Sponsored Post: Preise, Leistungen, Konditionen: Büroservice und Telefonservice als externer Dienstleister. Vor einigen Jahren gründete Kerstin Eickworth in Dortmund. Seit 7 Jahren ist sie mit dem Unternehmen viaphona auf dem Gebiet des Telefon-Marketings tätig und weiß, wie wichtig und effizient dieser „gute Draht“ zum Kunden ist. Seit dem ist das Unternehmen ständig gewachsen und die engagierte Frau mit den vielen Ideen beschäftigt heute zwei Mitarbeiterinnen.
Die Geschäftsfelder sind gegliedert in die Bereiche Telefon-Marketing und Telefon-Training über www.viaphona.de, Kerstin Eickwort bietet aber auch einen Büro-Service an: www.luther-vagts.de. Beim Büro-Service liegt der Schwerpunkt auf dem Bereich Telefon-Service und der Anrufweiterschaltung. Serviceorientierte, individuelle, passgenaue Dienstleistungen anzubieten, das genau ist das Anliegen von Kerstin Eickworth. 
SteadyNews sprach mit Kerstin Eickworth über Kunden, Preise, Konditionen – und ob ein externer Sekretariatsservice auch für Existenzgründer erschwinglich ist.
Frage: Kerstin, wir alle wissen, dass Unternehmen heute sehr viel flexibler agieren müssen als noch vor zehn Jahren. Ist das ein Grund, warum viele – vor allem kleine – Firmen auf externe Dienstleister wie Dich zurückgreifen?
Kerstin Eickworth: Unternehmen müssen heute flexibel sein, dies ist richtig, aber vor allem serviceorientiert. Dies bedeutet, über eine größere Zeitspanne für Kunden erreichbar zu sein. Und dies nicht mit einem AB oder einer Mailbox. Wir sehen uns sowohl als alleinige Lösung wie auch als Ergänzung zu Mitarbeiter/ innen. Unser Service geht über 45 Stunden in der Woche. Da decken wir Rand- und Fehlzeiten ab.
Eine gelungene kundenorientierte / serviceorientierte Ergänzung: effektiv und kostengünstig.
Frage: Welche Branchen sind in erster Linie Kunden, die Euren externen Büroservice nutzen? Kannst Du einen Überblick geben, unseren Lesern Abläufe und Vorteile beispielhaft vorstellen? Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Eure Kunden in der Regel und welche speziellen Wünsche sind mit den Unternehmensgrößen verbunden?
Kerstin Eickworth: Wir arbeiten brachenübergreifend. Unsere Kunden sind Rechtsanwälte, Handwerksbetriebe aus allen Bereichen, kleinere Industrieunternehmen, Praxen, und, und, und.
Oft handelt es sich um Unternehmen und Existenzgründer, für die sich ein eigenes Sekretariat nicht rechnet. Auch Freiberufler und Gründer schätzen unsere Präsenz und Zuverlässigkeit. Genauso wie eine therapeutische Praxis und eine Sprachschule, die mit uns Randzeiten abdeckt.Wir sichern Erreichbarkeit von 8-17 Uhr, Montags bis Freitags, jeden Tag. Dies heißt 45 Stunden die Woche! Für die Einen sind wir ein sprechender AB, für die Anderen übernehmen wir die Vorzimmerfunktion.
Wie das geht?
Wir teilen den Kunden eine Nebenstellen-Nummer zu. Diese wird als Ziel-Nummer in die Telefon-Anlage eingegeben. So können wir sofort erkennen für welchen Kunden ein Anruf eingeht und uns in seinem Namen melden.
Wir
- nehmen die Anrufe auf, erfragen Stichworte und protokollieren diese
- informieren per Fax, E-Mail, oder SMS
- verbinden wichtige Gespräche zu Ihrem mobilen Telefon
Unser-Team ist so flexibel, dass auch schon mal ein Kunde von unterwegs anruft und darum bittet, eine Notiz zur eigenen Gedächtnisstütze auf das Protokoll zu schreiben. So ist alles Wichtige notiert und der Kunde hat es aus dem Kopf. Dann sind wir als engagierter Dienstleister zufrieden, dass unser Konzept des passgenauen Sekretariats aufgeht.
Das Tagesprotokolle gibt Auskunft über alle Aktivitäten für den jeweiligen Betrieb. Transparenz ist uns wichtig.
Gefahr im Verzug? Ein Anrufbeantworter reagiert nicht, wir schon.
Und natürlich verfügt unser Team über das nötige Hintergrundwissen, um die eingehenden Anrufe kompetent zu bearbeiten. Von manchen Kunden haben wir Briefpapier und Prospekte vorliegen, die wir dann versenden.
