Was ist das Einzigartige an eMails? Was ist anders als bei Briefen oder Telefonaten? Und welcher „eMail-Knigge“ ergibt sich aus diesem Verständnis für eine Kommunikationsform, die uns alle sowohl verwöhnt als auch knebelt? Im Folgenden 5 Tipps für Berufstätige vom Portal mittelstanddirekt.de.
eMails sind rasend schnell, kostenlos, sind als persönliche Briefe kaum von ihren ungeliebten Spam-Geschwistern zu unterscheiden. Außerdem sind eMails ein ewiges Gut, wenn sie aufbewahrt werden – aber auch viel zu leicht verschwunden und vergessen, obwohl sie sehr wichtig waren!
Sicher kennen Sie das: Sie schreiben an ein Unternehmen und erhalten nie eine Antwort. Der Empfänger der Mail, der sicher noch hundert weitere in seinem Posteingang hatte, erkannte nicht die Wichtigkeit -vielleicht erkannte er noch nicht einmal, dass es diese Mail gab- oder vielleicht landete sie im Spamordner und hatte noch nicht einmal die Chance, gelesen zu werden… Kurz und gut, ein Geschäft kam nie zustande, weil diese eine kleine eMail unerkannt verschwand.
Christina Tabernig und Anke Quittschau von der Imageberatung korrekt! weisen bei mittelstanddirekt auf fünf typische Fehler hin, die im eMail-Verkehr üblich sind – Angestellte und Selbständige sollten diese Fehler unbedingt vermeiden.
1. Verzichten Sie nach Möglichkeit darauf, eine Lesebestätigung anzufordern. Lesebestätigungen setzen den Leser unter Druck. Sie signalisieren Misstrauen und Kontrolle.
2. Achten Sie darauf, dass Ihre eMail nicht aus Versehen an falsche Adressaten gesendet wird. Die Konsequenzen können verheerend sein: den Adressverteiler lieber zu häufig – als zu wenig überprüfen.
3. Achten Sie auf eine angemessene Form, auch wenn Sie sich kurz fassen müssen. Bei Abkürzungen und Fachbegriffen sollte man vorsichtig sein -vielleicht kennt der Empfänger die Begriffe nicht! Nutzen Sie auf jeden Fall Groß- und Kleinschreibung.
4. Formulieren Sie mit Bedacht -so viel Zeit muss sein. EMails sind sehr schnell verschickt, und dann ist keine Korrektur mehr möglich. Seien Sie höflich bei Anrede und Verabschiedung, gliedern Sie in Absätze und bedenken Sie, dass eMails immer wieder gelesen werden -und selbstverständlich auch weitergeleitet werden können!
5. Die Betreffzeile ist sehr wichtig. Denn die Betreffzeile erleichtert dem Empfänger das Einsortieren und Wiederfinden. Kontrollieren Sie vor dem Versand, ob die Betreffzeile noch dem Inhalt entspricht.
Quelle: mittelstanddirekt
