Der elektronische Briefverkehr ist aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Doch viele E-Mails sind überflüssig oder sogar kontraproduktiv. Besonders unangenehm ist es, wenn sich der Empfänger von einer E-Mailgestört fühlt -z.B.weil er sich zu einer (überflüssigne) Antwort-Mail genötigt sieht. E-Mails sind immer dann praktisch und angebracht, wenn sie sachlich, kurz, informativ und nicht durch ein Telefonat ersetzbar sind – vor allem, wenn sie einen weiterführenden Link enthalten. Der VNR-Verlag gibt Tipps, wann E-Mails überflüssig, ersetzbar oder sogar störend sein können.
Welche E-Mails besser nicht geschrieben werden sollten:
- einfache „Dankeschön“ Mails: danken kann man immer besser persönlich oder per Telefon. Per Mail sollte man nur dann danken, wenn es wirklich im konkreten Fall das beste Medium dafür ist
- Kritik-Mails: gerade für die Äußerung von Kritik ist der persönliche, direkte Kontakt wichtig. Schriftlich geäußerte Kritik bleibt für immer bestehen, so kann eine nebenbei geäußerte Kritik eine nicht mehr auzuradierende Kränkung auslösen. Außerdem ist Kritik häufig kontraproduktiv, da der Adressat automatisch in die Verteidigungsposition geht und selbst nach Grund zu Kritik beim „Agressor“ forscht – das vergrößert die Unstimmigkeit unnötig.
- E-Mails, die Entscheidungen von mehreren Personen erfordern: gerade Entscheider sehen sich bei schriftlich geforderten Entscheidungen fast immer genötigt, auf das Ergebnis Einfluss nehmen zu wollen, schon allein aus politischen Gründen. Diese Einflussnahme wird das Gesamtergebnis nur negativ beeinflussen. Besser die Vorarbeit persönlich, direkt und/oder telefonisch erledigen und nur abgesprochene Ergebnisse schriftlich übermitteln
- Eilige E-Mails: wirklich eilige Angelegenheiten (wie eine kurzfristige Terminverschiebung) sollten in jedem Fall persönlich oder per Telefon besprochen werden. Man kann nie davon ausgehen, dass der Adressat seine E-Mails zeitnah liest.Viele Manager lesen ihre Mails nur 3 bis 4 Mal täglich, außerdem können jederzeit Serverprobleme auftreten.