Frage: Gerade Existenzgründer haben häufig das Problem, dass sie ständig erreichbar sein sollten für Interessenten – aber noch keine Mitarbeiter für diese wichtigen Aufgaben beschäftigen können. Kannst Du uns etwas über Preise erzählen? Was kostet eine Rufumleitung, wie berechnet Ihr das Rechnungswesen – und in welcher Größenordnung bewegen sich Akquisitionskampagnen – vom Konzept bis zur Dokumentation?
Kerstin Eickworth: Nicht nur Existenzgründer sollten auf jeden Fall erreichbar sein. Viele meinen, Sie müssten es als Inhaber/-in selbst sein. Doch besser ist : das Unternehmen ist erreichbar. Wenn Ausarbeitungen erstellt werden müssen sollte der Inhaber die Möglichkeit haben, sich darauf zu konzentrieren. Wenn er/sie einen Kunden berät, sollte dies ohne störendes Klingel erfolgen.
Unsere Kunden können jederzeit spontan umschalten und wissen ein professionelles Sekretariat hinter sich. Service und Qualität, die sich für jedes Unternehmen auszahlt. Gleichzeitig wirkt das Unternehmen aber „größer“ mit Mitarbeitern.
Kosten:
Für diese Bereitschaft berechnen wir eine Pauschale. Dazu kommen leistungsabhängige Beträge, die tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungen: die Zahl der angenommenen Anrufe und der Protokolle pro Tag. Genauso natürlich auch Sonderaufgaben z. B. Auftragstelefonate, wenn wir Kunden anrufen und informieren sollen. Wir sind ja ein Sekretariat- Wir nehmen für manche Kunden 50 Anrufe im Monat entgegen, für andere 300. Generell können wir sagen ab ca.130,– bis 180,–€ im Monat sind unser Kunden 180 Stunden erreichbar. Das ist gerade mal € 1,– / pro Stunde.
Und hier noch ein Hinweis für Gründungsberater:
Existenzgründer können und wollen sich noch keine TZ geschweige denn VZ-Kraft leisten. Gründungsberater müssen bei einer Beratung auf den Punkt „Bürokosten“ hinweisen. Gerade hier empfiehlt sich ein externer Büroservice als effiziente und kostengünstige Lösung, um eine permanente und serviceorientierte Erreichbarkeit zu gewährleisten. Die Kosten bzgl. Akquiesekampagnen sind so individuell, da kann kein Satz angegeben werden. Generell rechnen wir nach Kontakt oder nach Stunden ab – wie gewünscht.
Frage: Wenn ich es richtig verstehe, ist Euer externer Büro- und Telefonservice ortsunabhängig – Ihr habt ja Kunden aus ganz Deutschland. Wie funktioniert das? Muss man sich nicht ab und zu auch persönlich sehen und austauschen? Wie sind die Schnittstellen – zum Beispiel beim Rechnungswesen, wenn Ihr im Namen Eurer Kunden ausstehende Rechnungen anmahnt?
Kerstin Eickworth: Ja, wir haben auch Kunden, die weiter weg sind. Die Technik macht alles möglich.
Wir freuen uns, unsere Kunden kennenzulernen, erforderlich ist es aber nicht. Über Web- und E-Mail und natürlich dem Telefon ist ein aktueller Austausch möglich. Bei unserem Schreibservice überwinden E-Mail und Fax viele Hindernisse, dennoch holen wir gelegentlich die Unterlagen, Briefpapier und Broschüren ab, wenn erforderlich.
Frage: Ihr seid also „Vorzimmer“, Sekretariat, Verwaltungsinstanz und bei Bedarf Akquise-Center. Also ein Call-Center für Akquise-Kampagnen. Eure Kunden zahlen individuell und passgenau, sie haben keine überflüssigen Kosten zu bewältigen. Fürwahr für eine geniale Dienstleistung. Nun noch eine Frage am Schluss: was wünscht Du Dir für Dein aufstrebendes Unternehmen – was willst Du gern am Schluss noch sagen – ich bin gespannt…
Kerstin Eickworth: Wir wünschen uns, dass mehr Unternehmen den externen Service einfach mal auszuprobieren:
- um ihren Kunden eine persönliche Stimme / Ansprache. zu bieten
- um selbst sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und die Qualität ihrer Arbeit zu steigern
Eine doppelt gute Lösung: Bieten Sie Ihren Kunden eine persönliche Stimme Ansprache und gönnen Sie sich entspannteres Arbeiten mit Ihrem eigenen Sekretariat.
SteadyNews: Herzlichen Dank für das Interview.
viaphona Luther & Vagts Büro-Service/Telefon-Marketing/ Telefon-Training Kerstin Eickworth Rheinlanddamm 201 44139 Dortmund
Telefon: 0231 / 95 98 79 01 Telefax: 0231 / 95 98 79 28 Mobil: 0160 / 94 46 17 35 [email protected] www.viaphona.de www.luther-vagts.de
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