Digitalisierung von Verwaltung, Gesundheit und Gesellschaft – die elektronische Aktenführung

Die E-Akte dient genau wie die Papierakte dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Im Gegensatz zur Papierakte sind E-Akten allerdings rein digitale Objekte. Die Digitalisierung der Aktenführung hat entscheidende Vorteile. Das Bundesverwaltungsamt definiert den Begriff E-Akte folgendermaßen: „Unter einer E-Akte ist eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage zu verstehen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält“.

E-Akten haben viele Vorteile gegenüber Papierakten. Es ist leichter, eine elektronische Akte aktuell zu halten als eine Papierakte. Die Suche nach bestimmten Akteneinträgen gestaltet sich digital sehr viel leichter und schneller als in analogen Aktenarchiven. Abgesehen davon sparen elektronische Akten sehr viel Platz. Allerdings ist die Umstellung auf die E-Akte mit einer rechtlich einwandfreien Aktenvernichtung verbunden, die gerade für kleinere Unternehmen und Institutionen schwierig sein kann.

Aktenvernichtung und Datenschutz

Die Digitalisierung von Akten aller Art ist mit der rechtlich einwandfreien Vernichtung der Papierakten verbunden. Sämtliche Papierinformationen müssen aufgrund ihrer Sensibilität klassifiziert und unterschiedlich entsorgt werden. Eine Aktenvernichtung vertraulicher und streng geheimer Dokumente erfolgt mit spezialisierten Vernichtungsmethoden, welche die vollständige – und nicht wiederherstellbare – Zerstörung der Informationen garantieren.

Wichtig für Unternehmen, Institutionen und Behörden ist es, die Klassifizierung der Sicherheitsstufen vornehmen zu können. Für eine sichere Aktenvernichtung sind als Sicherheitsstufen zum Beispiel zu unterscheiden:

• Öffentliche Informationen (können mit Standardmethoden entsorgt werden)
• Interne Informationen: (können mit einer einfachen Form der Aktenvernichtung entsorgt werden)
• Vertraulich bis streng geheime Informationen (spezialisierte Vernichtungsmethoden, die eine Rekonstruktion der Informationen unmöglich machen).

Vernetzte Behörden und informierte Bürger

Digitale Aktenführung spart nicht nur Platz und Zeit, sondern auch Geld. Bürger/innen können besser in den Umgang mit ihren Akten eingebunden werden und erhalten die ihnen rechtlich zugesicherte Transparenz. Behörden und Institutionen, die mit Behörden im Austausch sind, können sich digital vernetzen und Informationen austauschen – zum Beispiel Finanzämter und Banken.

Im Alltag der Sachbearbeiter ist die integrierte Suchfunktion bei elektronischen Akten ein besonderer Vorteil, da die Mitarbeiter auch vom Homeoffice aus darauf zugreifen können. Automatische Löschfristen erleichtern die Arbeit, da nicht länger die ablaufenden Fristen notiert werden müssen.

DMS – Dokumentenmanagementsystem

Die elektronische Aktenführung erfordert spezielle Software-Lösungen, DMS genannt. Dokumentenmanagementsysteme bilden die technologische Basis für ein strukturiertes E-Akten-System. Die Umstellung zur elektronischen Aktenführung ist ein herausfordernder Prozess, der nicht nur in der öffentlichen Verwaltung eine maßgeschneiderte Konzeption erfordert.

Beobachten und lernen von anderen Nationen

Da international schon einige Nationen Deutschland und anderen Ländern aus der EU meilenweit voraus sind bei der Umstellung auf die digitale Gesellschaft, kann jede digitale Verwaltungs-Umstellung von diesen Erfahrungen lernen.

Indien zum Beispiel hat Behörden-Vorgänge maßgeblich auf die Handy-Nutzung seiner Bürger/Innen umgestellt. 1,2 Milliarden Menschen erledigen ihre Behörden-Kommunikation fast ausschließlich per Smartphone-App. 99 Prozent der Erwachsenen besitzen eine eindeutige ID, über die sie sich eindeutig online identifizieren können – und müssen.

Da alle grundlegenden Dienstleistungen auf dieser ID aufbauen, sind auch ältere Bürger/Innen und Bewohner in entlegenen Bergdörfern Indiens darauf angewiesen, die digitale Archivierung und Kommunikation zu nutzen. Ob Führerschein, Krankenakten, Steuerunterlagen oder Sozialversicherung – es gibt eine einzige Plattform für sämtliche Behördenvorgänge.

