Tool Anleitung für Digitale Immigrants am Beispiel Slack – Kommunikation in Teams

Wenn ich Social Media Manager ausbilde, steht der Wunsch nach Anleitungen für Tools immer ganz am Anfang. Und gerade die digitalen Einsteiger hoffe, ich könnte ihnen am Desktop die genaue Anleitung für Tools wie Hootsuite, Trello, Slack, WordPress und Google Drive geben – und dann würden sie es Schritt für Schritt nachmachen und so zu Profis werden. Doch so funktioniert es nicht. Social Media und digitale Kompetenz sind wie Klavierspielen oder Fahrradfahren – lernen kann man es nur durch Ausprobieren und Tun. Der Trainer kann inspirieren – der Schüler erarbeitet es sich selbst. Ich exerziere es hier mal am Beispiel Slack (Einem fantastischen Tool für die Kommunikation in Teams) und zeige, wie ich mich mühsam in die fremde Kultur einarbeite.

Warum das Tool Slack?

Wir haben mit KMU-digital unser Büro im Co-Working-Space Workinn in der City in Dortmund. Insgesamt gibt es vier Standorte des WorkInns. Manches, was in der WorkInn-Community passiert, ist für alle interessant – manches nur für einzelne Standorte. Dörte und Tim Schabsky, die Inhaber und Leiter der Co-Working-Spaces, haben sich vor Kurzem entschieden, die komplette Kommunikation über Slack laufen zu lassen. Alle bisherigen Modelle wie E-Mail-Listen, Facebook-Gruppen etc. haben sich als unbrauchbar erwiesen – ich muss nun also Slack lernen, sonst erfahre ich nichts mehr über die Aktivitäten. Ich habe keine Wahl.

Die Vorteile von Slack

Slack ist ein fantastisches Tool, das tatsächlich alle typischen Kommunikationstools wie E-Mail, Messenger und Chatrooms ersetzt bzw. zusammenführt. 2013 gegründet, hat sich Slack zu einem der weltweit beliebtesten internen Kommunikationstools für Teams entwickelt. Slack ist immer dann eine gute Wahl, wenn man nach Abteilungen, Teams, Standorten etc. unkompliziert eigene Chaträume haben möchte. Es ist über Desktop und mobile Endgeräte verfügbar, so dass man von überall Zugriff hat.

Besonders toll ist die Suchfunktion von Slack, mit er man über Schlagworte auch alte Nachrichten und Posts finden kann. Slack ist ein fortlaufender Chat, Kommentare sind nicht so leicht möglich, dafür muss man Umwege nehmen. Slack ist ein Freemium-Modell, das so großzügig angelegt sind, dass sehr viele professionelle Teams damit in der kostenfreien Version arbeiten.

Wie erlange ich Slack-Souveränität?

1. Ich habe mir ersten Schritt unter dem Suchbegriff „Anleitung Slack“ einige Beiträge im Web durchgelesen, die Slack vorstellen. Dabei achte ich immer darauf, dass ich nicht veraltete Texte lese. Das ist allerdings bei Slack nicht nötig, da es ja erst 2014 zu Popularität kam. Ansonsten wähle ich bei Google immer in der erweiterten Suche die Option „Zeit einschränken“, um nicht von den Ergebnissen enttäuscht zu werden.
2. Im zweiten Schritt habe ich auch über Google News Beiträge hinzugezogen, um die Relevanz des Tools zu prüfen. So hat mich Dieser Beitrag aus der Wirtschaftswoche davon überzeugt, dass die Entscheidung des WorkInn’s goldrichtig war und dass ich unbedingt Slack kennenlernen will. Meine Motivation, mich einzuarbeiten, war nun gegeben. Ich finde es immer sehr hilfreich, über Google News die Relevanz einzelner Tools zu prüfen. Es gibt unzählige, und man kann sich auch mit Tools und Apps völlig überladen.
3. Nun, im dritten Schritt, habe ich zu den Suchergebnissen bei Google gewechselt, die Erklär-Videos zeigen. Ich habe mich mit Stift und Papier (ok, mit Google Notizen auf dem Smartphone) hingesetzt und mir mehrere Tutorials auf deutsch angeschaut, die Slack erklären. Fleißig mitgeschrieben – hier meine Notizen:

