Die Alternative: Open Source ERP und CRM Warenwirtschaftssystem AvERP

Die Firma Schmidt & Schwarz aus Velbert unterstützt seit annähernd sieben Jahren Unternehmen dabei, ihr Warenwirtschaftssystem auf eine kostenlose Softwarelösung umzustellen. Das Open Source Programm AvERP, von der bayreuther Firma SYNERPY entwickelt, ist auch sehr gut für Existenzgründer geeignet. Im Vergleich zu SAP ist diese ERP-Lösung nicht nur bei der Einrichtung viel kostengünstiger – sie bietet auch kostenlose Updates die in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt werden. SteadyNews sprach mit einem der beiden Geschäftsführer, Michael Schwarz.

SteadyNews: Herr Schwarz, seit 2006 sind Sie zertifizierter Vertriebspartner der international bekannten Open Source Software AvERP, haben also viel Erfahrung. Für welche Branchen und welche Unternehmensgrößen ist dieses Warenwirtschaftsprogramm besonders gut geeignet?

Michael Schwarz:Die ERP-Software AvERP ist in ihrem Ursprung für produzierende Unternehmen im Maschinenbausektor entwickelt – und eingesetzt worden. Über die Jahre hinweg hat auf Wunsch des immer größer werdenden Kundenkreises eine enorme Weiterentwicklung der Software, weit über diese Branche hinaus stattfinden lassen. So wird – und kann das Programm in fast allen Bereichen eingesetzt werden. Als Beispiel sei hier mal der Einsatz in einem Stadion eines renommierten Bundesliga Fußballvereins, im Musikinstrumenteverleih, im Einzelhandel / Barverkauf von Waren (aber auch von Webshopanbindungen), in der Automobilzulieferindustrie bis hin zum Anlagenbau genannt sein. Natürlich gibt es noch viel mehr Branchen in denen AvERP eingesetzt wird, aber die alle aufzuzählen würde hier mit Sicherheit den Rahmen sprengen.

AvERP - www.schmidt-schwarz.de

Das Programm ist Modular aufgebaut und deckt die Bereiche Einkauf, Disposition, Verkauf (auch Barkasse), Lagerverwaltung,  Fertigung,  Reklamationsverwaltung,  Projektverwaltung,  Barcodeverwaltung  Betriebsdatenerfassung,  Seriennummern- und Chargenverwaltung,  Qualitätssicherung inklusive der  Prüfmittelverwaltung, CAD Zeichnungsverwaltung,  Zeiterfassung (Personal und BDE), Informationssysteme (Managementinformationsystem und zahlreiche Statistiken) und   einer Fertigungsplantafel komplett ab.

Zusätzlich bietet es noch ein Dokumentenmanagementsystem und zahlreiche Schnittstellen zu anderen Programmen. AvERP ist mehrmandantenfähig (man kann also mehrere Unternehmen einbinden) und die Oberfläche ist individuell auf verschiedenen Sprachen einstellbar.

Wir selber betreuen Firmen im Maschinenbau / Fördertechnik, der Medizintechnik, der Auftragsfertigung, der Elektronikbranche und der Herstellung von Profilsystemen für den Messe- und Ladenbau.

Die Unternehmensgröße beim Einsatz von AvERP ist eigentlich nicht wirklich ausschlaggebend, da es keine Begrenzung der Useranzahl gibt. Die Hardwareseite muss natürlich entsprechend stimmen. Eingesetzt wird dieses Programm überwiegend bei mittelständischen Unternehmen. Es wird aber ebenso von sehr vielen kleinen Unternehmen genutzt. Der große Vorteil ist ja der lizenzkostenfreie Einsatz dieses Programms. So hat auch das kleine Unternehmen die Möglichkeit eine Software einzusetzen, die man sich durch den Erwerb von Lizenzen anderer Anbieter mit dem selben Leistungsumfang wahrscheinlich nicht geleistet hätte. Es wird dann häufig ein Programm eingesetzt, das gerade die bestehenden Geschäftsvorfälle abdeckt. Wenn das Unternehmen dann wächst, verändern sich oft aber die Ansprüche an die Software und es kommt dann meist nur ein teurer Softwarewechsel in Frage. Auch wir haben Kunden denen es so passiert ist und sie waren ganz erstaunt, dass es eine kostenlose Software gibt, die den großen Herstellern mittlerweile die Stirn bieten können, was bei Vergleichstests auch bewiesen wurde..

