Effektiveres Arbeiten mit Office-Programmen


Nach der industriellen Revolution kommen mit der Digitalisierung auch weitere weitreichende Veränderungen im Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter.  Kaum ein Büro kommt heute ohne die wichtigsten Programme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen aus. Doch auch wenn diese schon seit vielen Jahren zum Arbeitsalltag gehören, ist ihre Nutzung oft noch nicht optimal.

Bild von Sabine Kroschel auf Pixabay 

Hier können Beschäftigte die Dinge selbst in die Hand nehmen und mit ein paar kleinen Tipps ihre Arbeitsabläufe verbessern, denn nur wer die Programme geschickt einsetzt, kann ihr Potenzial voll ausschöpfen und effizienter arbeiten.

Wussten Sie zum Beispiel, dass Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen oder dass Excel mit wenigen Klicks Daten auf- oder absteigend sortieren kann?

Word

Bei Microsoft Word handelt es sich um ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie Dokumente erstellen, bearbeiten und speichern können. Außerdem verfügt es über eine Vielzahl von Funktionen, die es zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen machen.

1. Nutzen Sie die Vorlagen. Word verfügt über eine Vielzahl integrierter Vorlagen, die man für den täglichen Arbeitsablauf verwenden kann. Dies gilt für die Erstellung eines Lebenslaufs bis zur Gestaltung eines Flyers. Um auf die Vorlagen zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie dann „Neu“.

2. Setzen Sie die Autokorrektur-Funktionen ein. Word verfügt über eine Reihe von Funktionen, die häufige Fehler automatisch korrigieren können. Wenn Sie z. B. versehentlich „teh“ statt „der“ schreiben, korrigiert Word dies automatisch. Um auf diese Funktionen zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarte „Extras“ und wählen Sie dann „Autokorrektur“.

Excel

Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es speichert Daten in einem Tabellenformat. Sie können es verwenden, um Ihre Daten zu verfolgen und zu analysieren. Excel hat viele Funktionen, die es zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Datenanalyse machen und bietet Funktionen, die das Bearbeiten von mehreren Zellen und Spalten vereinfacht und Ihnen viel Zeit spart.

1. Sie können die gleichen Daten schnell in mehrere Zellen eingeben, indem Sie den Füllgriff ziehen.

2. Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um Zellen zu markieren, die bestimmte Bedingungen erfüllen, z. B., um Duplikate oder Spitzenwerte zu finden.

3. Nutzen Sie die Funktion Autosummen, um eine Spalte oder Zeile mit Zahlen zu summieren.

4. Verwenden Sie die Funktion „Text in Spalten“, um einen Text schnell in mehrere Spalten aufzuteilen.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint ist eine Softwareanwendung, die zur Erstellung von Präsentationen verwendet wird. Sie ermöglicht es Benutzern, Text, Bilder und andere Medien in Folien einzufügen, um eine visuell ansprechende Präsentation zu erstellen und ist ein vielseitiges Werkzeug für jeden, der eine Präsentation halten muss.

Es hat viele Funktionen, die den meisten Benutzern nicht bekannt sind, welche eine Präsentation für Ihr Publikum interessanter machen:

1. Audio oder Video zu Ihrer Präsentation hinzufügen:
Wenn Sie Ihre PowerPoint-Präsentation mit Audio- oder Videomaterial unterlegen, wird sie noch ansprechender und interessanter. Sie können Audio hinzufügen, indem Sie eine Audiodatei einfügen oder einen Audioclip direkt in PowerPoint aufnehmen. Um Videos hinzuzufügen, können Sie eine Videodatei einfügen oder ein Video von YouTube oder anderen Online-Videoseiten einbetten.

2. Interaktive Diashows erstellen:
Die Erstellung interaktiver Diashows ist eine Möglichkeit, Ihr Publikum einzubeziehen und Ihre Präsentation unterhaltsamer zu gestalten. Sie können Hyperlinks zu Ihren Folien hinzufügen, sodass Ihr Publikum durch Anklicken zu einer anderen Folie oder Website gelangt. Sie können auch Quizfragen und Umfragen in Ihre Präsentation einfügen, damit Ihr Publikum mit Ihren Inhalten interagieren kann.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist ein beliebtes E-Mail-Programm, das viele Menschen täglich nutzen. Es gibt jedoch viele Merkmale und Funktionen von Outlook, die den meisten Benutzern nicht bekannt sind. Einige Merkmale und Funktionen von Microsoft Outlook, die im täglichen Leben äußerst nützlich sein können, sind aber weniger bekannt.

Eine der nützlichsten Funktionen von Outlook ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen. Mit benutzerdefinierten Ansichten können Sie die Anzeige Ihrer E-Mails in Ihrem Posteingang individuell gestalten. So können Sie unter anderem eine Ansicht erstellen, in der nur ungelesene Nachrichten oder Nachrichten von bestimmten Kontakten angezeigt werden. Dies kann Ihnen viel Zeit sparen, wenn Sie versuchen, bestimmte E-Mails in Ihrem Posteingang zu finden.

Adobe und PDF

Wenn es um Dokumentenformate geht, ist das PDF-Format der Goldstandard. Es ist ein offenes Format, was bedeutet, dass jeder eine PDF-Datei erstellen kann, ohne für eine Lizenz oder die Erlaubnis eines Unternehmens bezahlen zu müssen. Deshalb ist PDF ein so beliebtes Format für den Online-Austausch von Dokumenten.

PDF-Dateien sind auch deshalb so beliebt, weil sie auf allen Geräten gleich aussehen, egal welches Betriebssystem oder welche Software Sie verwenden. Weil PDF-Dateien schreibgeschützt sind, eignen sie sich hervorragend für die Weitergabe sensibler oder vertraulicher Informationen, da keine Gefahr besteht, dass jemand ungewollte Änderungen an dem Dokument vornimmt.

Bei der Auswahl eines digitalen PDF-Editors ist es wichtig, sich über die Funktionen, die Sie benötigen, im Klaren zu sein und ob Sie bereit sind, dafür zu bezahlen. Mit einigen Editoren können Sie etwa Text und Bilder in der PDF-Datei bearbeiten, während Sie mit anderen nur Anmerkungen hinzufügen können.

Adobe Acrobat DC: Der digitale PDF-Editor von Adobe ist der Industriestandard und bietet eine breite Palette von Funktionen für private und professionelle Nutzer. Er ist als Abonnement oder als einmaliger Kauf erhältlich.

Seit fast zwanzig Jahren auf der "freien Wildbahn" hat Eva Ihnenfeldt sowohl 2004 eine eingetragene Genossenschaft für Existenzgründer gegründet als auch 2011 eine Akademie für die Ausbildung von Social Media Unternehmenden. Lange Zeit war sie Dozentin und Trainerin für Marketing, Kommunikation und Social Media. Heute arbeitet sie als Coach für Menschen im beruflichen Wandel. Ihre Stärke ist es, IST-Situationen zu akzeptieren, Visionen zu erkennen und gemeinsam mit ihren Klienten Strategien zu entwickeln, die sich auch in der Praxis bewähren. Mobil: 0176 80528749 - E-Mail: [email protected]

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