Interview: So funktioniert modernes Projektmanagement

Unternehmen stehen bei der Umsetzung von Projekten vor zahlreichen Herausforderungen. Je umfangreicher ein Projekt ist, desto schwerer ist es für den Projektmanager und das Team, den Überblick zu behalten. Daher ist ein effizientes Projektmanagement unabdingbar. Doch was sind die größten Schwierigkeiten, die es zu beachten gilt und welche Anforderungen muss man an das Team und den Projektmanager stellen? Im folgenden Interview beantwortet ein Experte für Projektmanagement die wichtigsten Fragen zum Thema.

Steadynews: Guten Tag, bitte stellen Sie sich unseren Lesern kurz vor.

Dr. Andreas Tremel: Gerne! Mein Name ist Dr. Andreas Tremel und ich bin Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. Wir bieten eine zentrale und geräteübergreifende Software für Projektmanagement an, die das Ziel hat, Projektmanagement für Unternehmen einfacher, schneller und somit auch effizienter zu machen.

Meinen Mitgründer Dr. Tiziano Panico, der ebenfalls Geschäftsführer bei uns ist, lernte ich tatsächlich schon während der Schulzeit kennen. Wir haben uns etwa seit der 7. oder 8. Klasse für Software-Entwicklung begeistert und Schritt für Schritt immer mehr eigene Projekte umgesetzt. Schnell kamen Aufträge von Dritten hinzu. Während unseres Studiums haben wir dann im Jahr 2001 die IQ medialab GmbH gegründet, aus der unser heutiges Unternehmen hervorging.

Steadynews: Warum ist Projektmanagement wichtig?

Dr. Andreas Tremel: Projektmanagement ist wichtig, weil es hilft, die Ziele und Erwartungen eines Projekts zu definieren, zu planen, zu steuern und zu überwachen. Projektmanagement sorgt dafür, dass die Ressourcen effizient und effektiv genutzt werden, dass die Risiken minimiert und die Qualität gesichert wird, und dass die Stakeholder zufrieden sind. Projektmanagement fördert auch die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Lernen im Projektteam und mit den externen Partnern.

Steadynews: Wie definieren Sie erfolgreiches Projektmanagement?

Dr. Andreas Tremel: Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeit-, Kosten- und Qualitätsrahmens abgeschlossen wird, und dass es die angestrebten Ergebnisse und Nutzen erzielt. Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine klare Vision, eine realistische Planung, Flexibilität, eine starke Führung, eine gute Organisation, eine konsequente Kontrolle und eine kontinuierliche Verbesserung. Es berücksichtigt auch die Bedürfnisse und Interessen der Stakeholder und schafft einen Mehrwert für alle Beteiligten.

Steadynews: Was sind üblicherweise die größten Herausforderungen im Projektmanagement?

Dr. Andreas Tremel: Projektmanagement ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess, der viele Fähigkeiten und Ressourcen erfordert. Die größten Herausforderungen im Projektmanagement sind oft:

• Die Definition und Abstimmung der Projektziele, Anforderungen und Erwartungen mit allen Stakeholdern.
• Die Koordination und Motivation der Projektteammitglieder, die aus verschiedenen Bereichen, Funktionen und Kulturen kommen können.
• Die Kontrolle und Steuerung der Projektqualität, des Budgets und des Zeitplans.
• Die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit und des Projekterfolgs.

Um diese Herausforderungen zu meistern, muss man als Projektmanager über fundierte Fachkenntnisse, methodische Kompetenzen und soziale Fähigkeiten verfügen. Außerdem muss man ständig lernen, sich weiterentwickeln und sich an neue Situationen anpassen können.

Steadynews: Welche KPIs (Key Performance Indicators) halten Sie für besonders wichtig, um den Fortschritt und den Erfolg eines Projekts zu messen?

Dr. Andreas Tremel: KPIs sind wichtige Instrumente, um den Fortschritt und den Erfolg eines Projekts zu messen. Sie helfen dabei, die Ziele und Erwartungen des Projekts zu definieren, zu überwachen und zu kommunizieren. Es gibt viele verschiedene Arten von KPIs, die je nach Art, Umfang und Zweck des Projekts ausgewählt werden können.