SteadyNews: Wir kennen alle SAP als Weltmarktführer für Warenwirtschaftsprogramme: wo liegen die Unterschiede zu Open-Source-Lösungen? Auf welchem aktuellen Stand befinden sich die Open-Source-Programme im Bereich ERP und Logistik?

Michael Schwarz: Der hauptsächliche Unterschied liegt natürlich darin, dass bei Open-Source Produkten, wie der Name schon sagt der Quellcode der Software offen gelegt ist. Bei den kommerziellen Programmen ist dieser geschützt, damit kein Unbefugter die Software verändern kann. Dies ist aber gerade bei Opensourceprogrammen ausdrücklich erlaubt. So hat jeder, der in der Lage ist in der Software veränderungen vorzunehmen, das Recht dies in die Tat umzusetzen. So kann er sich das Programm selbst anpassen, oder erweitern wenn er möchte, ohne auf den Hersteller der Software zurückzugreifen bzw. abhängig zu sein.

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Einen generellen Vergleich zwischen Opensource- und kommerziellen ERP-Programmen zu machen gestaltet sich relativ schwierig und ist immer wieder Thema bei Untersuchungen diverser Hochschulen. Der Vergleich von Programmen, unabhängig ob OpenSource oder kommerzielle Programme, kann aber immer nur auf bestimmte Anwendungen hin gemacht werden. Ein Programm das alles abdeckt gibt es nicht, deshalb ist die Anzahl der ERP-Programme auf dem Markt so riesig.

Man kann aber sagen, dass die relativ jungen Opensource Programme enorm an Funktionalität gewonnen haben und es gibt einige, die einen Vergleich mit großen ERP-Systemen nicht scheuen müssen. AvERP ist eines dieser ERP-Systeme. Dies hat es in mehreren praxisbezogenen Tests bewiesen und hat sogar in der Beurteilung durch eine Fachjury und von sachkundigen Anwendern, auch Programme von Anbietern die wir alle kennen geschlagen.
Auf der Cebit-Messe im Jahre 2009 war das Interesse von Unternehmen an diesem Programm enorm. Dieses Jahr ist Synerpy auf der Hannover Messe vertreten und wird die aktuellste Version vorgestellen.

SteadyNews: Wann genau ist der richtige Zeitpunkt, mein Warenwirtschaftsprogramm auf Open Source umzustellen?

Michael Schwarz: Es gibt verschiedene Gründe auf ein neues oder überhaupt auf ein ERP-System umzustellen. Eines der Gründe ist, alle Geschäftsvorfälle in einem System abzubilden, das war auch der ausschlaggebende Grund ERP.Systeme zu entwickeln.

Einer der Hauptgründe sich für ein OpenSource Programm zu entscheiden ist sich von den lästigen Lizenz-, Wartungs- und Updatekosten der kommerziellen Anbieter zu befreien um das Kapital an anderer Stelle besser einzusetzen.
Auch der Aspekt, selbst am Programm Anpassungen vornehmen zu dürfen und somit unabhängig vom Anbieter zu sein, ist für viele ausschlaggebend.

Es gibt aber auch noch einige Firmen (vor allem kleinere Firmen) die aus Kostengründen mit unterschiedlichen Programmen, die unabhängig von einander sind arbeiten. Zum Beispiel wird oft MS-Office eingesetzt. Die Angebote und Auftragsbestätigungen und der Lieferschein wird Word, die Stücklisten in Excel und die Lagerverwaltung in Access abgebildet. Das ist nur bedingt effektiv und eine Umstellung wäre auf jeden Fall von Vorteil.

Ein weiterer Grund ist, wie schon erwähnt, dass kleinere ERP-Programme oft nicht mehr ausreichen wenn das Unternehmen gewachsen ist, oder sich das Geschäftsfeld geändert hat. Da sollte man sich bei der Auswahl eines neuen Systems auf jeden Fall auch OpenSource Programme anschauen. Wir hatten schon Messekontakte, die sich sehr geärgert haben, dass sie sich AvERP in der Entscheidungsfindung nicht angeschaut hatten und jetzt für viel Geld dieselbe Funktionalität beziehen.

Bei unseren Präsentationen, die wir kostenlos durchführen, und auch bei Messeauftritten ernten wir immer wieder erstaunen, das es solche Programme lizenzkostenfrei auf dem Markt gibt.

SteadyNews:  Kommen wir zu den Existenzgründern, die ja meistens mit wenigen Mitarbeitern starten.  Was sind die Vorteile, wenn ich direkt beim Start mit AvERP beginne?

