Wenn unbezahlte Rechnungen eingefordert werden müssen, ist das gerade bei Stammkunden eine unangenehme Aufgabe. Sehr leicht kann man Fehler machen, die dazu führen, Bestandskunden zu verlieren. Das Online-Portal haufe.de hat eine Checkliste mit sechs Schritten zum perfekten Inkasso veröffentlicht.
1. Schritt
Grundsatz jedes guten Forderungsmanagement ist eine zuverlässige, schnelle, eindeutige Rechnungslegung. Zahlungskonditionen müssen klar definiert sein. Mit Nachlässen und Sonder-Konditionen zeigen Sie Ihre Professionalität, belegen, dass Sie Wert auf pünktliche Zahlungen legen – und motivieren Ihre Kunden zu einer unverzüglichen Begleichung der Rechnung.
2. Schritt
Der persönliche Kontakt zum Kunden bzw. zu den zuständigen Sachbearbeitern beschleunigt Zahlungen ebenfalls. Pflegen Sie Ihre Kunden, denn Sympathie ist und bleibt der wichtigste Baustein für eine ungetrübte Geschäftsbeziehung.
3. Schritt
Bei Zahlungsverzug sollten Sie sehr schnell tätig werden. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Kunde versehentlich die Begleichung der Rechnung übersehen hat. Seien Sie freundlich, verständnisvoll – aber setzen Sie schriftlich eine ganz eindeutige kurze Frist zur Zahlung
4. Schritt
Sollte die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, werden Sie bei der zweiten und dritten Mahnung deutlich. Zeigen Sie mögliche Konsequenzen auf. Verschieben Sie auf keinen Fall die Mahnungen nach hinten – bleiben Sie zeitlich konsequent und unbeirrbar.
5. Schritt
Nun ist es Zeit, telefonisch die Mahnungen zu untermauern. Falls Sie Wert auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihrem Schuldner legen, können Sie über einen telefonsichen Kontakt spontan die richtige Ansprache variieren – falls Sie das nicht befürchten, können Sie durch die direkte Konfrontation sehr wirksam Druck ausüben.
6. Schritt
Schalten Sie spätestens jetzt ein Inkasso-Unternehmen ein (besser schon ab der 2. Mahnung). So trennen Sie die Rollen zwischen Ihnen als Geschäftspartner – und dem unschönen Inkasso. Sie können dem Kunden gegenüber gelassen und freundlich bleiben – das Inkasso-Büro wird nicht direkt mit Ihnen in Verbindung gebracht.