KI und Verwaltung

In den USA sehen wir, dass die neue Regierung massiv gegen eine ineffiziente, zeit- und geldverschwendende Behördenstruktur vorgehen will – unter der Leitung des Digital-Unternehmers und Milliardärs Elon Musk.

Wenn sich Künstliche Intelligenz und Verwaltung zusammenschließen, könnte das nicht nur auf die Regierung und Mitarbeiter der Verwaltung einwirken, sondern auch auf eine grundlegende Neuordnung von Gesellschaften.

Laut Rudolf Haufe Verlag sind die Wachstumspotenziale von KI in der öffentlichen Verwaltung größer als im Privatsektor. Nicht nur die Leistungsstärke der Behörden wird erhöht, sondern eventuell auch eine demokratieverstärkende Zusammenarbeit zwischen Staat und Bürger.

Wenn Online-Verwaltungsdienste aufgrund der Nutzung Künstlicher Intelligenz Zeit und Ressourcen sparen, Genehmigungsverfahren beschleunigen und Routinevorgänge in der Verwaltung minimieren, könnte das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Kompetenz des Staates wiederhergestellt werden.

Der gläserne Bürger – die gläserne Bürgerin

Allerdings könnte es auch sein, dass durch die effiziente Vernetzung, Auswertung und Zusammenstellung von Informationen die Bürger/Innen eingeschüchtert werden und sich bei ihren Meinungsäußerungen, Transaktionen und Aktivitäten immer mehr zurückhalten.

War es zu Beginn der Facebook-Zeiten für junge Menschen schon beängstigend, Party-Fotos von sich im Netz zu finden, da sie berufliche Nachteile für ihre Karriere befürchteten, sind diese damaligen Ängste im Vergleich zu möglichen Auswirkungen von persönlichen Spuren in einer perfekten Vernetzung gesellschaftlich relevanter Institutionen regelrecht niedlich.

Die Sorgen, die viele Bundesbürger mit der Einführung der elektronischen Patientenakte verbinden, mögen typisch deutsch sein – doch sie sind verständlich. Und auch die Vernetzung von Banken und anderen Kreditinstitutionen mit Behörden, Unternehmen und anderen Institutionen ist auf jeden Fall ein Schritt in eine neue Form von Gesellschaft. Der gläserne Bürger wird in erster Linie durch seine finanziellen Transaktionen kenntlich.

Digitale Gesellschaft Estland

Estland ist eines der Länder mit dem höchsten Digitalisierungsgrad weltweit. Es gilt als europäisches Musterland. Schon in den 1990er Jahren investierte Estland nach der Auflösung der Sowjetunion in seine digitale Infrastruktur – auch, um sich schnellstmöglich von russischen Einflussmöglichkeiten zu emanzipieren.

Dabei hat der baltische Staat von Anfang an seine Bürger demokratisch in den Digitalisierungsprozess eingebunden und auch sein Bildungssystem auf die digitale Zukunft ausgerichtet. Dank einer innovativen Wirtschaftsförderung konnte insbesondere die Startup-Szene Estlands von der Digitalisierung profitieren.

E-Residency Estland

Die Rahmenbedingungen für innovative Startups sind auch für Unternehmen und Freiberufler aus dem Ausland attraktiv und beflügeln die digitale Wirtschaft Estlands. In der 2014 gegründeten E-Residency Estland können sich Selbstständige und UnternehmerInnen von einem beliebigen Ort der Welt aus mit einem digitalen Firmensitz in Estland registrieren lassen.

Das ist besonders für Digitale Nomaden attraktiv, die durch die Möglichkeiten Estlands eine handhabbare Firmenpräsenz innerhalb der Europäischen Union erhalten können, was ihre weltweit räumliche Unabhängigkeit bei selbstständigen Remote-Tätigkeiten erleichtert.

Mag es zum Guten sein, mag es zum Schlechten sein – die digitale Transformation ist nicht aufzuhalten. Wichtig ist es, sich als Bürger/In darüber zu informieren und sich nach Möglichkeit einzubringen.

„Digitale Maschinenstürmer“ können zwar auf das neumodische Zeugs wie die elektronische Patientenakte schimpfen – doch nur durch Wissen und gelebte Erfahrung ist der Mensch in der Lage, demokratisch mitzugestalten.