Kommunikation sicher beherrschen mit Microsoft Office communications

Interview mit Gerrit Deike, nexweaver: Mittelständische Unternehmen arbeiten mit Microsoft Software – annähernd zu hundert Prozent. Ein Produkt ist dabei vor einigen Monaten eingeschlagen wie eine Bombe: der Lync Server 2010 mit einer umfangreichen Kommunikations-Optimierungs-Software. Die vier Bereiche, die der Lync Server abdeckt, sind Präsenz, Instant Messaging, Web Conferencing und Voice Over IP. SteadyNews sprach mit Gerrit Deike, Geschäftsführer der Firma nexweaver Communication Solutions.

SteadyNews: Lync Server ist seit der Produkteinführung im November 2010 ein unglaublich stark nachgefragtes System. Fachleute und Insider können sich das Phänomen kaum erklären. Gerrit Deike, was ist das Geheimnis von Lync 2010? Warum orientieren sich Mittelständler freiwillig mit ihren Kommunikationsstrukturen um und lernen etwas Neues?

nexweaver: Es sind eigentlich zwei Sachen: Erstens ist es einfach für die Mitarbeiter, sich auf Lync 2010 einzulassen, da sie Teile dieser neuen Kommunikationsart aus dem Privaten Bereich kennen und zweitens sind sie sehr motiviert, mit Lync 2010 zu arbeiten, weil es einfach Spaß macht. Natürlich steigt mit dem Spaß auch die Produktivität. Dabei kostet Lync bei der Einrichtung nicht mehr als es kosten würde, eine neue Telefonanlage einzuführen.

SteadyNews: Was bedeutet das? Lync macht Spaß, es ist ganz einfach, wie kann ich mir das praktisch vorstellen?

nexweaver: Nehmen wir das typische Beispiel: Ich erhalte eine E-Mail und will darauf antworten. Da das Thema komplex ist, ist es womöglich leichter, die Mail telefonisch zu beantworten als schriftlich. Bisher war es im besten Fall so, dass die Telefonnummer des Kontakts in der Fußzeile der E-Mail war – ansonsten musste ich die Telefonnummer heraussuchen und mit dem Telefon wählen. Mit dem Lync Server 2010 und zwei Mausklicks – einmal auf den Absender, einmal auf die Telefonnummer, die im Outlook hinterlegt ist, bin ich mit meinem Kontakt verbunden.

Ein anderes Beispiel wäre: Ich stelle im Gespräch fest, dass ich mit dem Gesprächspartner gemeinsam an einem Dokument arbeiten muss. Anstatt mühsam zu erklären, auf welcher Seite und an welcher Stelle etwas steht, können die Gesprächspartner gemeinsam am selben Dokument über die Kollaborationsfunktion arbeiten.

Ein drittes Beispiel: Jeder kennt wohl diese Situation, wir wollen eine Person des Unternehmens telefonisch erreichen, diese ist aber nicht vor Ort und wir können nur eine Nachricht auf der Voice Mailbox hinterlassen. Dann ruft die entsprechende Person zurück – und wir sind nicht da. So kann das etliche Mal hin- und hergehen. Statistisch gesehen sind fünf Kommunikationsversuche nötig, bis ein Gespräch zustande kommt.
Mit Lync kann ich den Präsenzstatus des Gesprächspartners sehen. So weiß ich im Vorfeld, ob und wie ich diese Person erreichen kann. Und ich kann über Instant Messaging nachfragen, ob ich stören darf – ohne den gewünschten Gesprächspartner aus seinen Gedanken zu reißen.

Diese drei Beispiele spiegeln mögliche Anwendungsszenarien gut wider. Dabei sind alle Kommunikationswege grundsätzlich verschlüsselt und dadurch geschützt.

SteadyNews: Jetzt hast du drei gute Beispiele genannt, die die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander betreffen aber welche Vorteile habe ich als Geschäftsführer?

Nexweaver: Als Geschäftsführer profitiere ich nicht nur durch die bereits erwähnte Produktivitätssteigerung sondern senke auch noch die Kosten. Da die Netzwerk-Infrastruktur bei den meisten Unternehmen schon vorhanden ist, muss Lync 2010 nur in das bestehende System integriert werden. Da Lync 2010 standortübergreifend das Netzwerk und nicht die Telefonleitung für die interne Unternehmenskommunikation benutzt, ist hier ein großes Potential Kosten zu sparen.

Nehmen wir an, ich als Unternehmer habe zwei Niederlassungen, eine in Dortmund und eine in München. Möchte ich jetzt ein Mitarbeiter in München erreichen bezahle ich Telefongebühren. Kontaktiere ich ihn mit Lync 2010, kostet es nur die Internetanbindung die ich ohnehin benötige. Noch offensichtlicher ist es wenn wir über Konferenzen und Reisekosten sprechen. In der Regel finden in Unternehmen regelmäßigen Abständen Besprechungen und Konferenzen statt. Möchte ich mich jetzt mit meinen Abteilungsleitern in München besprechen, müssen diese sich auf den Weg nach Dortmund machen. Mit Lync 2010 kann ich jederzeit Videokonferenzen durchführen, ohne zusätzliche Kosten. Sie sehen auch für die Unternehmensführung lohnt es sich nicht nur einen Blick auf Unified Communication mit Lync 2010 zu werfen.

SteadyNews: Für welche Unternehmensarten und Unternehmensgrößen ist der Lync Server besonders ideal? Kannst du das aus euren Erfahrungen heraus beantworten?

nexweaver: Wir beraten, betreuen, implementieren und schulen rund um das Thema unified communication und collaboration, zu dem auch Lync Server 2010 gehört.
Seit November 2010 haben wir fast ausschließlich Lync 2010 Projekte und Schulungen durchgeführt. Dabei hat sich keine besondere Branche hervorgetan. Jedoch waren die Unternehmen von der Größe her ab 100 Mitarbeiter aufwärts – und alle hatten mehrere Niederlassungen. Grundsätzlich kann man aber sagen, ist Lync 2010 für jedes Unternehmen von Interesse, das einen hohen Kommunikationsaufwand hat, unabhängig von dessen größe.

SteadyNews: Wie und wo können sich Unternehmen darüber informieren, ob Lync Server 2010 für sie geeignet wäre?

nexweaver: Zum einen natürlich über die Microsoft Website – doch wir kommen auch gern zu Interessenten in die Firma, um am Beispiel unserer eigenen Infrastruktur vorzuführen, wie mit Lync gearbeitet werden kann. Eine weitere Möglichkeit ist es, Lync-in-the-box zu kaufen, das ist ein komplettes Hard- und Softwarepaket für mittelständische Unternehmen. Es kann zeitnah in die vorhandene EDV integriert werden. Lync-in-the-box ist ein fertiger Server mit VOIP-Gateway, Tischtelefon, Headsets und den dazu gehörigen Softwarelizenzen. Das wird dann maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.

SteadyNews: Wer sollte sich mit Dir in Verbindung setzen, falls er Interesse an Lync hat: die IT-Abteilung oder die Geschäftsführung?

Gerrit Deike: Eine Entscheidung dieser Tragweite muss immer von der Geschäftsleitung getroffen werden. Doch die IT-Abteilung sollte von Anfang an mit im Boot sein, da sie nachher diejenigen sind, die das Produkt administrieren. Der tatsächliche Projektkontakt läuft immer über die IT-Abteilung, aber die Initialisierung des Projekts erfolgt zu etwa einem Drittel direkt durch die Geschäftsführung.

Gerrit Deike
Inhaber / Trainer / Consultant
nexweaver Communication Solutions
Niergartenstraße 1  44269 Dortmund