Anleitung für Trello: Lieber Zettel und Stift – oder lieber ein digitales Projektmanagement“?

Organisieren müssen wir alle. Ob in der Familie, beruflich, geschäftlich, bei der Kreation und Umsetzung von Projekten… Ohne Plan geht es nicht. So lange man allein ist, kann man seinen individuellen Stil verfolgen, doch sobald man in Teams arbeitet, braucht man eine Methode, die alle Teammitglieder mitnimmt. Wenn man gemeinsam in einem Büro oder einer Etage arbeitet, kann man sich womöglich sehr gut mit einer Pinnwand und Zetteln organisieren. Das hat den Vorteil, dass man gemeinsam vor der Wand steht, sich abspricht, Zettel umhängt, in Absprache etwas neu beschriftet, neue Prioritäten setzt und auf Veränderungen in der Umgebung reagiert.

Heute sitzen Teams selten noch zuverlässig räumlich beieinander. Außerdem sind nicht kalkulierbare Veränderungen so häufig, dass es schwer ist, das alles haptisch mit Zettel und Stift nachzubilden. Es würde zu viel Zeit kosten, jede Veränderung zu verbreiten, zu erklären und zu diskutieren. Man braucht etwas Digitales, das man immer und überall zur Verfügung hat.

To-Do-Listen und Projektorganisation mit Trello

Gerade StartUps organisieren ihr Projektmanagement immer häufiger mit der Software Trello. Trello ist auf allen Mobilgeräten verfügbar, ist in der kostenfreien Version bereits sehr mächtig, ist sehr komfortabel und ein Geschenk für alle Teams, die miteinander in Projekten arbeiten.

Wie an einer Pinnwand erstellt man in Trello Boards (übergeordnete „Bretter“) und sammelt verschiedene To-Do’s auf eigenen Karten. Was muss alles beachtet und getan werden, damit die Aufgabe auf dem Board gelingt? Wie an einer haptischen Pinnwand können die Karten verschiedene Farben bekommen. So ist es möglich, die Karten von ihrer Aufgabenstellung her zu unterscheiden.

So wie man auf einer Pinnwand Zettel hin- und herschiebt, kann man die Karten bei Trello je nach Priorität oder zeitlicher Abfolge mit der Maus verschieben. Man kann jeder Karte die Verantwortlichen zuordnen und man kann Termine und Deadlines hinzufügen. Man kann Anhänge an die Karte anheften und man kann die Karte mit einem Bild visualisieren – ihr sozusagen eine Persönlichkeit geben.

Checklisten sind den Karten untergeordnet. Wenn ich eine Karte für ein Board erstellt habe (zum Beispiel „Recherche“) kann ich eine Checkliste hinzufügen, um die verschiedenen Aspekte der Recherche aufzulisten. Ein farbiger Balken zeigt allen Teammitgliedern, wie viele Teilaspekte der Aufgabe schon abgearbeitet sind. Wenn alle Listenpunkte abgehakt sind, ist die Karte zu 100 Prozent erfüllt und kann weitergeschoben werden.

Meist beschriftet man die Boards mit zeitlich aufeinanderfolgenden Titeln, zum Beispiel: Aufgabe – In Bearbeitung – Geschafft. Man unterteilt jedes Board in verschiedene Aufgaben, die zum Teil unabhängig voneinander bearbeitet werden können – zum Teil voneinander abhängen, um zu gelingen. Wenn irgendwann alle Karten bei „Geschafft“ gelandet sind, müsste das ganze Projekt bzw. die ganze Aufgabe zur Zufriedenheit aller Teammitglieder beendet sein. Dann ist es gelungen.

Natürlich organisiert jeder Mensch und jedes Team sich anders in Trello. Das Eigentliche passiert auf dem Desktop, doch auf Smartphone und Tablet lassen sich alle Aktivitäten von überall nachverfolgen und begrenzt auch bearbeiten. Jede einzelne Aktivität der Teammitglieder ist nachverfolgbar. Sie wird von Trello aufgelistet wie in einem Chat. Das ist sehr hilfreich für das Verständnis. Alle Berechtigten können die einzelnen Karten kommentieren. Man kann sich die Termine auf den Googler Kalender übertragen. Der direkte Zuriff auf Dateien aus der Dropbox, aus Google Drive etc. ist integriert.

Hier eine gute Anleitung für Trello, das zwar auch eine Bezahlversion bietet, doch für kleine Teams in der kostenlosen Grundversion völlig ausreichend ist.