„Elektronisch versandte Rechnungen müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, damit das Finanzamt sie für den Vorsteuerabzug anerkennt.“ Diese gültige Regelung verunsichert viele kleine Unternehmen, die B2B Rechnungen (Rechnungen für Business-Kunden) per E-Mail versendet. Es gibt sogar Kunden, die vom Lieferanten eine Rechnung per Post verlangen, auch wenn es sich nur um kleine Beträge handelt. Was ist denn nun wirklich zu beachten – und was kann man durchaus tun?
Zuallererst: die Finanzbehördern haben das Gesetz nicht aus Schikane verabschiedet, sondern um Steuerbetrügern das Leben schwer zu machen. Kein Betriebsprüfer versucht, einer ausgedruckten Rechnung anzusehen, ob sie der Kunde selbst ausgedruckt hat (was auch dedektivische Nachforschungen erfordern würde) – nur um den Vorsteuerabzug zurückzufordern.
In nicht all zu ferner Zeit wird der deutsche Zwang zur elektronischen Signatur sowieso durch die EU abgeschafft. Da Rechnungen nicht unterschrieben werden müssen (und auch üblicherweise nicht werden), sieht die EU-Kommission keinen Grund für diese Regelung
Rechnungen mit elektronischer Signatur können nur von Kunden ordnungsgemäß archiviert werden, wenn er ein elektronisches Archiv unterhält. Ausdrucken und abheften reicht nicht, sondern ist genau so zu sehen wie ausgedruckte pdf-Rechnungen. Auch die Aufbewahrung in einem E-Mail-Ordner ist zwecklos: das elektronische Archiv ist tatsächlich nur etwas für Profis
Rechnung per pdf: falls der Kunde genau das gleiche Dokument per E-Mail erhält, wie es der Lieferant in seinem Archiv hat, kann eigentlich nichts passieren. Ausdrucken und abheften reicht. Die Rechnungs-E-Mail sollte ebenfalls aufbewahrt werden. Falls der Steuerprüfer doch eine Version per Post verlangen sollte, kann diese dann angefordert und nachgerecht werden.
Rechnung per FAX: Nur die Übertragung von Papier-Fax zu Papier-Fax ist rechtlich einwandfrei. Bei einem Computer-Fax gibt es keinen Unterschied zur E-Mail-Rechnung – nur dass diese per Fax ausgedruckt erkennbar ist – eine pdf-Rechnung nicht.
Rechnung mit elektronischer Signatur: Lösungen sind zwar schon ab 100 Euro zu haben, doch da die Kunden in den seltensten Fällen über ein ordnungsgemäßes elektronisches GDPdU-taugliches Archiv verfügen, sinnlos.
Rechnungen per Post: wenn Ihr Kunde eine Rechnung per Post verlangt, können Sie selbstverständlich dafür eine Gebühr verlangen. Bei vielen kleinen Beträgen ist das erwägenswert.
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