Die Zeit ist ein wesentlicher Faktor für jedes Projekt, da sie die Dauer, den Termin und das Budget des Projekts beeinflusst. Zeitbezogene KPIs können beispielsweise die geplante und die tatsächliche Dauer des Projekts, die Anzahl der abgeschlossenen und der offenen Meilensteine, die Anzahl der Verzögerungen oder Überschreitungen und die Effizienz des Projektteams umfassen.

Die Kosten sind ein weiterer wichtiger Faktor für jedes Projekt, weil sie die Rentabilität, die Qualität und den Wert des Projekts bestimmen. Kostenbezogene KPIs sind zum Beispiel das geplante und das tatsächliche Budget des Projekts, die Kostenabweichung, der Return on Investment (ROI), der Earned Value (EV) und der Cost Performance Index (CPI).

Auch die Qualität ist natürlich wichtig. KPIs in diesem Bereich können beispielsweise die Anzahl der Fehler oder Mängel, die Anzahl der Korrekturmaßnahmen oder Nacharbeiten, die Anzahl der Kundenbeschwerden oder -lobe, die Anzahl der Qualitätsprüfungen oder -audits und die Qualitätsbewertung des Projekts sein.

Diese KPIs sind nicht vollständig oder ausschließlich, sondern dienen als Beispiele für mögliche Indikatoren, die je nach Projekt angepasst werden können. Wichtig ist, dass die KPIs SMART sind, das heißt spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Außerdem sollten die KPIs regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um den aktuellen Stand und die Leistung des Projekts widerzuspiegeln.

Steadynews: Wie wählt man das richtige Projektteam aus? Welche Kriterien sind dabei besonders wichtig?

Dr. Andreas Tremel: Die Auswahl des richtigen Projektteams hängt natürlich immer vom jeweiligen Projekt ab. Grundsätzlich wichtig bei allen Teammitgliedern ist jedoch die fachliche Kompetenz. Die Teammitglieder sollten über das nötige Wissen, die Fähigkeiten und die Erfahrung verfügen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Dabei ist nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern auch die praktische Anwendung und das Lernen aus früheren Projekten wichtig.

Die Teammitglieder sollten auch in der Lage sein, effektiv und konstruktiv mit anderen zusammenzuarbeiten, Konflikte zu lösen, Feedback zu geben und zu erhalten, Verantwortung zu übernehmen und sich an Veränderungen anzupassen. Was gerne auch mal vergessen wird: Alle Beteiligten sollten auch über die nötige Zeit und Ressourcen verfügen, um sich dem Projekt zu widmen. Außerdem sollten die Teammitglieder ein Interesse an dem Projekt haben, sich mit den Zielen identifizieren und bereit sein, sich weiterzuentwickeln.

Die Auswahl des richtigen Projektteams erfordert eine sorgfältige Analyse der Anforderungen des Projekts, der vorhandenen Ressourcen und der potenziellen Kandidaten. Dabei sollte man sowohl auf die individuellen Stärken und Schwächen als auch auf die Synergien und Diversität im Team achten. Ein gutes Projektteam ist nicht nur fachlich kompetent, sondern auch sozial kompatibel, verfügbar und motiviert.

Steadynews: Wie sieht die Rolle des Projektmanagers in der digitalen Ära aus?

Dr. Andreas Tremel: Die Rolle des Projektmanagers in der digitalen Ära ist eine herausfordernde und spannende Aufgabe, die hohe Anforderungen an die Kompetenzen, das Wissen und die Flexibilität des Projektmanagers stellt. Die heutige Zeit ist geprägt von schnellen Veränderungen, hohem Innovationsdruck und einer zunehmenden Vernetzung von Menschen, Prozessen und Systemen. Der Projektmanager muss in der Lage sein, diese Dynamik zu verstehen, zu antizipieren und zu nutzen, um erfolgreiche Projekte zu realisieren.