Michael Schwarz: Der größte Vorteil liegt natürlich darin, ein Programm einzusetzen, das kostenlos zur Verfügung steht und wesentlich mehr an Funktionalität mitbringt, wie ich es vielleicht anfänglich brauche, aber immer bei der Expansion des Geschäfts zur Verfügung steht. Selbst die Updates werden in regelmäßigen Abständen kostenlos im Download zur Verfügung gestellt.

Standardformulare wie Angebot, Auftrag, Lieferscheine, Rechnungen, Anfragen und Bestellungen Fertigungspapiere und etliche andere Papiere sind sofort nutzbar.

Bei AvERP steht man nicht alleine, oder nur mit einer Community da. Es gibt ein Netz an zertifizierten Dienstleistern, die jederzeit in Anspruch genommen werden können. Zur Zeit sind es 22 in Deutschland, 2 in der Schweiz, einer in Östereich und ein Vertriebspartner in Rumänien. Basis- und Fachschulungen, sogar Programmierschulungen werden zu dem System angeboten. Der Unternehmer selber entscheidet ob er Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchte oder nicht, es gibt auch keinen Zwang zu Update oder Wartungsverträgen. Nimmt man Dienstleistungen in Anspruch sind sie jedoch kostenpflichtig, sie sind aber auch nicht teurer wie bei kommerziellen Anbietern.

Ein weiterer Vorteil ist, dass handelsübliche Hardware vollkommen ausreicht. Jeder der das Programm einmal ausprobieren möchte kann es sich kostenlos downloaden. Es ist problemlos binnen 5 Minuten auf dem Rechner installiert und ein Installationsassistent unterstützt dabei.

Dabei bekommt man eine, mit Daten gefüllte, Demodatenbank und eine leere Datenbank für das eigene Unternehmen gleich mitgeliefert.

Ein weiterer Vorteilspunkt der zu beachten ist, und dies gilt besonders für kleinere Systeme, ist folgendes:

  • Ein kommerzielles Produkt stirbt (wird eingestellt), wenn es nicht hinreichend profitabel für den Anbieter ist!
  • Ein Open Source Projekt stirbt erst, wenn es keine Anwender mehr findet, da sie sich in der Regel gegenseitig unterstützen.
  • Es gibt auch für AvERP ein Forum auf dem intensiv weitergeholfen wird und eine Community die sehr aktiv ist.

SteadyNews: Was genau sind die Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen anbietet? Wie unterstützen Sie Ihre Kunden – und mit welchen Kosten muss ich für Installation und Schulungen rechnen?

Michael Schwarz: Der Erstkontakt ist ein unverbindliches, kostenloses Gespräch, wir präsentieren AvERP und zeigen das Programm in seiner Funktionalität und Fragen der Kunden werden hierbei erörtert.
Auf Wunsch unserer Kunden führen wir dann kostenpflichtige Beratungen, Workshops,

Schulungen, Datenimporte und Programmierung sowie gewünschte Anpassungen am Programm durch. Wir begleiten wir auch das gesamte Projekt wenn der Kunde es wünscht.
Aber wie gesagt, es besteht kein Zwang Dienstleistungen anzufordern. Man fordert Unterstützung von uns an, wenn sie gebraucht wird, ganz individuell.

Die Kosten für die Installation werden nach Zeitaufwand berechnet. Der Server wird eingerichtet und die Anzahl der User lässt dann die Kosten variieren. Bei 10 Usern sollte man mit 500,- Euro für die Installation rechnen, wenn man es nicht selbst machen kann.

Wir, die Schmidt & Schwarz Partnergesellschaft für ERP- und Logistikberatung, schulen Gruppen bis 10 Personen hausintern im Unternehmen des Kunden. Der Schulungsinhalt wird vorher abgestimmt und es wird gezielt darauf eingegangen. Je nach Wissensstand kann dies ja unterschiedlich sein. Ob basis- oder fachspezifische Schulung spielt dabei keine Rolle. Der Schulungstag kostet für die Gruppe 1000,- Euro, egal ob nun 1 Person oder 10 Personen teilnehmen, für uns bedeutet dies den selben Aufwand.

SteadyNews: Vielen lieben Dank, Herr Schwarz, für dieses aufklärende Gespräch – nun fühle ich mich bestens informiert zum Thema!

Schmidt und Schwarz Partnergesellschaft für ERP & Logistikberatung
Ulrich Schmidt und Michael Schwarz
IT-Dienstleistungen
Website: www.schmidt-schwarz.de
E-Mail: [email protected]

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