Video-Tutorial: Zunächst von ArbeitaberAnders: Slack.com – wie gut ist das Chattool für Teams?
Vereinigung verschiedener Kommunikationswege für Teams. Von Flickr Gründer Stewart Butterfield.  Slack. Com ist dauerhaft kostenlos für die Grundfunktionen. Es Gibt zusätzliche Apps für mobile Endgeräte. Sidebar mit Channels. Man kann im Profil einstellen, was man für Benachrichtigungen wünscht. Alle, Highlights, Direct Messages. Highlights nach Keywords definieren. Oder nie Push-Benachrichtigungen.  Man kann die Suche verfeinern. Team-Einstellungen: yammer ist für die komplette Firma – Slack für Teams. So hat jedes Team seinen eigenen Slack-Account.  Dort kann man z. B. die Rechte jedes TN ändern. Owner, Admin, Member, Restricted Account und Guest.  Viele weitere Einstellungsmöglichkeiten. Jedes Mitglied kann seine Einstellungen im Team spezifizieren. Kann Notifications mit Mobile oder. E-Mails synchronisieren.  Integration von anderen Tools: unzählige andere Tools können angedockt werden. Beispiel Dropbox: ich kann Inhalte aus der Dropbox zu Slack schieben und umgekehrt. Suchfunktion: man kann jegliche Nachricht und alle Kommunikationen darüber über das Such Feld finden. Gifs, Bilder, Videos – jeder Content ist direkt in Slack verfügbar. Wenn man Links eingibt, werden auch die Snippets dazu angezeigt. Was kostet Slack? Kostenlos bis 10.000 Messages. 5 Integrationen in der Lightversion.

Video-Tutorial: Und das zweite Video vom Upload-Magazin: „Was ist Slack? Der E-MailKiller für Teams erklärt“
Effizienter kommunizieren. E-Mail, Messenger, Chaträume etc. An einem Ort zusammenführen. Für Teams, die räumlich verteilt arbeiten. Teams nach Abteilungen, Projekten, das ganze Unternehmen. Auch geschlossene Gruppen möglich.
Chatnachrichten können allerdings nicht direkt kommentiert werden. Das geht nur, wenn man Posts als Textdatei posten. Darauf kann kommentiert werden. In Chaträumen kann man Dateien anlegen, die gut gefunden werden. Ersetzt sozusagen die Anhänge in der E-Mail. Die Suchfunktion macht es leicht, das wiederzufinden. Aber eine Ordnerfunktion gibt es nicht. Ordner kann man über Dropbox oder Google Drive besser archivieren. Beispiel Trello: Kann mit Slack verknüpft werden. So dass automatisch Trello-Aktualisierungen bei Slack einlaufen. Zum Bein einem eigenen Slack-Raum für Trello. So müssen vielleicht nicht alle Mitarbeiter überall Accounts anlegen, sondern es reicht, wenn sie über Slack informiert bleiben. HipChat ist sehr ähnlich. Microsoft Teams und Mattermost. Das ist Opensource und kann auf eigenem Server gehostet werden.

Aus der Theorie nun in die Praxis

Nun geht es richtig los: Ich hatte ja schon die Slack-App auf dem Smartphone und habe nun die „Mutter-Version“ auf dem Desktop erkundet. Das war nicht leicht! Was sich im Video so locker anhört, muss erst einmal mühsam gesucht und gefunden werden. Wo um Gottes Willen kann ich eine Text-Datei erstellen? Wo ist die Schlagwortsuche und was alles kann ich wo in meinem Account einstellen und vom Desktop aus mit der Smartphone-App automatisch synchronisieren?

Man muss sich im Digitalen darauf einstellen, dass jedes einzelne Tool womöglich so aufwändig ist wie die Bedienung eines neuen Smart-TV’s , einer Smartuhr, eines neuen Smartphones oder einer neuen digitalen Kamera. Wer nicht bereit ist, hier mehrere Stunden Eigenarbeit zu investieren, um alles selbst auszuprobieren und sich nach und nach in das Universum der Entwickler-Oberfläche einzuarbeiten, wird es nicht lernen. Wir können bei digitalen Tools leider nicht nach unseren Kindern rufen und sagen: „Kannst Du mir das mal eben einrichten?“ . Da wir es in der täglichen Arbeit nutzen wollen, müssen wir es auch selbst lernen.

Doch einen Trost gibt es: Von Tool zu Tool wird es leichter. Auch wenn sich die einzelnen Apps und Tools voneinander mehr unterscheiden, als wir Digital Immigrants zunächst hoffen, gibt es natürlich viele Grundfunktionen, die sich wiederholen, und die man nach und nach überall auf den ersten Blick wiederfindet. Also nur Mut: Social Media und digitale Werkzeuge sind wie Klavierspielen oder Fahrrad fahren – man muss es sich selbst erarbeiten. Das ist nun mal so…