Buchhaltung, Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung – oft sind es diese Bereiche, die Jungunternehmern Probleme bereiten. Diese Aufgaben müssen neben dem eigentlichen Kerngeschäft erledigt werden, und der zeitliche Aufwand, den sie erfordern, wird oft unterschätzt. Gerade in der Anfangszeit kann er sehr groß sein, denn ohne Vorerfahrung ist es kompliziert, diese Dinge korrekt zu erledigen.
Ein kleiner Teilaspekt, bei dem man eigentlich keine Probleme erwarten sollte, ist das Schreiben von Rechnungen. Dennoch ist
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es keine Seltenheit, dass Gründer sich damit schwer tun. Damit eine Zahlungsaufforderung vor dem Finanzamt Bestand hat, müssen nämlich diverse Pflichtangaben enthalten sein. Welche das sind, wollen wir hier erklären.
Was auf der Rechnung erscheinen muss
Beginnen wollen wir dabei mit dem Regelfall, sprich einer Rechnung, die den Betrag von 150 € übersteigt und in der Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. In diesem Fall müssen die folgenden Angaben zwingend enthalten sein, wenn spätere Probleme mit dem Fiskus vermieden werden sollen.
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers
- Einmalig vergebene Rechnungsnummer (muss nicht zwangsläufig fortlaufend sein)
- Steuernummer des Ausstellers
- Rechnungsdatum
- Artikelbezeichnung und Menge der gelieferten Artikel/erbrachten Dienstleistungen
- Lieferzeitpunkt/ Zeitpunkt der Leistung
- Nettorechnungsbetrag + Umsatzsteuer
- Gegebenenfalls Rabatte und Ähnliches
- Spätester Zeitpunkt der Zahlung
Eine Vorlage, die all diese Angaben enthält und rechtlich somit absolut wasserdicht ist, kann hier kostenlos heruntergeladen werden.
Ausnahmen von dieser Regel
Es gibt zwei Fälle, in denen diese Angaben nicht unbedingt enthalten werden müssen, damit die Rechnung einer eventuellen Überprüfung durch das Finanzamt standhält.
Kleinstbeträge
Es ist weiter oben schon kurz angeklungen: Die beschriebenen Regeln greifen erst dann, wenn der Rechnungsbetrag höher als 150 € ist. Wird diese Grenze unterschritten, spricht man von einem sogenannten Kleinstbetrag. Die Rechnung muss dann lediglich diese Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens
- Rechnungsdatum
- Menge und Bezeichnung der Artikel/Leistungen
- Der Bruttobetrag und die dahin enthaltene Umsatzsteuer
Umsatzsteuerbefreiung
Als Kleinunternehmer darf man in seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und kann die Angaben, die damit zu tun haben, einfach weglassen. Alle anderen Pflichtangaben müssen dagegen berücksichtigt werden.
Der Begriff Umsatzsteuerbefreiung ist dabei ein wenig irreführend, da es sich nicht um eine Befreiung im eigentlichen Sinne handelt. Der Hinweis „Umsatzsteuerfreie Leistung nach §19 UStG“ sollte also nicht vergessen werden.
Hilfe bei der Rechnungserstellung
Es kann schon bei Rechnungen im Inland hilfreich sein, aber spätestens dann, wenn man mit internationalen Geschäftspartnern zusammenarbeitet, sollte man sich ein Rechnungsprogramm zulegen. Die verschiedenen Vorschriften sind zu vielseitig und kompliziert, als dass man sie jederzeit komplett im Kopf haben könnte. Mit Hilfe einer Fakturierungssoftware hat man dieses Problem nicht und kann in jedes Land vorschriftsgemäße Rechnungen schicken, ohne sich vorher mühsam in die entsprechenden Gesetze einlesen zu müssen.
Neben unzähligen Vorlagen bieten solche Programme meist auch Schnittstellen zum Online-Banking sowie ein integriertes Mahnwesen. Es erinnert in regelmäßigen Abständen an offene Forderungen, so dass säumige Kunden immer wieder an die fälligen Beträge erinnert werden können.
Beispiele für Fakturierungsprogramme
Open3a
Hierbei handelt es sich um ein kostenloses Open-Source-Programm, das die wichtigsten Grundfunktionen enthält. Gegen Bares können Zusatzpakete erworben werden, die unter anderem ein Mahnwesen enthalten.
Lexware faktura+Auftrag
Die Freiburger Softwareschmiede bietet ein ideales Rechnungsprogramm für kleine und mittelständische Unternehmen. Mahnwesen, Online-Banking und DATEV-Schnittstelle sind nur einige der zahlreichen Features, die mit Hilfe der passenden App auch unterwegs genutzt werden können.
Dieser Beitrag entstand in freundlicher Zusammenarbeit mit Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
