Das neue Jahr ist da und es ist Zeit, sich von alten Unterlagen zu trennen. Welche Unterlagen man als Unternehmer getrost in den Shredder packen kann und welche nicht verrät eine Checkliste des Haufe-Verlags.
Dabei ist die Fristwahrung durchaus entscheidend. Kaufleute bzw. Unternehmer müssen laut Handels- und Steuerrecht Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Frist beginnt immer mit dem Schluss des Jahres und dazu zählt unter anderem dass der letzte Eintrag in den Geschäftsbüchern erfolgt ist, der Abschluss festgestellt wurde, das Inventar erstellt wurde oder dass Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. versandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.
Mit dem Beginn des Jahres 2012 können entsorgt werden:
- Geschäftsunterlagen, die 2001 oder früher erstellt wurden. Darunter fallen unter anderem Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
- 2005 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge.
- Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.
Ausnahmen von der Regel
Allerdings gibt es Ausnahmen von den Regelfristen. So läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und wenn die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das heißt, wenn die Unterlagen für folgende Dinge noch benötigt werden, sollten sie aufbewahrt werden:
- für eine begonnene Außenprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder
- zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.
Eine Checkliste über alle Dokumente, die in diesem Jahr entsorgt werden können bietet der Haufe-Verlag als PDF zum Download an.
Quelle: Haufe
Dann leg ich mal los und schaffe Platz im Archiv und vernichte alle Akten ab 2001.