Inkassobüro Bochum: Tipps für Existenzgründer und Unternehmen zur Optimierung des eigenen Mahnwesens

Immer häufiger geraten Unternehmen aufgrund von Forderungsausfällen in finanzielle Schieflage und gefährden somit ihre eigene Existenz. Im ersten Halbjahresbericht für das laufende Jahr des Verbandes Creditreform lesen sich alarmierende Zahlen: 16.650 Firmen mussten in den ersten sechs Monaten des Jahres 2009 einen Insolvenzantrag stellen; ein Zuwachs von 14% im Vergleich zum Vorjahr.

Bei den Verbraucherinsolvenzen gab es in diesem Zeitraum einen Zuwachs von rd. 4% auf 50.350 Fälle.

Diese Zahlen sprechen für sich und machen deutlich, dass ein strukturiertes Mahnwesen unerlässlich ist, um eigene Forderungen zu realisieren. Nachfolgend einige Tipps zur Optimierung Ihres Forderungsmanagements:

Erteilen Sie nach Lieferung oder erbrachter Dienstleistung zeitnah Ihre Rechnung. Beachten Sie dabei, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht und auch richtig adressiert ist.

Zahlungen können bei Fälligkeit verlangt werden; mit der Fälligkeit allein entsteht aber noch kein Verzug. In Verzug gesetzt wird der Schuldner entweder durch eine Mahnung oder durch Anwendung der „30-Tage-Regelung“ gemäß § 286 BGB: Danach kommt der Schuldner einer Forderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von dreißig Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Eine Mahnung ist nicht erforderlich. Aber: bei Verbrauchern muss der Gläubiger in der Rechnung einen entsprechenden Hinweis geben.

Gemäß § 286 BGB sind Mahnungen entbehrlich, wenn
•    ein konkretes Kalenderdatum vertraglich geregelt ist oder auf der Rechnung vermerkt ist,
•    der Zahlungstermin sich nach dem Kalender berechnen lässt oder
•    der Schuldner die Zahlung oder Leistung ernsthaft verweigert.

Sollte keine fristgerechte Zahlung erfolgen, mahnen Sie unter Beachtung der Post- und Banklaufzeiten zügig mit nicht zu langen Zahlungsfristen. Meine Empfehlung ist, maximal eine Mahnung zu schicken. Sollten Sie jedoch mehrmals mahnen wollen, nummerieren Sie diese Mahnungen nicht durch, denn Profischuldner erwarten nach der 1. Mahnung auch die 2. und 3. Mahnung usw..

Mahnungen unterliegen keiner Formvorschrift, daher können Sie Mahnungen individuell formulieren oder auch telefonisch mahnen. Schriftliche Mahnungen sollten jedoch folgendes enthalten:

•    korrekte Schuldneradresse,
•    korrekte Rechtsform,
•    Absenderangaben,
•    Betreff: Mahnung,
•    Bezug zur ausstehenden Rechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
•    sofern Verzug schon eingetreten ist, auch Verzugsschaden (Mahnkosten, Zinsen) mit geltend machen,
•    nochmals Bankverbindung aufführen,
•    evtl. vorbereiteten Überweisungsvordruck mitschicken.

Achten Sie darauf, dass der Zugang der Mahnung nachweisbar ist und Sie die angedrohten Maßnahmen auch in die Tat umsetzen.

Sollte auf die Mahnung immer noch kein Zahlungseingang erfolgen, schalten Sie frühzeitig ein Inkassounternehmen ein. Die Erfahrung zeigt, dass „junge“ Forderungen häufiger außergerichtlich eingetrieben werden als „alte“ Forderungen.
Ziel sollte immer eine außergerichtliche Einigung mit dem Schuldner sein, denn die Erfolgsquote bei der außergerichtlichen Beitreibung ist höher als im gerichtlichen Bereich.

Gibt es keine außergerichtliche Einigung und eine Titulierung lässt sich nicht vermeiden, lassen Sie die Forderung auch dann titulieren, wenn der Schuldner derzeit zahlungsunfähig ist, denn aus dem erwirkten Titel kann 30 Jahre die Zwangsvollstreckung betrieben werden.