Ab zehn Mitarbeitern sind Unternehmen verpflichtet, die Zeiten des Teams elektronisch zu erfassen und sie mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das Thema Bürokratie ist in kleinen Unternehmen besonders kritisch, denn oft fehlen die personellen Kapazitäten, um eine eigene Buchführungsabteilung zu etablieren. Um die Betriebsabläufe möglichst effizient zu halten, sind Digitalisierung und zunehmend der Einsatz von KI wichtige Schlüsselfaktoren. Bezogen auf die digitale Zeiterfassung profitieren KMUs in den meisten Fällen davon.
Weniger Bürokratie bei mehr Sicherheit
KMUs sind nicht nur auf kostengünstige Anwendungen angewiesen, sondern müssen parallel dazu Zeit und Aufwand sparen. Die Nutzung digitaler Arbeitszeiterfassung trägt dazu bei, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die bürokratischen Hindernisse abzubauen. Gleichzeitig wächst die Sicherheit, denn digitale Systeme lassen sich nicht aushebeln. Das Problem falsch notierter Arbeitsstunden oder unleserlicher Stundenzettel hat sich erledigt. Selbst bei einem kleinen Mitarbeiterstamm nimmt es viel Zeit in Anspruch, die Zettel zu analysieren und die Zeiten zu übertragen.
Was moderne Zeiterfassungssysteme für KMUs leisten können
Der Anteil an kleinen und mittelständischen Unternehmen liegt bei mehr als 50 %. Damit wird klar, dass Zeiterfassungssysteme heute längst nicht mehr nur für Großunternehmen hergestellt, sondern zunehmend auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten werden. Ein gut funktionierendes System sollte unter anderem folgende Leistungen bringen:
- Maximale Datensicherheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
- Pflegemöglichkeiten von Stundenzeitkonten.
- Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement in einem Programm.
- Nutzung per App und Internetbrowser für Remote-Mitarbeiter.
- Unterschiedliche Authentifizierungsmöglichkeiten und simple Handhabung.
Ein gutes System erfasst nicht nur Beginn und Ende der Arbeitszeit, sondern bietet auch die Möglichkeit, rückwirkend die Gesamtleistung übers Jahr verteilt zu ermitteln. Außerdem ist es wichtig, dass die Pausenzeiten korrekt erfasst und übertragen werden und die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten aufgezeichnet wird.
Bei Unklarheiten oder erforderlichen Nachweisen kann der Arbeitgeber dann belegen, dass er sich an das Arbeitsschutzgesetz gehalten hat und seine Mitarbeiter nicht zu lange arbeiten mussten.
Auch KMUs müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen
Von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten sind KMUs nicht ausgenommen. Im September 2022 fällte das Bundesarbeitsgericht ein Urteil und entschied, dass alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen. Grundsätzliche Bedingungen sind beispielsweise, dass die Arbeitszeiten täglich aufgezeichnet und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Dabei setzt man per Gesetz auf die fortschrittliche Technologie und erwartet eine elektronische Aufzeichnung.
Der Stundenzettel ist somit nicht nur unpraktisch, sondern künftig verboten. Um Betrugsfälle zu vermeiden und Arbeitszeiten korrekt zu erfassen, ist der elektronische Weg unumgänglich. Apps eignen sich hierfür besonders gut, da immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice tätig sind. So wird ein Konzept geboten, das dennoch eine lückenlose Dokumentation sicherstellt.
Fazit: KMUs profitieren von digitaler Arbeitszeiterfassung
Auch wenn es eine weitere Investition erfordert, ist die digitale Arbeitszeiterfassung für KMUs ein wichtiger Schritt in Richtung Weiterentwicklung. Letztlich sind es genau solche Themen, die auch beim Recruiting eine Rolle spielen. Arbeitnehmer von morgen legen Wert auf technologische Weiterentwicklung und eine klare Struktur. Dabei hilft unter anderem die elektronische und digitale Zeiterfassung.
