu führen, dass dieser Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt wird – das kann sehr teuer werden, also bitte Vorsicht!

So kann es ein Problem geben, wenn die liefernde Firma noch das alte Geschäftspapier gebraucht, obwohl sich die Adresse geändert hat. In einem konkreten Fall hatte der Lieferant die alten Briefbögen noch verwendet, weil die Adressänderung noch nicht im Handelsregister eingetragen war. Das Finanzamt argumentierte folgendermaßen: Die Rechnung sei auf eine nicht mehr existierende Firma ausgestellt – der wahre Rechnungsaussteller lasse sich nicht eindeutig identifizieren – Aberkennung des Vorsteuerabzugs.

Ein weiterer Fall: die Umsatzsteuer ist zu hoch ausgewiesen. Falls der Rechnungsempfänger nicht nachprüft und die Rechnung mit der zu hohen Umsatzsteuer bezahlt, muss er den zuviel ausgewiesenen Betrag ans Finanzamt zurückzahlen. Das kann z.B. dann passieren, wenn manche Leistungen auf der Rechnung mit 7%, andere mit 19% Umsatzsteuer veranschlagt werden. Häufig wird vom Rechnungsaussteller für alle Posten ein und derselbe Steuersatz verwendet.

Mangelnde Leistungsbeschreibung: Ein Holz- und Bautenschutzunternehmen hatte Arbeiten an einen Subunternehmer weitergegeben. Die erbrachten Leistungen waren in der Rechnung beschrieben mit Begriffen wie „Ausgeführte Wärmedämmungsarbeiten“ oder „ausgeführte Flachverblendarbeiten“. Dem Finanzamt waren diese Bezeichnungen zu allgemein. Der Rechnungsempfänger konnte für die bemängelte Rechnung keine Vorsteuer geltend machen. Leistungsbeschreibungen müssen genau sein und die Rechnung muss Ort, Datum und Umfang enhalten, um eindeutig und leicht prüfbar zu sein.

Bei Rechnungen über 150 Euro gelten strengere Auflagen als bei kleineren Beträgen. Die Ausweisung des Nettobetrages ist Pflicht. Es reicht nicht aus, den Bruttobetrag zu nennen und die Höhe der Umsatzsteuer. Prüfen Sie bei Einkäufen von Betriebsmitteln unbedingt direkt nach, ob die Rechnung wirklich den Nettobetrag nennt – viele Händler sind hier nachlässig, und zwar auf Kosten ihrer gewerblichen Kunden. An eine korrekte Rechnung zu kommen, ist dann manchmal gar nicht so einfach…
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Seit fast zwanzig Jahren auf der "freien Wildbahn" hat Eva Ihnenfeldt sowohl 2004 eine eingetragene Genossenschaft für Existenzgründer gegründet als auch 2011 eine Akademie für die Ausbildung von Social Media Unternehmenden. Lange Zeit war sie Dozentin und Trainerin für Marketing, Kommunikation und Social Media. Heute arbeitet sie als Coach für Menschen im beruflichen Wandel. Ihre Stärke ist es, IST-Situationen zu akzeptieren, Visionen zu erkennen und gemeinsam mit ihren Klienten Strategien zu entwickeln, die sich auch in der Praxis bewähren. Mobil: 0176 80528749 - E-Mail: [email protected]

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