Die erfolgreiche Existenzgründung: Interview mit Simone Thöne, Büroservice Bochum

„Hallo Simone, danke, dass Du Dir Zeit für ein kleines Interview genommen hast. Ich möchte meinen Lesern gerne anhand Deines Beispiels vorstellen, wie man mit einem Büroservice geschäftlich erfolgreich ein Unternehmen aufbauen kann.“
[inspic=345,left,gal,0]
(Simone Thöne lacht) „Danke für die Blumen, OK, dann lass uns beginnen“

1. Frage:  Welche Geschäftsfelder umfasst Dein Unternehmen?

Antwort: Telefonservice, Schreibservice (auch digital), Rechnungswesen vom Angebot bis zum Inkasso-Service, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen vor Ort, Falz- und Kuvertierservice, Postservice inklusive der Vergabe von Geschäftsadressen.

2. Frage: Das ist ja ein wirkliches „Rundum-Sorglos-Paket“. Wer sind vor allem Deine Kunden?

Antwort: Hauptsächlich, Rechtsanwälte, die den Vor-Ort-Service nutzen, einige Versicherungsmakler- und vertretungen, Handwerker und Hausverwaltungen. Aber auch Architekten, Sachverständige und ein Baubiologe.  Vor kurzem kam noch ein Münzhändler hinzu – ich kenne mich jetzt auch ganz gut mit Münzen aus…

3. Frage: Was würdest Du sagen, ab welchem Verwaltungsaufwand lohnt es sich, Dich und Dein Unternehmen zu beauftragen?

Antwort: so pauschal ist das schwer zu beantworten und es kommt auch immer darauf an, ob es sich um ein „gestandenes“ Unternehmen oder Existenzgründer handelt – aber ich sag mal: Immer dann, wenn man sich nicht um sein Kerngeschäft kümmern kann und anfängt, aus Zeitmangel etwas schleifen zu lassen. Gerade beim Forderungsmanagement kann das erhebliche unnötige Kosten verursachen. Wir erledigen alle Arbeiten rund ums Sekretariat und Forderungsmanagement und berechnen dafür nur die tatsächlich geleisteten Stunden.

4. Frage: Welche Vorteile habe ich, wenn ich Euren Telefonservice in Anspruch nehme?

Antwort: Meine Mitarbeiterinnen sind von 9.00 bis 18.00 Uhr zuverlässig für den Kunden als Anrufannahme da. So geht garantiert kein Anruf und somit auch kein neuer Auftrag verloren. Das Besondere an unserem Service ist, dass meine Damen darauf geschult sind, als kompetente, zur auftraggebenden Firma gehörende Mitarbeiterinnen aufzutreten. Wir nehmen uns die Zeit, beim Erstkontakt so viele Informationen wie möglich über das Unternehmen zu erhalten.

So können wir im Telefongespräch auf individuelle Anfragen eingehen, bzw. diese detailliert weitergeben. Manche Aufgaben können wir sogar direkt für den Auftraggeber erledigen – z.B. Schadensformulare herausschicken. Da ist schon mancher Kunde, der es eine Zeitlang mit einem Billig-Callcenter probiert hat, gerne zu uns gewechselt, weil der entstandende Schaden durch den schlechten Service einfach zu groß war.

5. Frage: Bitte noch einige Sätze zum Forderungsmanagement, was kann ich mir darunter vorstellen?

Antwort: Wir bieten Forderungsmanagement von der Rechnungsstellung über Zahlungsüberwachung bis zur Mahnung und gerichtlichen Beitreibung an. Wir können in jedem Stadium anfangen, ganz auf den Bedarf des Kunden abgestimmt. Seit Frühjahr 2008 habe ich die Zulassung und Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz – so dass ich jetzt auch fremde Forderungen in meinem Namen geltend machen kann.

6. Frage: Nun zu den Existenzgründern, die den Aufbau eines Büroservice‘ planen. Was würdest Du gerne Gründern mit auf den Weg geben?

Antwort: Das Office-Büro sollte sorgfältig ausgewählt werden; nicht unbedingt das teuerste ist immer das beste und auch wenn in den Gründungszeiten die finanziellen Mittel nicht so rosig sind, sollte man auch nicht den günstigsten Anbieter bevorzugen. Immer den persönlichen Bedarf einschätzen und mit dem Anbieter absprechen, ob dieser Bedarf gedeckt werden kann. Braucht man z.B. ab und an für Besprechungen eine repräsentativen Raum, ist er im Office-Service vorhanden?

7. Frage: Und wie kommt man als Gründer zu den ersten Aufträgen?

Antwort: 1. ein klares Konzept,  2. die genaue Definition der Zielgruppe und darauf aufbauend 3. gezielte Werbemaßnahmen – vor allem Mailing-Aktionen.

8. Frage: Du bist ja eine erfahrene Fachfrau für alle Bereiche dieser umfassenden Branche, kannst Du da noch weiterhelfen?

Antwort: ja, natürlich. Zum einen im Bereich Forderungsmanagement: am 25. April 2009 stehe ich beim Unternehmerinnentag in Gelsenkirchen von 10.00 bis 18.00 Uhr als Beraterin auf der Beraterinneninsel  zur Verfügung. Thema: Mahnungen und Vollstreckung. Wer mag, kann sich da gerne anmelden und ein zwanzigminütiges Beratungsgespräch mit mir führen. Weitere Infos zum Büroservice und Büroorganisation unter www.remave.de.

Letzte Frage: was planst Du für die nächste Zeit?

Antwort: ich werde mein Unternehmen, wahrscheinlich noch im laufenden Jahr, personell erweitern. Ich freue mich auf die damit verbundene Möglichkeit, meine Kunden auch vor Ort noch intensiver betreuen zu können.

Liebe Simone Thöne, ganz herzlichen Dank für das Gespräch – und weiterhin alles Gute und viel Erfolg!