Geschäftsbriefe, ob per Post oder als E-mail, sind durchaus entscheidend für eine nachhaltig postive Geschäftsbeziehung. In den letzten Jahren hat sich beim „Geschäftsbrief-Knigge“ Einiges geändert. Heute sind Geschäftsbriefe sogar für das Image eines Unternehmens verantwortlich – über die Korrespondenz hat ein Unternehmen die Möglichkeit, sich von den Mitbewerbern positiv abzuheben.
In der Financial Times geben Anke Quittschau und Christina Tabernig Tipps für den richtigen Stil in der Korrespondenz. Man schreibt modern, persönlich, freundlich, klar, motivierend, kurz und optimistisch.
Regel Nr. 1: aktivieren Sie für Ihre E-Mails ein Rechtschreibprogramm. Rechtschreib- und Grammatikfehler werden auch im Mailverkehr als unangenehm empfunden – wenn sie sich auch nicht ganz vermeiden lassen, sollte man sich zumindest bemühen, sie zu umgehen.
Regel Nr.2: vermeiden Sie Phrasen, Umschreibungen, leere Worte. Kurze Sätze ohne Fremdworte, die auf bürokratische Ausdrücke verzichten, klingen souverän, persönlich und geben klar wieder, worum es geht.
Regel Nr.3: auch negative Nachrichten kann man positiv formulieren. Geben Sie sich Mühe, auch unangenehme Botschaften (wie einen nicht einhaltbaren Liefertermin) positiv zu formulieren. Vermeiden Sie Worte wie „leider“ „zu unserem Bedauern“ „müssen“ und „sollten“.
Regel Nr.4: stellen Sie den Adressaten in den Mittelspunkt – nicht sich oder Ihr Unternehmen. Sprechen Sie den Kunden direkt an, vermeiden Sie „wir“-Formulierungen – diese klingen von oben herab und unnahbar. Setzen Sie auf Dialog und Fragen ohne Umwege („Was meinen Sie dazu?“)
Regel Nr. 5: vermeiden Sie Passiv-Formulierungen. Bei indirekten Sätzen und Passiv-Formulierungen wirkt ein Schreiben, als wollte sich der Absender hinter einer Aussage verstecken. Sinnvoll sind passive Sätze allerdings dann, wenn der Adressat unbekannt ist, unwichtig -oder abgewiesen werden soll.
Regel Nr. 6: schreiben Sie modern – ein wenig „amerikanisch“. Ausdrücke wie „Hochachtungsvoll“ sind völlig aus der Mode, schön hingegen ist „Freundliche Grüße“ oder sogar „Herzliche Grüße“. Bei der Anrede allerdings kommt man um das „Sehr geehrte…“ im Geschätfsbrief kaum herum – nur in formlosen E-Mails kann man auch ein „Hallo“ verwenden- wenn das Vertrauensverhältnis gut genug ist.
Weitere Tipps für den korrekten modernen Geschäftsbrief in der FTD
