Gerade junge Unternehmen sehen in der Versendung von Rechnungen per E-Mail viele Vorteile: der Versand ist kostenlos, es geht schnell, und gut für die Umwelt ist es auch. Doch leider ist es in Deutschland nicht ausreichend, eine Rechnung ohne elektronische Signatur ausschließlich per Mail zu versenden. Wer es dennoch tut, riskiert teuren Ärger mit dem Finanzamt.
Zwar bieten auch viele große Unternehmen diese Rechnungstellung an – vor allem bei Telekommunikationsunternehmen ist es ein gängiger Weg – doch hier muss der Kunde sich einloggen, bevor man die Rechnung downloaden kann. Hinter diesem Einloggen verbirgt sich eine Technik, die die rechtssichere nachweisbare Originalrechnung beinhaltet.
Wen ein kleines Unternehmen hingegen einfach per Anhang seine Rechnung versendet, kann bei einer Betriebsprüfung womöglich besagtes Dokument als „nicht abzugsfähig“ eingestuft werden. Zusätzlich könnten die Betriebsprüfer die ausgedruckte E-Mail-Rechnung als Verstoß gegen die Aufzeichnungspficht werten, wenn die Original-E-Mail nicht mehr vorliegt.
Diese Aufzeichnungspflicht beträgt bei Rechnungen zehn Jahre, bei geschäftlicher Korrespondenz immerhin sechs Jahre. Wenn die Original-E-Mail-Rechnung fehlt, können Bußgelder verhängt werden. Es kann sogar eine Steuerschätzung verordnet werden, was eine richtige Katastrophe wäre.
Steuerlich relevante E-Mails sollten grundsätzlich nicht gelöscht werden. Unternehmen sollten hierfür einen speziellen Ordner anlegen, und diese Ordner archivieren. Am besten brennt man die relevanten E-Mail am Jahresende auf CD. So können sie dem Betriebsprüfer bei Bedarf ausgehändigt werden.
Quelle: mittelstanddirekt