Einige der wichtigsten Aspekte, die die Rolle des Projektmanagers in der digitalen Ära beeinflussen, sind:

• Die Anwendung von agilen Methoden und Prinzipien, die eine höhere Anpassungsfähigkeit, Transparenz und Kundenorientierung ermöglichen. Der Projektmanager muss nicht nur die geeigneten Methoden auswählen und anwenden, sondern auch die entsprechende Haltung und Kultur im Projektteam fördern.
• Die Nutzung von digitalen Werkzeugen und Plattformen, die eine effiziente Kommunikation, Kollaboration und Dokumentation im Projekt ermöglichen. Der Projektmanager muss neben den technischen Fähigkeiten, um diese Werkzeuge zu bedienen, auch die organisatorischen und sozialen Fähigkeiten besitzen, um sie sinnvoll einzusetzen.
• Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeit und sozialer Verantwortung. Es gilt nicht nur die ökonomischen Ziele des Projekts zu verfolgen, sondern auch die ökologischen und sozialen Auswirkungen zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rolle des Projektmanagers in der digitalen Ära eine hohe Komplexität und Vielfalt aufweist, die eine ständige Weiterentwicklung und Lernbereitschaft des Projektmanagers erfordert. Der Projektmanager muss ein Experte für Projektmanagement sein, aber auch ein Lernender, ein Innovator und ein Leader.

Steadynews: Wie lässt sich ein Team, besonders in anspruchsvollen Phasen eines Projekts, motivieren?

Dr. Andreas Tremel: Ein Team zu motivieren ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers. Besonders in anspruchsvollen Phasen eines Projekts, wenn die Zeit knapp ist, die Anforderungen sich ändern oder die Ressourcen begrenzt sind, kann die Motivation der Teammitglieder sinken. Um dem entgegenzuwirken, gibt es einige Strategien, die ein Projektmanager anwenden kann.

Zunächst sollte ein Projektmanager für eine klare und realistische Zielsetzung sorgen. Die Teammitglieder sollten wissen, was das Projektziel ist, warum es wichtig ist und wie ihr Beitrag dazu ausfallen sollte.

Zweitens sollte ein Projektmanager für eine gute Kommunikation im Team sorgen. Er sollte regelmäßig Feedback geben und einholen, sowohl positiv als auch konstruktiv. Er sollte auch transparent sein über den Projektstatus, die Herausforderungen und die Lösungsansätze. Eine offene und ehrliche Kommunikation fördert das Vertrauen und die Zusammenarbeit im Team.

Drittens sollte ein Projektmanager für eine angemessene Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sorgen. Er muss die Stärken und Schwächen der Teammitglieder kennen und ihnen Aufgaben zuweisen, die ihren Fähigkeiten und Interessen entsprechen. Er sollte auch darauf achten, dass das Team nicht über- oder unterfordert ist, sondern eine optimale Balance zwischen Herausforderung und Unterstützung findet.

Viertens sollte er für eine positive Arbeitsatmosphäre sorgen. Der Projektmanager sollte das Team als Ganzes wertschätzen und respektieren, aber auch die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Teammitglieder berücksichtigen. Zwischendurch ist etwas Abwechslung und Spaß, zum Beispiel durch Teamevents, Pausen oder kleine Belohnungen, gut. Eine positive Arbeitsatmosphäre steigert die Zufriedenheit und die Bindung der Teammitglieder an das Projekt.

Fünftens sollte ein Projektmanager für eine kontinuierliche Lern- und Verbesserungskultur sorgen. Er sollte das Team ermutigen, neue Ideen auszuprobieren, Risiken einzugehen und aus Fehlern zu lernen. Er sollte auch regelmäßig Reflexionen und Evaluationen durchführen, um die Stärken und Schwächen des Teams zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Eine Lern- und Verbesserungskultur fördert die Innovation und die Anpassungsfähigkeit des Teams.

Steadynews: Wie sollten Unternehmen mit unvorhergesehenen Problemen oder Änderungen im Projektumfang umgehen?

