ERP-Systeme: Sinnvoll für kleine Unternehmen?

Kleine und mittelständische Unternehmen haben es im Arbeitsalltag nicht immer leicht. Schließlich fallen für sie meist die gleichen Verwaltungsaufgaben an wie bei der größeren Konkurrenz. Dennoch ist es bei kleinen Betrieben oft der Fall, dass der Personalpool recht überschaubar ist und durch ein begrenztes Budget mehrere Aufgaben an einer Person hängen bleiben. Stress ist so schnell vorprogrammiert, was effizientes Arbeiten oft erschwert.

Dabei gibt es auf dem Softwaremarkt mittlerweile eine Lösung, mit der Firmen koordinatorische Aufgaben schneller und besser erledigen können: ERP-Systeme. Doch lohnt sich deren Anschaffung überhaupt für KMU? Die meisten Angebote zielen vornehmlich auf große Betriebe mit mehreren Abteilungen und Hierarchieebenen ab. Dennoch lautet die Antwort ganz klar „Ja“. Wir zeigen, warum auch mittelständische Firmen vor den drei Buchstaben nicht zurückschrecken müssen und was bei der Suche nach einem ERP-System wichtig ist.

Begriffserklärung

Doch bevor es ans Eingemachte geht, muss zunächst geklärt werden, worum es sich bei einem ERP-System überhaupt handelt. Die drei Buchstaben stehen für „Enterprise Ressource Planning“ und fassen ganz gut den grundsätzlichen Nutzen dieser Anwendung zusammen: Die optimale Planung des Ressourceneinsatzes innerhalb eines Betriebs. Und genau das macht ERP für viele Unternehmen so attraktiv. Schließlich werden sie als eine Art Schaltzentrale implementiert, welche konstant Daten auswertet und so Koordinations- und Abstimmungsprozesse optimiert oder gar automatisiert. Das ein solches System nur schwer greifbar ist, gestaltet sich ein Definitionsversuch nicht einfach. Ein nützlicher ERP-Leitfaden gibt Interessenten jedoch Orientierungshilfe.

Am Anfang heißt es suchen

KMU, die sich für eine solche Anwendung interessieren, sollten sich jedoch nicht völlig unvorbereitet für irgendein Programm entscheiden. Zunächst muss sichergestellt werden, dass das jeweilige ERP-System auch tatsächlich zum eigenen Betrieb passt. Der erste Schritt lautet deshalb: Informieren und vergleichen, denn die Angebotspalette auf dem Softwaremarkt wächst ständig weiter. Einen ersten Überblick bringen z.B. Vergleichsseiten im Internet, Fachzeitschriften oder Gespräche mit Geschäftspartnern und Branchenkollegen.

Was muss das ERP-System können?

Im Vergleich zu größeren Konzernen spielt sich bei mittelständischen Firmen alles in einem kleineren Rahmen ab. Es muss deshalb nicht gleich die umfangreiche All-in-one-Lösung sein. Dennoch sollte sich die Anwendung der Wahl durch folgende Merkmale auszeichnen:

• Modularer Aufbau: ERP bedeutet nicht, dass sofort alle Unternehmensbereiche drastisch umgekrempelt werden müssen. Zu Beginn kann es bei KMU völlig ausreichen, beispielsweise die Buchhaltung mit Hilfe einer solchen Anwendung abzuwickeln. Wächst das Unternehmen weiter, kann das System an neue Anforderungen angepasst werden.
• Mobiler Zugriff: Online shoppen, Mails checken oder Zugtickets buchen – all diese Dinge erledigen Menschen mittlerweile mit Smartphone oder Tablet. Warum also nicht auch Aufgaben wie Lager- oder Rechnungsprüfung? Mittlerweile gibt es viele Tools, die den Zugriff via Cloud ermöglichen. So kann man bequem von unterwegs arbeiten.
• Gibt es Support?: Wie jede Software sind auch bei ERP immer mal wieder Updates nötig. Deshalb sollte man im Vorfeld bereits prüfen, ob Anbieter diesen Service übernehmen und ob hier eventuell Extrakosten entstehen. Zudem ist speziell während der Implementierung ein direkter Ansprechpartner unverzichtbar, der offene Fragen schnell beantwortet. Kostenlose Standardlösungen sind für kleinere Firmen deshalb nicht zu empfehlen, da meist kein individueller Service möglich ist.
• Mitarbeiter schulen: Damit der Arbeitsalltag trotz neuer Software nicht ins Stocken kommt, muss natürlich auch die Belegschaft den Umgang mit dem neuen Tool erlernen. Aus diesem Grund ist es wichtig, bestimmte Mitarbeiter für das Change Management Sie sind für die anderen Angestellten die Ansprechpartner und sorgen so dafür, dass das System möglichst reibungslos im Unternehmen eingeführt wird.

Nicht nur Großkonzerne profitieren von ERP

Zusammengefasst kann ERP sowohl für kleine als auch mittelständische Unternehmen eine lohnende Investition sein. Zum einen bringt die Digitalisierung ständig neue Technologien hervor. Wer also bis jetzt immer noch hauptsächlich analog arbeitet und sich vor Veränderungen verschließt, wird irgendwann den Anschluss verpassen. Zum anderen verfügen solche Systeme über zwei große Vorteile: Zeitersparung und eine massive Effizienzsteigerung. Wie bereits erwähnt, müssen KMU nicht auf einen Schlag alle Workflows komplett über den Haufen werfen. Dennoch bringt ERP im Tagesgeschäft einige Erleichterungen mit sich, die das Arbeiten einfacher machen.