Unternehmen haben in der heutigen Zeit eine ganze Reihe von Möglichkeiten, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag einmal aufzeigen, zwischen welchen Möglichkeiten von digitaler Zeiterfassung sich die Unternehmen heutzutage entscheiden können.
Viele Vorteile digitaler Zeiterfassung
Einen Schichtplan zu erstellen ist ein schwieriges Unterfangen, da neben den zeitlichen Anforderungen auch die gesetzlichen Vorschriften, betriebsinternen Abläufe sowie die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden müssen. Doch aus einer digitalen Zeiterfassung ergeben sich für Unternehmen auch eine Reihe von Vorteilen.
- Zeitersparnis: In einer Dienstplan-Software reichen bereits wenige Klicks aus, um einen Dienstplan zu erstellen.
- Es wird kein Papier verbraucht: Durch die Nutzung einer digitalen Zeiterfassung wird eine ganze Menge Papier gespart.
- Transparente Verteilung der Schichten: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich auf nicht besetzte Schichten zu bewerben. Das macht die Vergabe auch für die Mitarbeiter äußerst transparent und trägt zu einer höheren Planungssicherheit bei.
- Arbeit kann auf mehrere Schultern verteilt werden: Durch eine digitale Zeiterfassung können Mitarbeiter nicht nur bevorzugte Schichten angeben, sondern Teile des Dienstplans mitunter auch selbst verwalten. Auf diese Weise kann der Erstellungsprozess auf mehrere Schultern verteilt werden, wenngleich endgültige Entscheidungen schlussendlich immer durch die Personalabteilung getroffen werden.
- Hohe Sicherheit: Während Papier verloren gehen und Dokumente auf einem Computer gelöscht werden können, sorgt eine professionelle Dienstplan-Software für höchste Sicherheit.
Wie digitale Zeiterfassung funktioniert
Als Nächstes möchten wir Ihnen verraten, zwischen welchen Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung sich Unternehmen in der heutigen Zeit entscheiden können und ihnen außerdem verraten, für wen diese Möglichkeiten geeignet sind.
Als Dienstplan
Bei der digitalen Zeiterfassung über einen Dienstplan, werden die Stundenkonten auf der Basis des Dienstplans befüllt, welcher in einer Software erstellt wurde. Wird einem Mitarbeiter eine Schicht zugewiesen, so verrechnet die Software die Stundenzahl automatisch mit dem Stundenkonto von diesem. Allerdings erfolgt die Verrechnung von Stunden immer erst zum Ende einer absolvierten Schicht.
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Als Browser-Stempeluhr
Der größte Vorteil einer Browser-Stempeluhr liegt in der sekundengenauen Zeiterfassung und der direkten Synchronisation mit der verwendeten Software. Das reduziert den Verwaltungsaufwand ungemein, wofür allerdings eine Internetverbindung zwingend erforderlich ist. Aus diesem Grund sind Browser-Stempeluhren vor allem in Unternehmen mit Desktop-Arbeitsplätzen zu finden. Unternehmen, die stattdessen lieber mobile Endgeräte einsetzen möchten, können alternativ auch eine Stempeluhr-App verwenden.
Mit einem stationären Terminal
Bei einem stationären Terminal kann es sich sowohl um einen Computer als auch ein Tablet oder ein anderes Endgerät handeln, an dem die Mitarbeiter sich zu Dienstbeginn anmelden und zum Ende einer Schicht wieder abmelden können. Zusätzlich können sich Unternehmen die An- und Abmeldungen auch durch eine Unterschrift oder die Eingabe einer PIN verifizieren lassen, um sicherzustellen, dass sich jeder Mitarbeiter seine An- und Abmeldungen selbst durchführt.
Im Single User Mode
Grundsätzlich kann mit einer Stempeluhr-App heutzutage jedes mobile Gerät zu einer Stempeluhr werden. Dafür kommt der sogenannte Single-User-Mode zum Einsatz, welcher für die Zeiterfassung einzelner Mitarbeiter gedacht ist. Aus diesem Grund wird diese Möglichkeit vor allem von Freiberuflern oder Mitarbeitern im Außendienst genutzt. Der Single-User-Mode einer Dienstplan-App stellt somit immer dann eine Option dar, sofern Mitarbeiter keine stationäre Zeiterfassung nutzen können.
Über eine API
Einige Zeiterfassungs-Systeme verfügen in der heutigen Zeit über eine Schnittstelle, über die eine Dienstplan-App in das bestehende System integriert werden kann. Hierfür ist es allerdings erforderlich, sich mit der API und der Dokumentation zu der Dienstplan-App und dem verwendeten Zeiterfassungs-System zu beschäftigen.