Dr. Andreas Tremel: Unvorhergesehene Probleme oder Änderungen im Projektumfang können jedes Projekt beeinträchtigen und zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen oder Qualitätsverlusten führen. Um solche Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen eine gründliche Planung durchführen, bevor sie ein Projekt starten. Dabei sollten sie den Projektumfang, die Ziele, die Anforderungen, die Ressourcen, die Zeitpläne, die Budgets und die Erfolgskriterien klar definieren. Außerdem sollten sie mögliche Risiken identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen oder Notfallpläne vorbereiten.

Zudem sollten Unternehmen eine effektive Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit den externen Stakeholdern pflegen. Dabei sollten sie regelmäßig den Projektstatus, die Fortschritte, die Probleme und die Änderungsanforderungen berichten und Feedback einholen.

Des Weiteren gilt es, flexibel und anpassungsfähig zu sein, wenn unvorhergesehene Probleme oder Änderungen im Projektumfang auftreten. Man sollte nicht an starren Plänen festhalten, sondern bereit sein, Strategien oder Methoden zu ändern, um auf neue Situationen zu reagieren. Außerdem sollte man die Auswirkungen der Probleme oder Änderungen auf das Projekt analysieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.

Eine kontinuierliche Überwachung und Kontrolle des Projekts, um sicherzustellen, dass es den Erwartungen entspricht und die Qualitätsstandards erfüllt, ist ebenfalls wichtig. Dabei sollten Unternehmen regelmäßig den Projektfortschritt messen, die Leistung bewerten, die Risiken überprüfen und Korrekturmaßnahmen ergreifen. Zudem sollten sie eine systematische Dokumentation des Projekts führen, um alle Aktivitäten, Entscheidungen, Probleme und Änderungen zu erfassen.

Steadynews: Was können Projektmanager aus gescheiterten Projekten lernen?

Dr. Andreas Tremel: Gescheiterte Projekte sind keine angenehme Erfahrung, aber sie können eine wertvolle Lernquelle sein. Unternehmen oder Projektmanager sollten aus ihren Fehlern lernen und versuchen, sie in Zukunft zu vermeiden. Einige mögliche Lektionen aus gescheiterten Projekten sind:

• Die Bedeutung einer klaren und realistischen Projektplanung. Eine schlechte Planung kann zu unrealistischen Erwartungen, unzureichender Finanzierung, mangelnder Kontrolle und schlechter Qualität führen.
• Die Wichtigkeit einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit. Eine gute Kommunikation sollte regelmäßig, transparent, relevant und konsistent sein. Eine gute Zusammenarbeit sollte auf Vertrauen, Respekt, Feedback und gemeinsamer Verantwortung basieren. Schlechte Kommunikation oder Zusammenarbeit kann zu Missverständnissen, Konflikten, Verzögerungen und Frustration führen.
• Die Bedeutung einer kontinuierlichen Überwachung und Anpassung. Die Leistung, der Fortschritt, die Probleme und die Abweichungen des Projekts müssen gemessen und berichtet werden.

Aus gescheiterten Projekten zu lernen bedeutet nicht nur, die Ursachen des Scheiterns zu analysieren, sondern auch die geleisteten Erfolge zu erkennen und zu würdigen. Unternehmen oder Projektmanager sollten sowohl aus ihren Stärken lernen und sie in zukünftigen Projekten nutzen, als auch aus ihren Schwächen lernen, um sie zu beheben. Gescheiterte Projekte sind keine Katastrophen, sondern Chancen für Wachstum und Entwicklung.

Steadynews: Welche Funktionen muss eine gute Projektmanagement-Software bieten?

