Sicher kennen Sie das auch: Sie suchen verzweifelt in Ihren E-Mails nach einer vergangenen Korrespondenz, suchen nach Anhängen, suchen nach genauen Wortlauten, die Sie anscheinend falsch interpretiert haben. Oder Sie grübeln darüber, auf welcher Plattform jetzt welcher Austausch stattgefunden hat – war es die Mail? Facebook? Twitter? Je mehr sich die Kommunikationsplattformen erweitern, desto größer kann auch die Verwirrung werden – und Kommunikation heißt ja leider oft genug: Missverständnisse säen…
Unternehmen machen sich immer mehr Gedanken, ihre Kommunikationswege zu optimieren. Für viele internationale Konzerne ist es schon selbstverständlich, Blogs, Videos, soziale Netzwerke und Wikis einzubeziehen, um das Wissensmanagement der Firma zu perfektionieren – denn das Kapital einer Firma besteht ganz viel aus Information und Wissen.
Süddeutsche: Wie Unternehmen ihre Kommunikation in die Cloud bringen
Auch Selbständige und Kleinstunternehmen müssen umdenken. Gab es früher vor allem das Telefon – gekoppelt an Briefe und FAX, ist in der Zwischenzeit die E-Mail selbstverständlich geworden – und mit der schnell geschriebenen (und rechtlich durchaus relevanten) Mail kamen dann auch einige Probleme.
Heute kommen für viele Selbständige noch Kommunikationsplattformen im Social Web hinzu: Man schreibt sich bei Facebook Nachrichten, verabredet sich über Twitter und wickelt ganze Aufträge über Xing-Nachrichten ab. Wie soll man da durchblicken?
Hier ein Überblick, welche Medien für welche Kommunikation optimal sind – erziehen Sie sich zu einem Kommunikationsmanagement.
Telefon
Bei allen nicht völlig geklärten Fragestellungen sollte telefoniert werden. Man kann direkt fragen und antworten, nachfragen und klären. Das spart Zeit und vermeidet Missverständnisse. Das Telefon ist persönlich, direkt und beziehungsfördernd.
E-Mails haben rechtliche Relevanz. Schreiben Sie immer dann eine E-Mail, wenn Sie etwas dokumentiert wissen wollen. E-Mails ermöglichen Anhänge. Die offizielle Post sollte per E-Mail erfolgen. Legen Sie sich Ordner an, die Sie ähnlich gestalten wie in Print-Ordnern: Für jeden Kunden ein Fach. Wichtige E-Mails können Sie in Word-Dokumente übertragen und in Ihren Dateien abspeichern. Das geht schnell und verhindert, dass Sie wichtige Informationen verlieren. Schreiben Sie Protokolle, Dokumentationen, Pressemitteilungen, Beiträge etc. nicht direkt in die Mail, sondern nutzen Sie Dokumente, die Sie als Anhang hinzufügen. Achten Sie auf korrekte Betreffzeilen und korrekte Bezeichnungen der Dokumente, das erleichtert dem Leser die Arbeit. (nicht immer aus „Re:“ klicken…)
Man kann sich wunderbar Nachrichten über Xing schreiben, die dann im Xing-Archiv gut gefunden werden können, da man den Namen suchen kann. Xing-Nachrichten werden nicht gelöscht. Doch wenn ein Netzwerkpartner Sie für einen Auftrag engagieren will, steigen Sie bitte auf E-Mail um. Dort können Sie die Vereinbarungen wie oben beschrieben abspeichern und die Konditionen rechtsverbindlich austauschen. Xing ist nur für kurze unverbindliche Nachrichten, Verabredungen, Tipps ezt. geeignet.
Sie wollen sich per Social Web unterhalten? Hier ist Facebook ideal. Sie können live chatten, können aber auch immer zeitlich versetzt die Unterhaltung weiterführen. Bei Facebook können Sie gut Links einfügen und haben auch ein zeitliches Archiv. Facebook ist gut, wenn man sehr schnell Menschen erreichen will, die täglich auf Facebook aktiv sind. Das ist dann schon ein Ersatz für die gute alte SMS.
Eine direkte Nachricht sollte man bei Twitter immer dann schreiben, wenn die Unterhaltung öffentlich niemanden interessiert. Ihnen gefiel ein Tweet besonders gut? Sie möchten sich über eine Erwähnung bedanken? Mit einer Nachricht erfreuen Sie den Adressaten und lassen Ihre anderen Follower (die ja nur relevante Tweets lesen möchten) in Ruhe. Das ist höflich und verhindert, das Follower Sie massenweise verlassen, weil sie ungewollt langen Dialogen lauschen müssen.
Skype
Per Skype mit Videofunktion zu telefonieren, ist immer dann sinnvoll, wenn Sie sich Zeit nehmen und etwas Wichtiges besprochen wird. Man kann gleichzeitig chatten und sieht das Gesicht beim Austausch – das ist dann schon fast wie ein Meeting, und man erinnert sich viel intensiver an das Gespräch als beim „normalen“ Telefonieren.
[…] Dazu siehe auch: E-Mail, Telefon oder Social Network? […]