Angebot, Bestellung, Autragsbestätigung: Tipps für Existenzgründer

Viele Existenzgründer haben kein ausreichendes kaufmännisches Wissen, wenn sie den Schritt in die Selbständigkeit wagen. Zwar gibt es für die meisten Gründer gute Zuschüsse beim Start für ein intensives Coaching: KfW-Gründercoaching Deutschland – doch eine komfortable Büroorganisation sowie eine professionelle Angebotsverfolgung sind seltener Bestandteil der Coaching-Inhalte. Hier ein kleiner Überblick zum Thema: Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung

Angebots-Vorbereitung:

Dem Angebot voraus geht in der Regel eine Anfrage. Die Anfrage ergibt sich entweder aus einer werbenden Tätigkeit Ihrerseits (Akquise, Werbung, Internet-Auftritt) oder durch eine Empfehlung durch Kunden, Netzwerkpartner, Freunde  etc.  In jedem Fall sollten Sie den potentiellen Kunden besuchen und die genauen Bedürfnisse erkunden.

Schreiben Sie sich alle Informationen auf. Seien Sie vorsichtig mit eigenen Vorschlägen, Ideen, „Verbesserungen“. Sehr wenige Menschen schätzen es, wenn man ihnen Ideen „überstülpt“. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Kunde weiß, was er will. Ihr Job ist es, ein umfassendes Bild von seinen Bedürfnissen zu erhalten – nicht mehr und nicht weniger.

Das Angebot:

In einem Angebot werden die Bedingungen festgesetzt, unter denen eine Leistung erbracht wird. Ein Angebot kann auch mündlich, telefonisch oder per Mail erfolgen. Für den Anbieter ist das Angebot verbindlich.

Man kann diese Verbindlichkeit nur durch einen Zusatz (Freizeichnungsklausel) verhindern. Klauseln sind etwa „unverbindlich, freibleibend, ohne Gewähr, solange der Vorrat reicht…“ Ob man, etwa als typischer Dienstleister im Business-Bereich, solch eine Klausel einfügen will, ist fraglich. Kunden werden dies sicher nicht mögen.

Bei einem schriftlichen Angebot sollten möglichst alle Einzelheiten formuliert werden:

• genaue Beschreibung der Leistung/ des Produkts
• Menge und Preis
• Erfüllungsort, Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt
• Lieferzeit
• Zahlungsbedingungen
• weitere Regeln und AGB

Das Angebot dient also dazu, ein verbindliches Bild zu zeichnen, damit der potentielle Kunde genau weiß, was ihn erwartet. Häufig holt sich der Interessent mehrere Angebote ein. Dabei ist nicht nur der Preis entscheidend für den Zuschlag!

Wichtig beim schriftlichen Angebot ist die Form (freundlich, höflich, sympathisch), die Professionalität des Schreibens (wer möchte schon mit Anfängern zu tun haben, die am Ende nicht in der Lage sind, den Auftrag zu erfüllen!) und die exakte Leistungsbeschreibung. Kunden wünschen Transparenz, Zuverlässigkeit und Vertrauen. Das alles sollte aus dem Angebot hervorgehen.

Die Bestellung:

die Bestellung ist ein Schreiben, das vom Kunden unterschrieben wird. Nicht immer ist eine Bestellung angebracht. Bei Produkten (Waren) ist sie selbstverständlich. Bei B2B-Dienstleistungen sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Ziel die Bestellung verfolgt. Denn unter Voll-Kaufleuten gilt auch eine mündliche Auftragsbestätigung als bindend

Eine Alternative für Dienstleister, die sehr komplexe Leistungen erbringen (z.B. Webdesigner, Programmierer) kann ein Pflichtenheft sein. Der Auftragnehmer erstellt dieses Pflichtenheft und lässt es sich vom Auftraggeber unterzeichnen. Nähere Angaben zum Pflichtenheft finden Sie bei Wikipedia

Die Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist nichts weiter als eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“. Diese Bestätigung ist nur dann sinnvoll, wenn sich der Auftragnehmer von der Willensäußerung des Auftraggebers überzeugen will.  Die Auftragsbestätigung darf nicht vom vorhergehenden Angebot abweichen, sonst wird sie automatisch zum neuen Vertragsangebot und ist erst gültig, wenn der Auftraggeber sein Einverständnis gegeben hat.

Schweigt der Auftraggeber zu einer veränderten Auftragsbestätigung, ist kein Vertrag zustande gekommen. Entspricht die Auftragsbestätigung dem Angebot – und bezieht sie sich auf das Angebot, ist keine Bestätigung des Kunden erforderlich.

Eine Auftragsbestätigung ist dann sinnvoll, wenn der Auftraggeber die Bestellung mündlich erteilt hat. Wenn es kein schriftliches Angebot gibt, sollte ebenfalls die Auftragsbestätigung alle Punkte des Vertrages minutiös aufzählen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.