Dr. Andreas Tremel: Eine gute Projektmanagement-Software ist ein wichtiges Werkzeug für die Planung, Organisation und Kontrolle von Projekten. Sie sollte mindestens folgende Funktionen bieten:

• Eine übersichtliche und anpassbare Benutzeroberfläche, die es ermöglicht, die relevanten Informationen schnell und einfach zu finden und zu bearbeiten.
• Eine flexible und skalierbare Projektstruktur, die es erlaubt, Projekte nach verschiedenen Kriterien wie Phasen, Arbeitspaketen, Meilensteinen oder Aufgaben zu gliedern und zu verknüpfen.
• Eine effiziente und transparente Zeitplanung, die es ermöglicht, die Dauer, den Beginn und das Ende von Projekten und deren Teilaktivitäten zu definieren, zu aktualisieren und zu überwachen.
• Eine umfassende und realistische Ressourcenplanung, die die verfügbaren Ressourcen wie Personal, Material oder Budget erfasst, damit sie verteilt und optimiert werden können.
• Eine integrierte und kollaborative Kommunikation, welche alle Projektbeteiligten über den aktuellen Stand des Projekts informiert, und es möglich macht Feedback einzuholen und Probleme zu lösen.
• Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation, in der sämtliche relevante Daten und Unterlagen zu einem Projekt zentral gespeichert, verwaltet und abgerufen werden können.
• Eine systematische und kontinuierliche Qualitätskontrolle, mit der sich die Qualität der Projektergebnisse messen, bewerten und verbessern lässt.

Eine gute Projektmanagement-Software ist ein unverzichtbarer Helfer für den Erfolg eines jeden Projekts. Sie erleichtert die Arbeit der Projektmanager und der Projektteams und steigert die Effizienz, die Transparenz und die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Steadynews: Braucht heutzutage jedes Unternehmen eine Software für Projektmanagement?

Dr. Andreas Tremel: Eine Software für Projektmanagement bietet, wie eben erwähnt, viele verschiedene Vorteile für Unternehmen, die Projekte durchführen oder daran beteiligt sind. Zum einen ermöglicht sie eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten, indem sie eine zentrale Plattform für den Informationsaustausch und die Dokumentation bietet. Zum anderen erleichtert sie die Organisation und das Management von Projekten, indem sie Funktionen wie Zeitplanung, Budgetierung, Risikoanalyse, Qualitätskontrolle und Reporting anbietet.

Außerdem kann eine Software für Projektmanagement die Produktivität und die Qualität der Projektergebnisse erhöhen, indem sie die Transparenz und die Nachverfolgbarkeit der Projektaktivitäten verbessert und potenzielle Probleme frühzeitig erkennt und löst.

Allerdings bedeutet das nicht, dass jedes Unternehmen eine Software für Projektmanagement braucht. Es gibt einige Faktoren, die bei der Entscheidung für oder gegen eine solche Software berücksichtigt werden sollten. Zum Beispiel hängt es von der Art, dem Umfang und der Komplexität der Projekte ab, die ein Unternehmen durchführt oder an denen es beteiligt ist.

Wenn es sich um einfache oder kurze Projekte handelt, die nur wenige Personen oder Ressourcen erfordern, kann eine Software für Projektmanagement überflüssig sein. In diesem Fall können andere Methoden oder Werkzeuge ausreichen, um die Projekte zu planen und zu steuern. Manchmal reicht beispielsweise schon ein einfacher Redaktionsplan aus.

Ein weiterer Faktor ist die Kosten-Nutzen-Analyse einer Software für Projektmanagement. Eine solche Software kann zwar viele Vorteile bringen, aber auch einiges an Kosten verursachen, sowohl in der Anschaffung als auch in der Wartung und Schulung. Daher sollte ein Unternehmen abwägen, ob die erwarteten Nutzen die Kosten überwiegen oder nicht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Software für Projektmanagement viele Vorteile für Unternehmen bieten kann. Jedoch sollte jedes Unternehmen individuell prüfen, ob eine solche Software für seine spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen geeignet ist oder nicht. Empfehlenswert ist es auch, sich einfach mal unverbindlich mit einem Anbieter von Projektmanagement-Software zu unterhalten, um herauszufinden, wie einem solch eine spezialisierte Software helfen kann.

Selbst in recht kleinen Unternehmen müssen schließlich zunehmend komplexere Projekte umgesetzt werden, bei denen es viel zu berücksichtigen gibt. Ein gutes Projektmanagement hilft ihnen, teure Fehler zu vermeiden.

Steadynews: Vielen Dank für die Beantwortung der Fragen!