Social Media Marketing: Wie können Kunden den Content für Posts senden als Datei?

Viele freiberufliche Social Media Manager kennen das: Sie haben einen oder mehrere Kunden, für die sie bei Facebook und Co Content einstellen und sind angewiesen auf die Zusendung von Texten. Bildern, Videos. Mit technikaffinen Kunden ist das wenig problematisch: Da kann man ein Projektmanagement-Tool wie Trello verwenden – oder noch besser teilt man sich einen Redaktionsaccount über Anbieter wie Hootsuite, Buffer, Tweetdeck oder Blog2Social – und verwaltet gemeinsam die Facebook-Fanpage und den Instagram Account.

Doch was tut man, wenn man eher konservative Kunden hat, die sich damit völlig überfordert fühlen? Die gerade deswegen einen Freiberufler oder eine Agentur beauftragen, weil sie sich nicht einarbeiten wollen in die verschiedenen Tools und Netzwerke? Hier einige Möglichkeiten, wie man diese Aufgabe lösen kann, ohne im Chaos zu versinken:

Dateien senden über E-Mail

Die einfachste und „primitivste“ Form, an Dateien und Aufträge zu kommen, ist natürlich weiterhin die E-Mail. Ich bin sicher, dass allein bei der Überschrift viele Social Media Manager aufstöhnen,weil sie das so gut kennen. Doch was soll man machen? Wenn man es mit Kunden aus dem analogen Zeitalter zu tun hat, muss man diese so nehmen wie sie sind. Und einen Vorteil hat die E-Mail: Jeder kann es bedienen.

Vorteile der E-Mail:

• Jeder Internetuser kann E-Mails bedienen und weiß, wie man dort Anhänge verschickt.
• Die E-Mail ist ein rechtsgültiges Dokument. Sollte mal ein Kunde ein abmahnfähiges Dokument (z.B. ein urheberrechtsgeschütztes Bild, einen unrechtmäßig kopierten Text oder ein Video, das Persönlichkeitsrechte verletzt) senden mit dem Auftrag, dies im Blog, bei Facebook, Twitter oder wo auch immer zu veröffentlichen, hat man einen Beweis, der vor Gericht Bestand hat (bitte Vertrag entsprechend formulieren, was die Verantwortung für Content betrifft!)
• Über die Suchfunktion sind ältere E-Mails bei den meisten Anbietern gut findbar
• E-Mail-Provider entsprechen womöglich den EU-Datenschutzbestimmungen und versenden keine Daten ins Ausland.

Nachteile der E-Mail:

• Größere Anhänge werden womöglich nicht versendet.
• Die Archivierung kann bei häufigen Post-Aufträgen sehr umständlich werden.
• Eine einheitliche Strukturierung ist vielleicht schwer durchzusetzen.
• E-Mails verführen zu längeren Hin- und Her-Nachfragen.
• Korrekturen sind schwer zu finden.
• E-Mails verführen die Kunden, immer nur dann zu liefern, wenn man sie per E-Mail andauernd daran erinnert.

Dateien senden über WhatsApp

Da man nun auch Textdateien über WhatsApp senden kann, ist das ein sehr bequemer Weg für den Kunden, „mal eben“ und spontan ein Foto, ein kleines Video und weitere Anhänge zu senden. Neben der E-Mail ist WhatsApp das Bekannteste und Vertrauteste Medium im Internet. Auch ältere Menschen nutzen WhatsApp sehr gern.

Vorteile der WhatsApp-Kommunikation:

• Der Social Media Manager kann direkt aus der Message heraus die Dateien in der Dropbox oder bei Google Drive speichern.
• Man kann Gruppen einrichten – zum Beispiel, wenn man aus einem Verein oder einer anderen Organisation mehrere Content-Lieferanten hat und die anderen auch an den Prozessen beteiligt sein möchten.
• Klappt wunderbar von unterwegs, da man normalerweise WhatsApp vom Smartphone aus nutzt.
• Senkt die Hemmschwelle des Kunden, spontan mal ein Foto oder ein kleines Video zu produzieren und als Content zu Verfügung zu stellen.

Nachteile der WhatsApp-Kommunikation:

• Wie Jeder sich denken kann, wächst dem Social Media Manager sehr schnell die Masse an Kommunikation über den Kopf
• Es ist schwierig, bei Rechtsstreitigkeiten eine WhatsApp-Kommunikation als Beweismittel einzubringen.
• Die Webversion von WhatsApp ist noch eine unprofessionelle Behilfslösung, Datenschutz ist nicht gegeben, Dateien werden in die USA geliefert usw.

Dateien senden über Dropbox

Immer mehr Menschen kennen und nutzen die Dropbox, um ihre Dateien über die Cloud zu sichern. Sollten Ihre Kudnen mit der Dropbox vertraut sein, kann man sich gemeinsam ein Ordnungssystem überlegen, das für den Social Media Manager händelbar ist. Hat man mehrere Kunden, kann für Jeden ein gemeinsam genutzter Ordner angelegt und verwaltet werden

Vorteile der Dropbox:

• Die Dateien liegen in der Cloud und können dort sehr gut verwaltet werden. Man nutzt mit dem Kunden gemeinsam einen Ordner, den beide bearbeiten können.
• Die Content-Lieferung liegt beim Kunden. Das fördert die Disziplin und Eigenverantwortung für die Content-Lieferung.
• Größere Dateien wie Videos belasten den Dropbox-Speicher erheblich. Wahrscheinlich muss der Social Media Manager eine kostenpflichtige Dropbox-Version wählen, da die kostenfreie Dropbox nicht ausreicht.
• In der Dropbox liegen nur die Dateien – jede Art von zusätzlicher Kommunikation erfolgt über einen anderen Weg – so ist alles ordentlich getrennt.

Nachteile der Dropbox:

• Zusätzliche Kosten für den Social Media Manager, da er sicher die kostenpflichtige Version der Dropbox braucht (der Beleg ist für die Steuer schwer absetzbar).
• Da Kommunikation und Dateien getrennt sind, kann der reibungslose Verlauf kompliziert werden.
• Da es um Posts bei Facebook, Twitter und Co geht, sammeln sich in Kürze Unmengen an Dateien an.
• Nicht so praktisch für kurze, spontane, schnelle Posts, da jede Datei sehr sorgfältig benannt und datiert sein muss
• Korrekturen von Datein in der Dropbox sind umständlich. Das gemeinsame Bearbeiten von Tabellen (zum Beispiel Redaktionsplänen in excel) ist in der Dropbox schwieriger als bei Google Drive,

Dateien senden über Google Drive

Google Drive ist großartig, um kollaborativ gemeinsam zu arbeiten. Der kostenlose Speicherplatz ist sehr viel größer als bei der Dropbox. Man kann in Echtzeit Dateien im Team bearbeiten – zum Beispiel während einer Video- oder Telefonkonferenz. Doch man muss sich dort intensiv einarbeiten, da die Funktionen sehr umfangreich sind und nicht so leicht zu verstehen. Außerdem braucht man Übung, um sich nicht über die ein oder andere Merkwürdigkeit zu wundern und daran zu verzweifeln. Wie immer sind komplexe Systeme einarbeitungsintensiver als einfache. Darum gehe ich davon aus, dass Kunden, die Google Drive verstehen auch direkt über Trello, Hootsuite etc. mitarbeiten können – was gemeinsam mit Google Drive ein perfekter To-Do- Baukasten sein kann, wenn alle im Team es wirklich nutzen.